Kiểm soát Office theo ý bạn

Thủ thuật Office

Đôi khi bộ Office của Microsoft giống một quái vật tốt bụng - như Godzilla vậy. Khi về phe bạn, nó là một đồng minh đầy sức mạnh. Nhưng cũng có khi nó nổi cơn giận dữ tàn phá tất cả tập tin của bạn! Dưới đây là cách chế ngự "con thú dữ" Office.

Tống khứ CANVAS của Word

Chắc chắn tính năng mới khó chịu nhất (được đưa vào Word 2002) là Drawing Canvas, nó từ chối mọi sáng tạo của cả những người mới vào nghề cũng như đã nhiều năm từng trải. Bất kỳ khi nào bạn dùng một công cụ trong thanh công cụ Drawing của Word 2002 hoặc 2003 (hay nhấn Insert.Picture.New Drawing), Word cũng khăng khăng đòi tạo ra một cái hộp - gọi là "canvas" - để giữ hình đồ họa đó. Khi bạn đặt bức vẽ, đường vạch, hình vuông, hình ôvan hoặc một hình nào đó vào trong canvas, Word sẽ xem chúng là một nhóm, cho nên bạn có thể di chuyển hoặc thay đổi kích thước chúng như một khối hoặc bổ sung các kết nối nhanh giữa phần tử. Tuy nhiên Canvas lại không tiện lợi cho việc thiết kế lại.

Muốn tống khứ Drawing Canvas, bạn nhấn Tools.Options.General, và bỏ chọn đối với Automatically Create Drawing Canvas When Inserting AutoShapes. Muốn di chuyển hoặc co dãn các hình vẽ theo một nhóm, bạn chọn các hình vẽ này bằng cách nhấn <Ctrl> đồng thời nhấn chuột lên chúng, sau đó chọn Draw.Group trên Drawing Toolbar. Nếu cần sử dụng các kết nối nhanh, bạn nhấn Insert.Picture.New Drawing để đặt một Drawing Canvas to và thô vào bên trong tài liệu trau chuốt của bạn.

Xếp đặt lại My Places Bar

Bất cứ khi nào bạn mở một tập tin trong ứng dụng Office XP hoặc 2003 bằng cách nhấn File.Open hay nhấn <Ctrl>-O, một liệt kê các biểu tượng cũng xuất hiện ở khung bên trái. Tiện ích My Places Bar cho phép bạn mở các folder với chỉ một cú nhấn; nhưng mặc dầu được xếp hàng đầu về tiết kiệm thời gian, tính năng này lại có giao diện khá xấu. Muốn bổ sung thêm một folder vào My Places Bar, bạn chọn folder đó và nhấn Tools.Add to "My Places". Muốn hiển thị mười biểu tượng folder nhỏ trên My Places Bar thay vì năm biểu tượng lớn (Hình 1), bạn nhấn phải thanh đó và chọn Small Icons. Bạn có thể sắp xếp lại các folder trong thanh bằng cách nhấn phải một folder nào đó và chọn Move Up hoặc Move Down, mỗi lần một bước.

Vấn đề lớn nhất với My Places là nó đầy lỗi. Nếu đã loại bỏ một số biểu tượng khỏi danh sách, các tùy chọn Move Up và Move Down sẽ xuất hiện với màu xám ảm đạm trong trình đơn. Khi xảy ra điều này, muốn sắp xếp lại các biểu tượng bạn phải vào Registry để chỉnh sửa. Trước khi thực hiện, hãy sao lưu Registry (Xem TGVT A tháng 4/2003, trang 106 để có hướng dẫn chi tiết).

Khi đã hoàn thành việc sao lưu, bạn nhấn Start.Run, gõ regedit, và nhấn <Enter>. Điều khiển trong khung bên trái đến HKEY_CURRENT_USER \Software\Microsoft\Office\11.0\Common\Open Find\Places (trong Office XP, khóa thứ năm là 10.0, không phải 11.0). Bên dưới cả hai khóa StandardPlaces và UserDefinedPlaces, bạn sẽ phát hiện các khoản mục cho từng biểu tượng My Places. Chọn biểu tượng nào mà bạn muốn xuất hiện đầu tiên trên My Places Bar, nhấn đúp khoản mục Index trong khung bên phải, thay 'Value data' của nó bằng 1, và nhấn OK. (Nếu không có khoản mục Index nào cả, bạn nhấn phải khung bên phải, chọn New.DWORD Value, gõ Index, và nhấn <Enter>). Lặp lại những bước này cho các biểu tượng My Places, gán cho mỗi cái một giá trị Index khác nhau (giá trị '0' sẽ làm cho biểu tượng không xuất hiện, nếu tất cả các biểu tượng đều được cài đặt là '0' thì Desktop sẽ xuất hiện). Lần sau, khi mở Office với My Places Bar hiển thị, các biểu tượng sẽ xuất hiện theo trình tự mà bạn đã xác định trong Registry.

Gán cho Word một kiểu chữ mới

Chắc bạn biết sử dụng các kiểu chữ (style) trong Word để đơn giản hóa việc chỉnh sửa tài liệu dài. Tuy nhiên, kiểu chữ giống như một cái gông sang trọng mang trên cổ, và các kiểu chữ mặc định của Word có vẻ không thích hợp: Gõ một dòng trong tài liệu, và chọn Heading 1 từ danh sách Style rơi xuống (thường nằm ở bên trái của thanh công cụ Formatting); Word sẽ làm cho dòng văn bản đó có kiểu Arial chữ đậm cỡ 16 rất khó đọc. Chọn heading 2, dòng đó sẽ xuất hiện dưới dạng chữ nghiêng đậm - một format dễ làm nổi giận các thợ sắp chữ in.

Rất may là các kiểu chữ cài sẵn trong Word đều dễ tùy biến. Trong Word XP hoặc 2003, bạn chỉ cần chọn format.Styles and Formatting, nhấn lên mũi tên chỉ xuống xuất hiện khi bạn dịch chuyển con trỏ trên kiểu chữ mà bạn muốn thay đổi, và chọn Modify (hoặc Modify Style). Trong Word 2000 và 97, bạn nhấn Format.Style, chọn ngay style đó, và chọn Modify. Trong tất cả các phiên bản của Word, bạn dùng các tùy chọn Formatting để tạo những thay đổi mà bạn muốn. Bạn nhấn nút Format ở góc dưới cùng bên trái của hộp thoại Modify Style, và tạo các biến đổi sâu hơn cho font chữ đó hoặc các kiểu chữ khác; sau đó nhấn OK (xem Hình 2). Đánh dấu chọn lên Add to Template và nhấn OK lần nữa. Từ đây trở đi, tất cả các tài liệu mới sẽ tuân theo cách định dạng kiểu chữ mà bạn đã chọn.

Định lại lề cho Word

Khó khăn trong việc thiết lập khoảng lề trên của một tài liệu Word là phải làm sao cho phần đầu (header) và dòng thứ nhất của văn bản xuất hiện đúng nơi bạn muốn, vừa đủ độ dài như khi bạn dùng máy đánh chữ IBM Selectric II. Hãy quên đi việc ước lượng theo tài liệu của Microsoft, sau đây là đúc kết về việc định lề trong Word.

Word chừa một khoảng trống trên đầu mỗi trang của tài liệu để dùng cho phần đầu và khoảng trống ở cuối mỗi trang cho phần chân (footer). Khi nhấn File.Page Setup, bạn có thể báo cho Word biết chừa lề trên rộng bao nhiêu, và đặt phần đầu cách mép trang giấy bao xa (vị trí của các thông số cài đặt và thuật ngữ xác định chúng thay đổi tùy phiên bản Word).

Khi định dạng một trang, Word sẽ dịch nó xuống một khoảng Header From Edge (mép trang đến phần đầu). Khoảng Header From Edge này thường là 0,5 inch. Sau đó chương trình sẽ đưa vào đó bất cứ đầu đề nào mà bạn đã xác định - văn bản, hình... Nếu dòng cuối của phần đầu trang có thiết lập Space After, ví dụ như 18 điểm, Word sẽ dự trữ một khoảng bổ sung 18 điểm ở cuối phần đầu. Cuối cùng, Word bắt đầu xếp dòng văn bản thứ nhất lên trang. Khi đặt xong dòng đó, Word sẽ kiểm tra xem khoảng cách từ đỉnh dòng đầu tiên đến đỉnh trang giấy có bé hơn thiết lập Top Margin (lề trên) hay không (trong hầu hết các trường hợp, Top Margin mặc định là 1 inch). Nếu khoảng cách này bé hơn Top Margin, Word sẽ dịch dòng đầu tiên xuống sao cho phần Top Margin được chừa lại rõ ràng.

Trong "ngôn từ" khoảng cách của Word, số đo Header From Edge là 'Exactly' (chính xác), còn Top Margin là 'At Least' (tối thiểu). Các số đo phần chân cũng tương tự: Footer From Edge (mép trang đến phần chân) là 'Exactly', còn Bottom Margin (lề dưới) là 'At Least'.

Cho nên, nếu không tìm ra lý do tại sao Word lại dịch dòng thứ nhất của trang xuống thấp hơn nơi mà bạn muốn đặt, bạn hãy thử định dạng lại nội dung của phần đầu trang. Đừng cố thu nhỏ thiết lập Top Margin - nó sẽ không làm việc.

Làm trôi hình trong Word

Muốn đưa một hình vẽ vào bên trong tài liệu Word, bạn chỉ cần nhấn Insert.Picture.From File, chọn đúng tập tin, và hình xuất hiện. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ đạt được đúng những gì mình muốn: một hình vẽ chèn trong văn bản. Word tạo các hình chen vào cũng giống như cách tạo các ký tự lớn. Nếu bạn gõ ký tự vào phía trước hình, nó sẽ bị đẩy đi giống như trường hợp gõ văn bản. Nếu bạn canh giữa một dòng có hình chèn, nó sẽ xuất hiện đúng giữa dòng đó. Thậm chí bạn còn có thể vẽ một hộp bao quanh hình hoặc gạch dưới nó, cũng giống hệt như khi thực hiện với một ký tự.

Tuy nhiên, đôi khi bạn không muốn hình vẽ của mình hoạt động giống như một ký tự. Cụ thể, bạn có thể muốn văn bản xuất hiện xung quanh hình. Cách đơn giản nhất để Word bố trí văn bản xung quanh hình là làm cho hình trôi. Khi hình trôi, Word sẽ lấy nó ra khỏi văn bản trên trang, và đặt nó vào trong một mặt phẳng ảo, thường được gọi là "lớp vẽ", nằm bên dưới hoặc bên trên văn bản.

Muốn làm cho hình trôi, bạn nhấn phải nó và chọn Format Picture. Trên nhãn Layout, bạn chọn 'Wrapping style' là Square hoặc Tight, và nhấn OK (xem Hình 3). Word sẽ dán hình đó trong một lớp vẽ và bọc văn bản chung quanh nó. Khi di chuyển hình trong lớp vẽ của tài liệu, Word sẽ tuân lệnh bố trí lại văn bản, tạo khoảng trống cho hình.

Tự động bảo vệ bằng Password

Bạn có thường tạo tài liệu và bảng tính được bảo vệ bằng password? Hay bạn có thường quên bảo vệ bằng password?

Có một cách đảm bảo luôn thực hiện bảo vệ tài liệu là dùng template (tài liệu mẫu) của Word và Excel. Theo cách này, mọi tài liệu hay bảng tính mới dùng template này đều được bảo vệ bằng password.

Để tạo ra một template bảo vệ bằng password trong Word hoặc Excel, bạn mở một tài liệu mới, nhấn File.Save As, và chọn Document Template (trong Excel chỉ chọn Template) trong hộp thoại 'Save as type' gần dưới cùng (trong Word 97 hoặc 2000 là 'Files of Type'). Gõ tên cho template mới của bạn, rồi nhấn OK. Để cài đặt một password trong phiên bản 97 và 2000 của Word và Excel, bạn nhấn Tools. Options.Save; trong các phiên bản XP và 2003, bạn nhấn Tools.Options.Security (Hình 4). Nhập password để mở tập tin này (và nếu thích, bạn nhập vào một password khác cho việc sửa đổi nó); sau đó nhấn OK.

Lần sau, khi muốn tạo một tài liệu hoặc bảng tính mới và được bảo vệ bằng password, bạn nhấn Files.Open và chọn template được bảo vệ của mình. Tài liệu mới sẽ thừa hưởng password của template đó.

Khi muốn thay đổi password của tài liệu trong Word 97 hoặc 2000, bạn nhấn Tools.Options.Save và thực hiện thay đổi trong các hộp password. Trong Word XP hoặc 2000, bạn nhấn Tools.Options.Security để truy cập các cài đặt.

In phần đầu đề lặp lại

Người sử dụng Excel thường thắc mắc về cách cài đặt thao tác in nhiều trang lặp lại đầu đề cột trên từng trang. Nếu đầu đề mà bạn muốn in cũng là phần đầu đề cột trong các hàng đầu tiên của bảng tính, thì rất dễ làm cho chúng xuất hiện trên từng trang in.
Trước tiên phải bảo đảm ít nhất là một hàng trong bảng tính của bạn có chứa đầu đề mà bạn muốn in. Sau đó nhấn File.Page Setup.Sheet, và nhấn biểu tượng Collapse Dialog ở bên phải của ô 'Rows to repeat at top'. Trở lại trong bảng tính, bạn sẽ nhìn thấy con trỏ của mình đã trở thành một mũi tên chỉ về bên phải. Nhấn và kéo mũi tên đó trên các hàng có chứa văn bản mà bạn muốn xuất hiện ở đầu các trang in. Sau khi chọn xong, bạn nhấn biểu tượng Expand Dialog nằm bên phải của hộp thoại. Nhấn Print Preview để tin chắc các đầu trang đều đúng. Nếu mọi cái xuất hiện đúng trình tự (đừng quên kiểm tra trang 2), bạn nhấn Print.

Xuân Cường