Cách mã hóa email trên Microsoft Outlook

Mọi người đều sử dụng email để gửi thông tin, bao gồm cả dữ liệu cực kỳ quan trọng và nhạy cảm. Phần lớn thời gian quá trình này có vẻ an toàn, nhưng chẳng phải sẽ tốt hơn nữa nếu tài khoản của bạn được tăng cường bảo mật ư?

Với mã hóa Microsoft Outlook, điều đó có thể xảy ra.

Tại sao nên sử dụng mã hóa email trong Outlook?

Mã hóa email trong Microsoft Outlook rất quan trọng đối với việc bảo vệ email của bạn. Nó sử dụng sức mạnh của mã hóa để bảo vệ email của bạn, khiến chúng chỉ có thể đọc được đối với những người có khóa giải mã phù hợp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với dữ liệu bí mật hoặc cá nhân.

Sự gia tăng các mối đe dọa trên mạng đã khiến việc mã hóa email trở nên quan trọng. Nó không chỉ bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi những mối nguy hiểm trực tuyến mà còn phù hợp với luật về quyền riêng tư. Hơn nữa, nó tăng cường sự tin cậy và bảo mật trong thông tin liên lạc kỹ thuật số của bạn.

Cách mã hóa email trong phiên bản Outlook desktop

Đầu tiên, hãy soạn thảo email của bạn như bình thường. Sau khi soạn email, hãy điều hướng đến tab Options nằm trong cửa sổ soạn email. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn mã hóa email của mình, một bước thiết yếu để bảo mật email trước khi gửi. Chọn nút Encrypt để kích hoạt tính năng này.

Trong một số phiên bản nhất định của Microsoft Outlook, bạn có thể thấy biểu tượng khóa hoặc nút Encrypt có thể được đặt tên là Secure. Tuy nhiên, các hướng dẫn là như nhau.

Bằng cách kích hoạt tùy chọn này, email của bạn sẽ được mã hóa. Để xác minh tính hiệu quả của nó, hãy cân nhắc việc gửi email thử nghiệm cho chính bạn. Điều này cho phép bạn xem trực tiếp email được mã hóa hiển thị với người nhận như thế nào, đảm bảo rằng nó đến ở định dạng an toàn, không thể đọc được trừ khi được giải mã.

Cách mã hóa email trong phiên bản trình duyệt của Outlook

Mã hóa email trong phiên bản trình duyệt của Outlook tương tự như ứng dụng dành cho desktop, mặc dù có một số khác biệt nhỏ.

Sự khác biệt chính nằm ở vị trí của các tùy chọn mã hóa trong giao diện trình duyệt. Khi điều hướng qua phiên bản web, bạn có thể thấy cài đặt mã hóa được đặt khác với trong ứng dụng dành cho desktop.

Tuy nhiên, bạn chỉ phải tạo email mới trên phiên bản web, giống như trên phiên bản dành cho desktop. Sau đó chuyển đến tab Options, nhấp vào nút More Options ở phía ngoài cùng bên phải của hộp công cụ và thay đổi cài đặt để mã hóa email của bạn.

Các tính năng mã hóa nâng cao trong Outlook

Microsoft Outlook cung cấp hai tùy chọn mã hóa chính để bảo mật liên lạc qua email: Office 365 Message Encryption (OME) và Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME). OME cho phép gửi email được mã hóa đến bất kỳ địa chỉ email nào, bất kể nền tảng email của người nhận và được tích hợp tốt với bộ Office 365.

Ngược lại, S/MIME cung cấp mức độ bảo mật cao hơn bằng cách mã hóa email và ký điện tử để xác thực chúng. Tuy nhiên, nó yêu cầu cả người gửi và người nhận phải có chứng chỉ S/MIME, điều này có thể hạn chế việc sử dụng nó nếu một trong hai bên thiếu chứng chỉ này. Do đó, S/MIME an toàn hơn nhưng kém linh hoạt hơn OME.

Khi chọn giữa giao thức bảo mật email OME và S/MIME, hãy xem xét nhu cầu của bạn và khả năng email của người nhận. Quyết định của bạn phải phù hợp với những yếu tố này.

Các vấn đề bạn có thể gặp phải khi mã hóa email Outlook

Khi nói đến mã hóa trong Outlook, một số vấn đề kỹ thuật nhất định có thể phát sinh liên quan đến ID kỹ thuật số. ID kỹ thuật số, rất quan trọng cho quá trình mã hóa, đôi khi có thể là nguồn gốc của những vấn đề như lỗi chứng chỉ hoặc thiếu các tùy chọn mã hóa. Đây là cách bạn có thể khắc phục những vấn đề này.

Lỗi chứng chỉ

Nếu bạn gặp lỗi chứng chỉ, điều đó cho thấy có vấn đề về độ tin cậy hoặc tính hợp lệ của ID kỹ thuật số. Trước tiên, hãy kiểm tra xem ID kỹ thuật số đã được cài đặt chính xác trong Outlook chưa. Điều này yêu cầu bạn xác minh rằng cài đặt email của bạn tích hợp ID. Ngay cả khi bạn đã cài đặt ID và sự cố vẫn tiếp diễn thì sự cố đó có thể liên quan đến ngày kết thúc của chứng chỉ. ID kỹ thuật số có thời hạn hiệu lực được xác định và ID hết hạn sẽ dẫn đến lỗi. Việc gia hạn hoặc lấy ID kỹ thuật số mới từ cơ quan được chứng nhận là cần thiết trong những trường hợp như vậy.

Thiếu tùy chọn mã hóa

Nếu tùy chọn mã hóa không hiển thị trong Outlook, đó có thể là do ID kỹ thuật số đã lỗi thời hoặc đã được cài đặt. Đảm bảo rằng phiên bản Outlook của bạn hỗ trợ mã hóa, đồng thời ID kỹ thuật số được cập nhật và tích hợp vào tài khoản của bạn. Đôi khi, việc cài đặt lại ID kỹ thuật số hoặc cập nhật ứng dụng Outlook có thể giải quyết được sự cố này. Ngoài ra, việc tham khảo tài nguyên hỗ trợ của nhà cung cấp ID kỹ thuật số hoặc Microsoft Outlook có thể cung cấp hướng dẫn cụ thể phù hợp với trường hợp của bạn.