Cách sử dụng tính năng Outline trong Excel

Tính năng Outline trong Excel được hiểu là tính năng tạo bố cục nhóm cho cột hoặc dòng trong bảng biểu Excel. Khi làm việc với bảng dữ liệu chúng ta sẽ cần phải xử lý rất nhiều thông số, kèm theo đó là sử dụng nhiều hàm trong Excel và nhiều công thức tính toán Excel khác. Việc dùng tính năng Outline này sẽ tóm tắt và sắp xếp số liệu theo từng loại, chẳng hạn quản lý cột/dòng chứa công thức riêng, quản lý cột/dòng có liên quan đến công thức đó. Lúc này bảng dữ liệu Excel dễ đọc hơn và cũng dễ quản lý hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách sử dụng tính năng Outline trong Excel.

Hướng dẫn sử dụng Outline trong Excel

Lưu ý để tạo được Outline trong Excel thì bảng biểu cần:

• Mỗi cột đều phải có tiêu đề cột.
• Mỗi cột đều phải có dữ liệu.
• Phạm vi ô phải chứa dữ liệu, không được để cột hoặc hàng trống.

Bước 1:

Trước hết chúng ta bôi đen tất cả vùng dữ liệu cần tạo Outline. Sau đó nhấn vào nhóm Data ở trên cùng. Tiếp đến nhìn xuống nhóm Outline ở góc phải ngoài cùng và nhấn vào biểu tượng mũi tên mở rộng để tùy chỉnh.

Bước 2:

Hiển thị giao diện thiết lập, bạn bỏ tích tại tùy chọn Summary Rows Below Detail. Ngoài ra nếu muốn thì chúng ta có thể tích chọn vào Automatic Styles để thiết lập kiểu định dạng tự động cho các ô như in đậm, in nghiêng để dễ phân biệt sau đó. Nhấn OK để áp dụng.

Bước 3:

Sau đó nhấn tiếp vào Group và chọn vào tùy chọn Auto Outline trong danh sách hiển thị ở bên dưới.

Bước 4:

Kết quả bảng dữ liệu đã hiển thị thêm biểu tượng Outline với đường kẻ dọc cạnh bảng Excel như hình dưới đây với các nhóm được đánh và quản lý theo số thứ tự, kèm theo đó là biểu tượng dấu - và dấu +.

Phần nội dung kết quả dùng công thức được định dạng riêng biệt so với dòng nội dung bên trên.

Bạn nhấn vào số 1 thì bảng dữ liệu được thu gọn lại chỉ còn mỗi nội dung có sử dụng công thức để hiện kết quả. Nhấn vào dấu cộng sẽ hiển thị bảng dữ liệu đầy đủ hoặc nhấn vào số 2 cũng được. Các số thứ tự này tùy thuộc vào bảng dữ liệu của bạn như thế nào, phân các cấp theo nhóm dữ liệu và kiểu dữ liệu.

Bước 5:

Để xóa Outline đã tạo cho bảng dữ liệu, chúng ta truy cập vào tùy chọn Outline rồi nhấn vào mục Ungroup và chọn tiếp Clear Outline là được.

Lưu ý sau khi bỏ Outline cho bảng biểu thì bạn buộc phải định dạng lại dữ liệu trong bảng, nếu có áp dụng tự động định dạng dữ liệu để quản lý.