5 cách AI giúp tăng năng suất làm việc

Mặc dù gây tranh cãi, các công cụ AI có thể mang lại những lợi ích to lớn về năng suất. Trợ lý AI và các công cụ khác có thể giúp bạn hoàn thành nhanh chóng những công việc hàng ngày tốn nhiều thời gian, chẳng hạn như quản lý lịch trình, email và danh sách việc cần làm.

5. Sử dụng AI để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại

Giao các tác vụ tẻ nhạt, lặp đi lặp lại cho trợ lý AI

Đối với nhiều người trong chúng ta, mỗi ngày chứa đầy những tác vụ lặp đi lặp lại phải phải làm hàng chục lần mỗi ngày, thậm chí nhiều hơn. Những tác vụ này có thể bao gồm theo dõi hàng tồn kho, thanh toán hóa đơn hoặc trả lời cùng một email nhiều lần cho những người khác nhau.

Các công cụ Generative AI hiện có thể giúp giảm bớt khó khăn đó. Các công cụ như Notion AI, Airtable, Asana và nhiều công cụ khác có thể tự động hóa những tác vụ đó. Những công cụ tốt nhất trong số này sẽ dễ sử dụng và tích hợp trực tiếp vào phần mềm bạn đang sử dụng.

Sau khi thiết lập các quy trình tự động hóa, bạn nên thường xuyên theo dõi hoạt động của chúng. Dù vậy, thời gian tiết kiệm được có thể rất lớn: Một số nghiên cứu cho thấy những công việc lặp đi lặp lại này chiếm tới 70% thời gian làm việc của chúng ta.

4. Quản lý email thông minh hơn, hiệu quả hơn

Hãy để công cụ AI giúp bạn lọc, sắp xếp, tóm tắt và trả lời email

Quá nhiều email, quá nhiều thời gian phải dành để xem xét chúng. Ngay cả việc chỉ lướt qua các bản xem trước để quyết định email nào cần bạn chú ý trước cũng có thể rất tốn thời gian. Với sự trợ giúp của AI, bạn có thể tăng năng suất xử lý email của mình.

Trợ lý AI có thể sắp xếp và lọc email của bạn, ưu tiên các tin nhắn quan trọng nhất. Những công cụ như vậy cũng có thể giúp tạo ra một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về toàn bộ email, cung cấp danh sách các điểm chính được liệt kê dưới dạng gạch đầu dòng.

Các công cụ AI cũng có thể giúp bạn soạn thảo những câu trả lời cho email, tiết kiệm đáng kể thời gian đọc và trả lời mọi thứ. Bằng cách này, bạn có thể sắp xếp công việc hiệu quả và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên cao thay vì chỉ loay hoay kiểm tra email cả buổi chiều.

3. Sắp xếp và tối ưu hóa lịch trình 

Các công cụ AI có thể giúp sắp xếp lại lịch để giúp bạn tập trung khi cần thiết

Việc theo dõi những cuộc họp và các cuộc hẹn quan trọng khác có thể trở nên tốn thời gian và tẻ nhạt. Bạn có thể dành hàng giờ chỉ để tìm cách cân bằng giữa các cuộc họp công việc và những cuộc hẹn với khách hàng, sau đó cố gắng sắp xếp thời gian cho các buổi tập luyện và sự kiện thể thao của con cái.

Điều này dễ dẫn đến tình trạng quá tải và không thể tập trung vào các nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý hoàn toàn của bạn. Các công cụ AI có thể tích hợp với lịch của bạn để sắp xếp lịch trình và phân bổ thời gian để tập trung hoàn toàn vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Các công cụ này cũng có thể phân tích lịch và đề xuất thời gian họp phù hợp nhất với lịch làm việc của bạn và lịch trình của tất cả những người khác tham dự các cuộc họp đó. Một công cụ AI có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động xác định các xung đột lịch trình và lên lịch lại các cuộc họp cho bạn.

2. Ghi chú trong các cuộc họp và bài thuyết trình

Hãy quên bút và giấy đi, chỉ cần mang theo một công cụ ghi chú AI là đủ!

Việc ghi chú cẩn thận trong các cuộc họp và bài thuyết trình luôn rất quan trọng. Thật không may, điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng vì chúng ta không thể viết hoặc gõ đủ nhanh để theo kịp. Đó là lúc công cụ ghi chú được hỗ trợ bởi AI phát huy tác dụng.

Các công cụ phiên âm được hỗ trợ bởi AI có thể ghi lại nội dung những cuộc họp của bạn, phiên âm cuộc trò chuyện và trích xuất các điểm chính. Với tính năng phiên âm thời gian thực và nhận dạng người nói, bạn có thể tập trung vào cuộc thảo luận và có bản ghi đầy đủ sẵn sàng để xem lại sau này.

Bằng cách để AI xử lý việc ghi chú, bạn và nhóm của bạn có thể tập trung hơn vào việc thực sự đóng góp vào cuộc trò chuyện và tiếp thu ý tưởng của mọi người thay vì ghi chép. Điều này giúp các cuộc họp hiệu quả hơn.

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể ngay lập tức chia sẻ bản tóm tắt do AI tạo ra với mọi người, đảm bảo tất cả những người tham gia đều nắm được cùng một vấn đề và có bản ghi rõ ràng. Nó cũng tự động trích xuất các mục hành động và phân công chúng, giúp việc theo dõi trở nên suôn sẻ hơn nhiều. Vì những công cụ này đồng bộ với hệ thống quản lý dự án của bạn, việc tạo nhiệm vụ và theo dõi tiến độ diễn ra suôn sẻ mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.

1. Vượt qua bế tắc trong sáng tạo bằng cách sử dụng AI để động não ý tưởng

Trợ lý AI giúp sắp xếp và đánh giá ý tưởng, sau đó bổ sung và cải thiện chúng

AI có thể loại bỏ bế tắc trong sáng tạo bằng cách đề xuất ý tưởng dựa trên thông tin bạn cung cấp. Trợ lý AI trở thành đối tác động não giúp bạn tinh chỉnh và xây dựng dựa trên những suy nghĩ ban đầu. Nó có thể đưa ra các đề xuất chi tiết và cách mở rộng ý tưởng của bạn thành những khái niệm khả thi, có thể thực hiện được.

Các công cụ này cũng có thể sàng lọc dữ liệu thị trường, xu hướng mạng xã hội và báo cáo ngành để đảm bảo rằng ý tưởng của bạn phù hợp với những gì đang thịnh hành hiện nay và sắp diễn ra.

Các mô hình Machine Learning thậm chí có thể giúp dự đoán liệu ý tưởng của bạn có thành công hay không dựa trên dữ liệu trong quá khứ và điều kiện thị trường. AI cũng có thể tạo ra những mối liên hệ thú vị giữa các lĩnh vực không liên quan, khơi nguồn cho những khái niệm mới mẻ, sáng tạo.

AI đã trở thành yếu tố thay đổi cuộc chơi, bất kể bạn đang làm việc trong ngành nào. Nó giúp phát triển các giải pháp thông minh, làm cho quy trình làm việc mượt mà hơn và tăng năng suất. Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như lên lịch, quản lý email và lên ý tưởng, AI giúp tăng năng suất và giúp bạn quản lý công việc hàng ngày hiệu quả hơn.