Tìm hiểu về Smart Folders: Mẹo nhỏ biến email thành công việc tuyệt vời nhất trong ngày làm việc của bạn

Sau khi chuyển sang Spark Mail, mọi người đã sử dụng nhiều tính năng khác nhau của nó để cải thiện quy trình làm việc email. Một tính năng đáng chú ý là Smart Folders. Công cụ này thực sự đã giúp mọi người quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn so với các ứng dụng email khác.

Cách sử dụng Smart Folders của Spark Mail

Smart Folders là các thư mục tự động trong Spark Mail, giúp sắp xếp email dựa trên những tiêu chí đã xác định như người gửi, từ khóa chủ đề và flag. Tính năng này khác với hệ thống nhãn của Gmail hoặc các quy tắc hộp thư đến truyền thống vì Smart Folders tự động hiển thị những email phù hợp mà không cần di chuyển chúng ra khỏi hộp thư đến chính.

Tính năng này hoạt động bằng cách quét hộp thư đến của bạn để tìm các email đáp ứng những thông số nhất định. Mặc dù Spark lọc email bằng siêu dữ liệu và từ khóa, nhưng nó không thực hiện quét nội dung chuyên sâu hoặc nhận dạng nội dung dựa trên AI.

Điều đặc biệt hữu ích là email có thể xuất hiện trong nhiều Smart Folders cùng một lúc. Ví dụ, tin nhắn từ trưởng nhóm về hạn chót của dự án có thể hiển thị trong cả thư mục "Team Lead" và thư mục "Urgent", tùy thuộc vào cách bạn cấu trúc bộ lọc.

Sau khi chuyển từ ứng dụng Gmail sang Spark Mail, tính năng này đã giải quyết được một trong những vấn đề lớn nhất về email. Thay vì phải sắp xếp thủ công hàng trăm email, Smart Folders sẽ đảm nhiệm phần việc khó khăn này. Nó cũng giúp duy trì hộp thư đến trống rỗng một cách hiệu quả. Thay vì để email trong hộp thư đến chính hoặc lưu trữ thủ công, Smart Folders tạo ra các chế độ xem được sắp xếp hợp lý mà không cần phải liên tục bảo trì.

Cách thiết lập Smart Folders

Việc thiết lập Smart Folders cần một số kế hoạch ban đầu, nhưng quy trình rất đơn giản. Hãy bắt đầu bằng cách xác định các loại email chiếm nhiều thời gian và sự chú ý nhất của bạn!

Smart Folders đầu tiên nhắm đến hạn chót dự án từ trưởng nhóm. Thư mục này tự động thu thập các email có chứa các từ khóa như "hạn chót", "ngày đến hạn" hoặc "khẩn cấp", cụ thể là từ địa chỉ email của trưởng nhóm. Nó sẽ giúp bạn tránh khỏi việc bỏ lỡ các mốc thời gian quan trọng của dự án bị chôn vùi trong đống email hàng ngày.

Đây là cách tạo Smart Folders trong Spark Mail:

1. Mở Spark Mail và nhấn vào ba dòng trên thanh bên.
2. Cuộn xuống và chọn More trong mục Folders.
3. Nhấn vào biểu tượng + bên cạnh Smart Folders để tạo một thư mục mới.
4. Đặt tên cho thư mục và thiết lập tiêu chí bằng các bộ lọc có sẵn (người gửi, chủ đề, từ khóa, v.v...).
5. Nhấn Save để kích hoạt thư mục.

Đối với thư mục hạn chót dự án, hãy kết hợp nhiều toán tử tìm kiếm để thu thập đúng thư. Ví dụ đã sử dụng from: ali@company.com để nhắm mục tiêu các email cụ thể từ trưởng nhóm của mình, sau đó thêm subject: urgent để nắm bắt những thông tin liên lạc khẩn cấp. Thư mục này cũng bao gồm has: attachments vì các bản tóm tắt dự án thường đi kèm với những tài liệu hỗ trợ.

Thư mục thứ hai tập trung vào thông tin liên lạc của khách hàng. Nó lọc email từ một domain cụ thể bằng các quy tắc người gửi - hầu hết mọi người không sử dụng quy tắc email này, nhưng họ nên làm vậy. Thư mục này thu thập tất cả thư từ địa chỉ email của khách hàng, bất kể người gửi cụ thể là ai.

Thư mục này dựa trên bộ lọc theo domain. Hãy thiết lập from: @clientdomain.com để thu thập tất cả email từ tổ chức đó, bất kể người gửi cụ thể là ai. Cũng có thể thêm cc: accounts@company.com vì nhóm tài chính được sao chép trong hầu hết các thư từ của khách hàng, giúp theo dõi những cuộc thảo luận liên quan đến thanh toán.

Thư mục phức tạp nhất đã tạo kết hợp nhiều tiêu chí cho các email có mức độ ưu tiên cao. Nó bao gồm thư từ những giám đốc điều hành cấp cao, email được đánh dấu là khẩn cấp và thư chứa các từ khóa liên quan đến ngân sách. Thư mục này sử dụng cài đặt "bất kỳ điều kiện nào", nghĩa là email chỉ cần khớp với một tiêu chí để xuất hiện.

Thư mục này yêu cầu sử dụng phạm vi tiêu chí rộng nhất. Nó bao gồm from: ceo@company.com, subject: budget, is: unread và since: last week để đảm bảo bạn đang xem các thông tin liên lạc quan trọng gần đây. Cũng có thể thêm with: documents để thu thập các email chứa hợp đồng hoặc đề xuất thường cần được xử lý ngay lập tức.

Mỗi Smart Folders sẽ hiển thị trên thanh bên với một huy hiệu hiển thị số lượng tin nhắn chưa đọc. Bạn cũng có thể đặt thông báo tùy chỉnh cho các thư mục cụ thể, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ những email quan trọng nhất đối với quy trình làm việc của mình.