Máy chấm công là gì? Có những loại nào?

Trong bài viết này, Quản Trị Mạng sẽ giới thiệu tới bạn các loại máy chấm công thông dụng hiện nay cũng như đặc điểm chi tiết của mỗi loại để giúp bạn có thể dễ dàng chọn lựa cho cơ quan, doanh nghiệp của mình một thiết bị điểm danh nhân viên thật phù hợp nhé!

Chấm công là một hoạt động không thể thiếu tại các cơ quan, công ty, doanh nghiệp, nhà máy, nhà xưởng... để bộ phận quản lý, nhân sự theo dõi được giờ giấc, thời gian làm việc của người lao động, từ đó có căn cứ tính lương, thưởng và nâng cao kỷ luật lao động một cách hiệu quả nhất. Hiện nay, đã có rất nhiều mẫu máy chấm công ra đời và ngày càng được sử dụng phổ biến hơn để thay thế cho sổ chấm công truyền thống. Vậy máy chấm công là gì, có những loại nào, mua loại nào thì tốt, cùng tìm hiểu ngay thôi!

Chấm công giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả.

Máy chấm công là gì? Có ưu điểm, lợi ích gì?

Máy chấm công là thiết bị được sử dụng để ghi nhận giờ đến làm và giờ tan làm của người lao động, cung cấp căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ không, có đi sớm về muộn không... Từ những dữ liệu chấm công thu được từ máy, các bộ phận quản lý, nhân sự có thể tính lương, thưởng chính xác cho người lao động, giúp nâng cao ý thức làm việc, tinh thần kỷ luật để cơ quan, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

So với sổ chấm công truyền thống, máy chấm công giúp:

• Rút ngắn thời gian chấm công;
• Tránh được các sai sót khi ghi nhận thời gian chấm công, đảm bảo sự khách quan và dễ dàng giải quyết các khiếu nại liên quan đến chấm công của nhân viên vì thời gian do máy chứ không phải do con người xác nhận;
• Tăng tính tiện lợi khi chấm công nhờ máy thường có nhiều tính năng, tiện ích.

Vì thế, máy chấm công ngày càng được nhiều cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn để thay thế cho phương pháp chấm công truyền thống, đặc biệt là tại các địa điểm có đông nhân viên, yêu cầu nghiêm ngặt về thời gian làm việc...

Thế giới máy chấm công vô cùng đa dạng.

Có những loại máy chấm công nào?

Trên thị trường hiện nay có rất đa dạng các mẫu máy chấm công khác nhau, khiến bạn có thể phải bối rối khi không biết nên chọn loại nào cho phù hợp. Tuy có số lượng sản phẩm lớn song thực tế thì cách phân loại máy chấm công khá đơn giản, cụ thể như sau:

Máy chấm công cơ học

Đây là loại máy chấm công mà người chấm công sẽ đưa thẻ giấy vào máy. Sau đó, thời gian chấm công vào, ra của mỗi ca làm việc được in trực tiếp lên thẻ giấy chấm công (vì thế, loại máy này còn được biết đến với tên gọi đơn giản hơn là máy chấm công thẻ giấy). Việc tổng hợp dữ liệu chấm công cần được thực hiện thủ công trước rồi người dùng mới có thể nhờ tới sự hỗ trợ của phần mềm tính lương để xử lý các dữ liệu này.

Máy chấm công thẻ giấy rút ngắn thời gian chấm công hiệu quả.

Loại máy chấm công thẻ giấy này có đặc điểm là:

• Thời gian chấm công nhanh, chỉ mất khoảng 1 giây cho mỗi lượt chấm công.
• Thường đi kèm tính năng chuông báo giờ vào ca và tan ca.
• Chi phí đầu tư ban đầu khá rẻ, nhưng trong quá trình dùng sẽ phát sinh chi phí mua thẻ giấy, thay mực in.
• Người chấm công phải nhớ mang theo thẻ, giữ cho thẻ phẳng và khô thì mới chấm công được.
• Có thể xảy ra tình trạng chấm công hộ nhau.
• Dữ liệu chấm công được tổng hợp thủ công nên tốn thời gian, khó tránh khỏi sai sót.

Máy chấm công điện tử

Đây là loại máy chấm công mà ID nhân viên và dấu hiệu nhận diện nhân viên được lưu trước vào bộ nhớ máy. Khi người chấm công thành công trong việc xác thực danh tính đã được đăng ký trước, thời gian chấm công mỗi ngày được lưu trực tiếp vào bộ nhớ máy chấm công. Các dữ liệu chấm công sau đó được chuyển tới máy tính và được tổng hợp, xử lý bằng các phần mềm chấm công chuyên dụng hoàn toàn tự động dựa trên những yêu cầu cụ thể của người dùng.

Tùy thuộc vào cách thức nhận diện danh tính của người chấm công mà máy chấm công điện tử sẽ được phân loại thành:

• Máy chấm công sinh trắc học: Nhận diện bằng cách quét vân tay, khuôn mặt hoặc tròng mắt.
• Máy chấm công thẻ cảm ứng, thẻ từ: Nhận diện bằng cách quét thẻ cảm ứng, thẻ từ.

Máy chấm công thẻ từ được đánh cao về tính tiện lợi.

Loại máy chấm công điện tử này có đặc điểm là:

• Dữ liệu được tổng hợp và xử lý tự động, có thể lưu trữ lâu dài và xuất thành các báo cáo khác nhau theo yêu cầu nên tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và tiện lợi cao.
• Các máy chấm công điện tử có thể tích hợp 2 phương pháp chấm công bằng sinh trắc học và bằng thẻ cũng như có thể hỗ trợ tính năng kiểm soát ra vào.
• Máy chấm công sinh trắc học khắc phục được tình trạng chấm công hộ, giúp bảo mật, bảo an hiệu quả nhưng tốc độ chấm công chậm (thường khoảng 6 giây cho máy chấm công vân tay, máy chấm công khuôn mặt có thể lâu hơn), có thể bị ảnh hưởng nếu nhân viên mặc đồ bảo hộ, vân tay bị mờ hay bị bẩn...
• Máy chấm công bằng thẻ từ, thẻ cảm ứng có tốc độ chấm công nhanh (chỉ mất khoảng 2 giây cho mỗi lượt chấm công) nhưng vẫn có thể xảy ra hiện tượng chấm công hộ và sẽ phát sinh thêm chi phí làm thẻ cho nhân viên trong quá trình sử dụng.

Máy chấm công vân tay ngăn chặn được tình trạng chấm công hộ hiệu quả.

Ứng dụng chấm công trên điện thoại thông minh

Nói chính xác thì đây không phải là một loại máy chấm công mà là một cách thức chấm công mới và đã bắt đầu được ứng dụng trong cuộc sống. Với kiểu chấm công này, người chấm công sẽ xác thực danh tính qua Wifi ID tại công ty, định vị GPS tại vị trí được cho phép hoặc ảnh chụp thực tế. Các dữ liệu chấm công được lưu trữ, xử lý và tổng hợp tự động theo yêu cầu tương tự như ở dòng máy chấm công điện tử.

Ứng dụng chấm công trên các nền tảng di động ngoài việc có thể tổng hợp và xử lý dữ liệu nhanh chóng thì còn mang lại tính tiện lợi cao, tiết kiệm thời gian do nhân viên có thể chấm công ngay khi bắt đầu ngày làm việc mà không phải chờ đợi ai. Tuy nhiên, chấm công theo cách này sẽ yêu cầu mọi người đều phải có điện thoại thông minh và phí sử dụng hàng tháng khá cao nên hiện cũng chưa quá phổ biến.

Máy chấm công khuôn mặt hiện đại, giúp tăng cường an ninh cho văn phòng làm việc.

Nên mua máy chấm công nào tốt?

Để chọn được thiết bị chấm công phù hợp, bạn đừng bỏ qua một số lưu ý sau đây nhé!

Chọn máy chấm công phù hợp với nhu cầu sử dụng

Mỗi loại máy chấm công lại có những ưu, nhược điểm riêng nên bạn hãy căn cứ cụ thể vào nhu cầu sử dụng của mình để chọn được thiết bị phù hợp nhất. Thường thì:

• Máy chấm công thẻ giấy phù hợp sử dụng cho các địa điểm chia nhiều ca làm việc, không quá đông nhân viên, có thể phải làm việc với máy móc nên không tiện dùng phương pháp chấm công sinh trắc học.
• Máy chấm công thẻ từ, thẻ cảm ứng phù hợp dùng cho các doanh nghiệp, nhà máy... rất đông nhân viên (quy mô có thể lên tới hàng nghìn người), công việc có thể liên quan tới máy móc nên không dùng được cách chấm công sinh trắc học; có thể kết hợp chức năng kiểm soát cửa nếu cần tăng cường tính bảo an cho văn phòng.
• Máy chấm công vân tay, khuôn mặt, mống mắt phù hợp dùng cho các văn phòng, công sở đòi hỏi tính bảo mật, bảo an cao, không quá đông nhân viên; có thể sử dụng loại có chức năng kiểm soát cửa ra vào nếu cần tăng cường an ninh cho nơi làm việc.

Ngoài ra, với các loại máy chấm công điện tử, bạn cũng cần lưu ý tới quy mô nhân viên để chọn máy có dung lượng bộ nhớ phù hợp cũng như chỉ nên chọn các tính năng kèm theo cần thiết để tiết kiệm chi phí.

Chọn máy chấm công có khả năng hoạt động bền bỉ

Máy chấm công cần được làm từ các chất liệu cao cấp để đảm bảo hoạt động bền bỉ, lâu dài. Thiết kế của máy nên nhỏ gọn, không tốn diện tích và cần dễ sử dụng cũng như xử lý được các tác vụ chấm công nhanh chóng để tối ưu việc chấm công sao cho tiện lợi, hiệu quả nhất.

Chọn máy chấm công đến từ những thương hiệu uy tín

Chọn mua máy chấm công chính hãng từ những thương hiệu nổi tiếng sẽ đảm bảo chất lượng, độ bền và chế độ bảo hành cho thiết bị. Bạn có thể tham khảo một số thương hiệu máy chấm công uy tín như: Ronald Jack, Wise Eye, ZKTeco, Gigata, Mita, Kobio...

Chọn máy chấm công có mức giá phù hợp

Giá máy chấm công nhân viên trên thị trường hiện nay khá đa dạng, có những loại rẻ chỉ khoảng hơn 2 triệu đồng, có những loại đắt tới trên 10 triệu đồng tùy vào cách chấm công, các tính năng của máy, hãng sản xuất... Vì thế, bạn hãy cân nhắc thật kỹ nhu cầu sử dụng của mình để chọn được thiết bị phù hợp với mức giá phải chăng nhất. Giá các mẫu máy chấm công thông dụng hiện nay để bạn tham khảo:

• Giá máy chấm công thẻ giấy: 2,5 - 6,5 triệu đồng
• Giá máy chấm công thẻ cảm ứng, thẻ từ: 2,5 - 12,5 triệu đồng
• Giá máy chấm công vân tay: 2,5 - 11,5 triệu đồng
• Giá máy chấm công khuôn mặt: 3,5 - 11,5 triệu đồng
• Giá máy chấm công bằng mắt: Trên 10 triệu đồng

Các dòng máy chấm công điện tử đi kèm phần mềm xử lý dữ liệu chấm công tự động, linh hoạt, tiện ích.

Sử dụng máy chấm công thế nào cho đúng cách?

Trong quá trình sử dụng máy chấm công, ngoài việc làm theo những hướng dẫn của nhà sản xuất trong quá trình lắp đặt, cài đặt máy chấm công, kết nối máy chấm công với máy tính, cài đặt phần mềm chấm công... thì bạn cũng đừng bỏ qua một số lưu ý sau để đảm bảo máy luôn hoạt động chính xác, bền bỉ và hiệu quả:

• Lắp đặt máy tại các vị trí khô thoáng, an toàn; nếu cần dùng máy ngoài trời thì cần trang bị tủ hoặc bao da không thấm nước để bảo vệ máy khỏi ánh nắng, nước mưa, bụi bẩn...
• Cần vệ sinh máy chấm công thường xuyên để bụi bẩn không bám vào các nút bấm, cảm biến, các chi tiết máy...
• Với máy chấm công thẻ giấy, thẻ cần được giữ phẳng, không bị ướt hay bị rách và ruy băng mực của máy cần được thay ngay khi hết mực để không gây ảnh hưởng tới tuổi thọ đầu in.
• Với máy chấm công vân tay, người chấm công cần giữ tay sạch, khô để tránh trường hợp máy không nhận được vân tay.
• Với các máy chấm công điện tử, dữ liệu liên quan tới các nhân viên đã nghỉ nên được xóa để giải phóng bộ nhớ, tăng tốc cho thiết bị.

Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về thiết bị máy chấm công và có thể lựa chọn được một thiết bị phù hợp với nhu cầu sử dụng của cơ quan, doanh nghiệp mình một cách dễ dàng nhất!

Xem thêm:

• Mua máy chấm công vân tay ở đâu đảm bảo chính hãng, giá rẻ tại Hà Nội, TP. HCM?
• Có nên mua máy chấm công Ronald Jack không?
• Các lỗi thường gặp trên máy chấm công và cách khắc phục