Cách sử dụng công thức và hàm trong Numbers trên Mac

Bạn có sử dụng Numbers trên máy Mac để theo dõi, ghi nhật ký, thao tác và phân tích dữ liệu không? Cho dù bạn có biết hay không, ứng dụng này cung cấp một số công cụ tích hợp giúp xử lý dữ liệu tốt hơn.

Bạn có thể bỏ máy tính đi và ngừng dành hàng giờ để làm mọi thứ thủ công. Bài viết hôm nay sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các công thức và hàm trong Numbers để làm cho dữ liệu dễ làm việc hơn.

Sử dụng Formula Editor

Trước khi bắt đầu chèn các công thức và hàm vào Numbers, điều quan trọng là bạn phải tự làm quen với Formula Editor.

Để thực hiện việc này một cách dễ dàng, hãy nhấp vào một ô nơi bạn muốn thêm công thức hoặc hàm và nhập Equal Sign. Đây là tất cả những gì Numbers cần để mở trình chỉnh sửa. Bạn cũng có thể nhấp vào Insert > New Formula từ thanh công cụ để mở Functions Browser (bài viết sẽ thảo luận sau).

Bạn có thể di chuyển Formula Editor bằng cách kéo bên trái và thay đổi kích thước bằng cách kéo từ một trong các cạnh với mũi tên hai mặt.

Bạn có thể nhấp vào một ô hoặc kéo qua một loạt các ô mà bạn muốn trong công thức của mình. Chúng sẽ xuất hiện trong trình chỉnh sửa. Bạn cũng có thể sử dụng các toán tử số học để cộng, trừ, nhân và chia. Và tất nhiên, bạn có thể nhập số có hoặc không có phần thập phân.

Bạn sẽ nhấp vào dấu kiểm màu xanh lục khi hoàn thành với trình chỉnh sửa và muốn áp dụng công thức của mình. Và nếu bạn đổi ý, hãy nhấp vào X màu đỏ để đóng nó mà không lưu bất kỳ thay đổi nào.

Nhập công thức nhanh chóng và dễ dàng

Để thuận tiện cho người dùng, Numbers cung cấp một số công thức cơ bản để bạn sử dụng mà không cần phải nhập thủ công.

Chọn một ô mà bạn muốn sử dụng công thức. Nhấp vào nút Insert trên thanh công cụ và chọn Sum, Average, Minimum, Maximum, Count hoặc Product.

Numbers sẽ đưa ra dự đoán tốt dựa trên dữ liệu trong trang tính để sử dụng các ô và highlight chúng cho bạn. Và thường thì Numbers luôn đưa ra lựa chọn đúng. Nếu các ô bạn thấy được highlight là chính xác, hãy nhấn phím Return để áp dụng công thức.

Nếu các ô được highlight không phải là các ô bạn muốn sử dụng, hãy nhấp vào ô chứa công thức và Formula Editor sẽ mở ra. Sau đó, chọn các ô chính xác để hiển thị chúng trong trình chỉnh sửa. Để hoàn thiện công thức, nhấp vào dấu chọn để áp dụng nó.

Các công thức và hàm hữu ích khác

Nếu các công thức hoặc hàm cơ bản mà bài viết đã đề cập cho đến nay chưa đủ để thực hiện những gì bạn muốn làm, thì còn có một số cách hữu ích khác để làm việc với dữ liệu.

So sánh giá trị

Bạn có thể sử dụng những toán tử so sánh để xem giá trị trong các ô bằng nhau, lớn hơn, nhỏ hơn hay không bằng nhau. Kết quả của công thức sẽ hiển thị là True hoặc False. Điều này hữu ích nếu bạn muốn so sánh doanh số, thu nhập hoặc chi phí qua nhiều tháng hoặc nhiều năm.

Trong ví dụ sau, bài viết muốn xem doanh số bán hàng từ tháng 1 năm nay có lớn hơn hay bằng năm trước hay không.

1. Chọn ô nơi bạn muốn công thức được hiển thị và mở Formula Editor.

2. Nhấp vào ô đầu tiên cho công thức.

3. Nhập toán tử so sánh. Để so sánh 2 giá trị lớn hơn hay bằng nhau, hãy nhập <=.

4. Nhấp vào ô thứ hai cho công thức.

5. Nhấp vào dấu kiểm hoặc nhấn phím Return.

Bạn có thể thấy trong ví dụ của bài viết, doanh số bán hàng trong tháng 1 này trên thực tế lớn hơn hoặc bằng năm ngoái với kết quả “True” trong ô công thức.

Tách văn bản

Bạn có thể tách chuỗi văn bản nếu bạn có nhiều thông tin hơn mức mình cần hoặc muốn lấy ra dữ liệu cụ thể, bằng cách sử dụng hàm Right và Left. Điều này hữu ích để trích xuất mã vùng từ số điện thoại, bang từ thành phố hoặc zip code (mã bưu chính) từ chuỗi địa chỉ.

Trong ví dụ này, bài viết có một bảng tính trong đó dữ liệu chứa cả tên thành phố và hai chữ cái viết tắt của bang cho mỗi khách hàng (chẳng hạn như Chicago, IL). Mục đích là đẩy phần thông tin ghi bang cho mỗi người vào một trường riêng biệt.

1. Chọn ô nơi bạn muốn công thức được hiển thị và mở Formula Editor.

2. Mở Functions Browser bằng cách nhấp vào nút Format ở trên cùng bên phải.

3. Tìm “Right” và chọn nó trong danh sách, rồi nhấp vào Insert Function.

4. Trong Formula Editor, nhấp vào “source-string” (chuỗi nguồn) và sau đó bấm vào ô có dữ liệu.

5. Ở bên phải trong trình chỉnh sửa, hãy nhấp vào “string-length” (độ dài chuỗi) và nhập số 2.

6. Nhấp vào dấu kiểm để áp dụng công thức.

Những gì công thức này làm là lấy ra hai ký tự (bước 5) từ bên phải của chuỗi (bước 3). Bằng cách áp dụng công thức này cho cột tương ứng, giờ đây, ta có thể thấy chữ viết tắt của bang cho mỗi khách hàng.

Xóa không gian thừa

Nếu dữ liệu trong bảng tính đến từ cơ sở dữ liệu, nó có thể không phải lúc nào cũng được định dạng theo cách bạn cần. Sử dụng ví dụ về bảng tính khách hàng ở trên, bạn có thể có phần tên và họ của khách hàng với quá nhiều khoảng trống giữa chúng. Điều này có thể gây ra sự cố cho email tự động hoặc thậm chí tính năng mail merge (trộn thư) khi sử dụng các tên đó.

Với hàm Trim trong Numbers, bạn có thể tự động loại bỏ những khoảng trống thừa đó một cách nhanh chóng.

1. Chọn ô nơi bạn muốn có công thức, rồi mở cả Formula Editor và Functions Browser.

2. Tìm “Trim” và chọn nó trong danh sách và bấm Insert Function.

3. Trong Formula Editor, nhấp vào “source-string” (chuỗi nguồn) và sau đó kích vào ô có dữ liệu.

4. Nhấp vào dấu kiểm để áp dụng công thức.

Bây giờ, bạn đã có một danh sách đẹp mắt và rõ ràng về tên khách hàng, không có phần không gian thừa làm ảnh hưởng đến những phần mềm khác.

Kết hợp dữ liệu

Có thể tình huống của bạn ngược với ví dụ ở trên. Bạn có dữ liệu trong hai ô khác nhau và muốn kết hợp chúng thành một. Bạn có thể làm điều này với cả số và văn bản bằng hàm Concatenate.

Giả sử dữ liệu cần xử lý có phần tên và họ của khách hàng được chia thành hai ô khác nhau. Phần mềm email cần những tên đó được đặt cạnh nhau.

1. Chọn ô nơi bạn muốn có công thức, rồi mở cả Formula Editor và Functions Browser.

2. Tìm “Concatenate” và chọn nó trong danh sách, rồi bấm Insert Function.

3. Nhấp vào “string” (chuỗi), sau đó nhấp vào ô có tên đầu tiên và chèn dấu phẩy.

4. Thêm dấu đóng và mở ngoặc kép kèm theo một khoảng trắng ở giữa (” “), rồi chèn dấu phẩy.

5. Bấm vào ô chứa tên cuối cùng.

6. Nhấp vào dấu kiểm để áp dụng công thức.

Mọi thao tác đã hoàn tất! Bạn đã có một cột với họ và tên khách hàng được đặt chung trong một trường, thay vì nằm trên các ô khác nhau.

Chuyển đổi thành plain text

Một hàm nữa trong Numbers có thể rất tiện dụng, đặc biệt khi lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, là hàm Plaintext. Bạn có thể có văn bản và số trong bảng tính được định dạng bằng rich text, có thể bao gồm các liên kết có thể nhấp và tên in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân.

Sử dụng hàm Plaintext, bạn có thể tách dữ liệu của mình thành dạng plain text đơn giản.

1. Chọn ô nơi bạn muốn có công thức, rồi mở cả Formula Editor và Functions Browser.

2. Tìm “Plaintext” và chọn nó trong danh sách, rồi nhấp vào Insert Function.

3. Nhấp vào “source-string” (chuỗi nguồn) và sau đó chọn ô có dữ liệu.

4. Nhấp vào dấu kiểm để áp dụng công thức.

Sau đó, bạn sẽ thấy dữ liệu của mình không có rich text, HTML hoặc định dạng khác.

Sao chép công thức và hàm

Với các ví dụ mà bài viết đã chỉ ra ở đây, rất có thể bạn muốn áp dụng công thức hoặc hàm cho nhiều ô. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng kéo để sao chép công thức sang các ô liền kề theo hàng hoặc cột, tùy thuộc vào cách dữ liệu của bạn được trình bày.

Chọn một ô có công thức bạn muốn sao chép. Khi thấy dấu chấm màu vàng trên viền ô, hãy bấm vào nó và kéo đến các ô bạn muốn sao chép nó vào, sau đó nhả chuột.

Công thức hoặc hàm đó không chỉ sao chép vào những ô đó mà ngay lập tức áp dụng cho dữ liệu tương ứng.

Việc thao tác và phân tích dữ liệu trong bảng tính Numbers có thể được thực hiện dễ dàng hơn nhiều với các công thức và hàm. Để xử lý cả số và văn bản, hãy thử các công thức này và khám phá một số hàm tích hợp sẵn khác mà Numbers cung cấp. Bạn sẽ không bao giờ biết công cụ nào hữu ích nhất với mình cho đến khi dùng thử chúng.

Để tìm hiểu thêm về Numbers, hãy tham khảo bài viết: Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Numbers trên Mac để biết thêm chi tiết.

Chúc bạn thực hiện thành công!