10 tính năng của Gmail mà bạn nên kích hoạt và dùng thử

Trong Gmail, Google có một khu vực ít ai biết mang tên "Labs". Nó là nơi hãng đưa ra các tính năng đang trong giai đoạn thử nghiệm, và bạn có thể bật chúng lên nếu muốn.

Mặc dù vẫn tiếp tục được xây dựng nhưng hầu hết những tính năng Labs đều chạy tốt, thậm chí còn rất tốt và rất hữu dụng nữa là khác. Từ những việc như hủy gửi thư, tùy biến phím tắt cho đến tích hợp Google Calendar và kết hợp khả năng tìm kiếm trên Google Drive, tất cả sẽ làm cho việc sử dụng Gmail của chúng ta trở nên dễ dàng, thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.

Cách vào Labs và bật các tính năng Lab:

• Truy cập vào Gmail nền web
• Nhấn biểu tượng hình bánh răng cưa ở góc trên bên phải màn hình
• Chọn Settings > chuyển sang thẻ Lab
• Trong ô "Search for a lab", gõ tên của tính năng Lab vào
• Chọn nút "Enable" để kích hoạt tính năng Lab
• Cuộn xuống cuối trang, chọn "Save changes"
• Gmail sẽ tự động tải lại và bạn có thể bắt đầu sử dụng.

1. Undo Send

Đã bao giờ bạn cảm thấy hối hận khi gửi một email nào hay chưa? Chắc hẳn là có, ít nhất phải là một lần. Ngặt một nỗi email thường gửi đi là đi luôn, bạn gần như không có cách nào thu hồi nó lại cả. May mắn là trong Gmail Labs có tính năng Undo Send, và đúng như tên gọi, nó sẽ cho phép bạn hủy việc gửi thư trong vòng vài giây sau khi nhấn nút gửi. Bạn có thể thiết lập 5, 10, 20 hoặc 30 giây tùy ý muốn. Trong những giây quý báu đó, nếu suy nghĩ lại hoặc có gì thay đổi, bạn có thể nhấn nút "Undo" nằm ngay dưới hộp tìm kiếm của Gmail và thế là xong.

Mình khuyên là các bạn nên bật tính năng này lên sẵn, bởi bạn sẽ không biết bao giờ thì bạn thật sự cần nó, lỡ khi cần mà chưa bật thì tức lắm. Bản thân mình cũng dùng nó nhiều hơn là mình nghĩ đây. Còn để chỉnh lại thời gian chờ Undo, bạn nhấn vào biểu tượng hình bánh răng của Gmail > Settings > Thẻ General > Undo Send.

2. Custom Keyboard Shortcut

Bạn dành phần lớn thời gian trong ngày để xử lí email trên Gmail? Nếu câu trả lời là có thì đây là tính năng Labs bạn nên bật lên ngay bởi nó cho phép bạn tùy chỉnh lại các phím tắt theo ý mình. Thực ra thì bản thư Gmail cũng có những phím tắt mặc định của nó rồi, nhưng những gì được tùy biến thep thói quen thì tiện hơn đúng không nào. Ví dụ tạo thư mới thay vì nhấn chữ C thì nhấn chữ N (New) chẳng hạn.

3. Auto-Advance

Nếu bạn phải xử lý email với số lượng lớn, có lẽ bạn sẽ cảm thấy hơi phiền khi Gmail tự động quay trở về hộp Inbox sau khi bạn xóa, lưu trữ hoặc tắt thông báo của một email nào đó. Còn nếu cài đặt tính năng Lab Auto-Advance, bạn có thể thiết lập Gmail nên làm gì trong trường hợp này, chẳng hạn như sau khi xóa/lưu trữ thì nhảy đến email kế tiếp thay vì quay trở ra inbox. Như vậy thì hiệu quả làm việc của chúng ta sẽ tăng lên và bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

Sau khi cài xong, thiết lập cho Auto-Advance có thể được tìm thấy tại Settings > thẻ General > Auto-advance.

4. Unread Message Icon

Đơn giản dễ hiểu: tính năng Lab này cho phép hiển thị số thư chưa đọc lên biểu tượng Gmail trên tab trình duyệt, nhờ vậy bạn có thể biết được mình còn bao nhiêu thư chưa xử lý trong khi đang làm việc ở các tab khác. Lưu ý rằng bạn chỉ có thể xài tính này nói trên cho Chrome, Firefox và Opera thôi.

.

5. Canned Responses

Đây là tính năng của Gmail cho phép chúng ta chèn một đoạn nội dung đã được soạn trước vào thư một cách nhanh chóng. Canned response hữu dụng khi bạn cần gửi cùng một nội dung thư nhiều lần, như vậy bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Sau khi kích hoạt nó trong Gmail Lab, bạn hãy soạn thảo một thư mới và nhấn vào mũi tên nhỏ nhỏ nằm ở góc dưới bên phải cửa sổ viết thư, chọn Canned response > New Canned response để đặt tên và lưu lại nội dung. Trong những lần sử dụng sau, bạn chỉ việc vào lại menu Canned response này thì sẽ thấy những thứ mình đã soạn trước, muốn chèn nội dung nào thì chọn vào là xong.

6. Thiết lập Reply All làm mặc định

Đây không hẳn là tính năng của Lab, nhưng mặc định nó bị tắt đi nên mình cũng muốn nói luôn vào trong bài này. Bình thường khi bạn trao đổi qua thư từ với nhiều người, nút Reply All sẽ cho phép gửi trả lời đến tất cả mọi người có mặt trong cuộc hội thoại. Trong khi đó, nút Reply chỉ phản hồi lại thư của một người duy nhất, chính là người gửi bức thư mà bạn đang xem mà thôi. Khi đó những người khác sẽ bỏ lỡ phần nội dung do bạn viết và điều này cực kì khó chịu.

Chính vì thế, trong phần Settings của Gmail, bạn nên thiết lập phần "Default reply behavior" thành Reply All. Nút viết thư trả lời của Gmail từ giờ trở đi sẽ trở thành nút Reply All, kể cả cho cuộc hội thoại giữa 2 người hay nhiều người. Khi nào bạn cần Reply riêng cho chỉ 1 người trong cuộc hội thoại thì nhấn phím mũi tên nhỏ nhỏ rồi chọn, đảm bảo không bị nhầm lẫn nữa.

7. Gửi và lưu trữ

Lưu trữ (Archive) là một hình thức dọn email khỏi ra khỏi hộp thư đến nhưng không xóa vào thùng rác mà Gmail sẽ cất tạm nó đi, khi nào cần dùng thì bạn tìm kiếm lại sau (bằng ô tìm kiếm, tất nhiên). Mặc định bạn phải chọn thủ công các thư nào muốn lưu trữ, còn với thiết lập Send & Archive thì bạn có thể yêu cầu Gmail tự động lưu trữ bức thư ngay sau khi gửi. Tình huống sử dụng nút này đó là khi bạn đã kết thúc việc trao đổi email với một người nào đó, bạn nói lời cảm ơn, và thay vì nhấn nút Send như bình thường thì bạn nhấn Send + Archive. Trước đây nút này từng là một tính năng thử nghiệm của Labs, còn bây giờ nó đã được chính thức tích hợp vào Gmail rồi.

Để bật tính năng này lên, bạn vào Settings > Send and Archive > Show "Send & Archive" button in reply.

8. Mark All As Read

Còn quá nhiều thư chưa đọc nhưng lười bấm vào từng cái? Những thư có nội dung ngắn nhìn vào là biết nhưng Gmail cứ hiển thị là chưa đọc? Chỉ cần một cú click chuột duy nhất vào tính năng Lab này là tất cả sẽ được giải quyết nhanh gọn lẹ! Sau khi kích hoạt thì nút này nằm trong mục More > Mark All As Read, và việc đánh dấu này sẽ áp dụng cho từng inbox của bạn.

9. Google Calendar

Như đã mô tả, tính năng Lab này sẽ mang Google Calendar vào trong Gmail, nhờ đó bạn biết được hôm nay mình có sự kiện hay cuộc họp nào hay không, ngày mai thì có gì. Bạn thậm chí còn tạo mới được sự kiện lịch thông qua add-on này chỉ với cú pháp Giờ + Ngày + Nội dung (ví dụ: 7pm today Đi ăn cưới). Nếu bạn là người phải thường xuyên sử dụng Gmail cả ngày thì Lab này rất hữu ích và nó cũng giúp tiết kiệm nhiều thời gian nữa.

Sau khi cài xong thì Lab này hiện diện ở cạnh dưới cửa sổ Gmail, trong nút Gadget (xem hình bên dưới để biết vị trí).

10. App Search

Lab này hữu dụng khi bạn đang chuẩn bị soạn email nhưng lại cần phải xem nội dung một tài liệu nào đó. Thay vì phải chuyển sang Google Drive, tìm kiếm, xem tài liệu rồi quay lại Gmail, giờ đây bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm tên file ngay trong Gmail luôn (tất nhiên cũng xài chung ô search với Gmail như bình thường). Kết quả tìm được sẽ nằm bên dưới cùng cửa sổ Gmail, tức là bạn sẽ phải cuộn hết các kết quả dạng email thì mới thấy kết quả dạng tài liệu.