Cách xuất dữ liệu Microsoft Access sang Word

Microsoft Access cung đầy đủ các tính năng của một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Bạn có thể tạo bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo, macro, mô-đun,... Nhưng đôi khi, bạn có thể muốn xuất dữ liệu từ Microsoft Access sang Word để dễ dàng xử lý dữ liệu hơn. Dưới đây là hướng dẫn xuất dữ liệu Microsoft Access sang Word.

Hướng dẫn xuất dữ liệu Microsoft Access sang Word

Bước 1:

Chúng ta truy cập Microsoft Access rồi mở cơ sở dữ liệu muốn xuất sang Word. Trong Navigation Pane, nhấp chọn đối tượng.

Bước 2:

Trong trường hợp bạn chỉ muốn xuất một phần dữ liệu thì nhấn Datasheet View rồi chọn dữ liệu muốn xuất. Nếu xuất toàn bộ thì bỏ qua bước thực hiện này.

Tại thanh công cụ chúng ta lựa chọn External Data > More > Word trong menu hiển thị.

Bước 3:

Ngay sau đó bạn sẽ thấy giao diện Export - RTF File Wizard hiển thị. Bạn nhập tên tệp, chọn thư mục lưu trữ rồi điều chỉnh các tùy chọn xuất theo nhu cầu:

• Open the destination file after the export operation is complete: mở tài liệu Word sau khi xuất từ Microsoft Access.
• Export only the selected records: xuất các bản ghi đã chọn nếu muốn xuất toàn bộ dữ liệu thì giữ nguyên mặc định.

Sau khi chọn xong bạn nhấn OK để tiến hành xuất dữ liệu từ Microsoft Access sang Word.

Bước 5:

Kết quả bạn có tệp định dạng RTF. Bạn chỉ cần mở tệp rồi sao chép toàn bộ nội dung rồi paste sang tài liệu Word là được.

Lưu ý khi xuất dữ liệu Microsoft Access sang Word

• Để có được nội dung từ Microsoft Access sang Word thì bạn cần phải biết được những nội dung nào được xuất, tránh trường hợp bị lỗi.
• Chỉ có thể xuất bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo. Với mỗi loại dữ liệu thì Access chỉ xuất các bản ghi hiển thị trong dạng xem hiện tại, không bao gồm dữ liệu ẩn.
• Access chỉ có thể xuất biểu mẫu và bảng dữ liệu với các biểu mẫu con và bảng dữ liệu con. Để xuất đầy đủ dữ liệu thì xuất tất cả các biểu mẫu phụ và bảng dữ liệu phụ. Nếu bạn xuất báo cáo chính, bạn có thể xuất nhiều biểu mẫu phụ và báo cáo phụ.
• Các loại dữ liệu như mối quan hệ (Relationships), macro, mô-đun (Modules), hình ảnh và đồ thị Microsoft Graph không thể xuất sang Word. Access chỉ xuất kết quả từ biểu thức chứ không phải bản thân biểu thức.
• Không thể nhập dữ liệu ngược từ Word sang Access.