Giải pháp tự host n8n có thể thay thế Zapier, IFTTT, Make và Power Automate?

Nhiều người đã sử dụng gói Zapier giá 19,99 USD/tháng (thanh toán theo năm) trong nhiều năm và thường gia hạn mà không cần đắn đo suy nghĩ. Tuy nhiên, trong cùng khoảng thời gian đó, họ cũng sử dụng IFTTT, Make và Power Automate cho các tác vụ cụ thể. Họ hài lòng với từng công cụ này, nhưng lần này, khi đến hạn thanh toán cho Zapier, nhìn lại tất cả các workflow tự động hóa đã thiết lập, nhiều người nhận ra mình không còn nhớ lý do tại sao lại giữ lại một nửa công cụ trong số đó.

Bản thân các công cụ này không có vấn đề gì. Tuy nhiên, việc chi trả cho các công cụ tự động hóa trong khi bạn thậm chí không nhớ nổi nhiều workflow đang chạy khiến bạn cảm thấy đó không còn là cách sử dụng tiền khôn ngoan nữa. Vì vậy, tại sao bạn không cắt giảm chi phí và tự host các workflow tự động hóa của riêng mình?

Workflow tự động hóa được dùng nhiều nhất hiện không còn phụ thuộc vào Zapier nữa

Việc điền vào biểu mẫu liên hệ trên một trang web sẽ kích hoạt ba hành động ngầm mà bạn không trực tiếp nhìn thấy: Zapier ghi nhận dữ liệu gửi đi, đưa nó vào Google Sheet và gửi thông báo đến kênh Slack để bạn biết. Quy trình trơn tru này hoạt động hiệu quả và bạn đã trả phí hàng năm cho nó.

Hiện tại, quy trình xử lý dữ liệu biểu mẫu đó có thể được chuyển sang chạy trên n8n. Toàn bộ hệ thống vận hành trên một máy chủ ảo riêng (VPS) giá 6 USD do bạn tự thiết lập. workflow có sự khác biệt dù mang lại kết quả tương tự: Dữ liệu gửi đi được ghi vào cơ sở dữ liệu NocoDB do bạn tự host, và tôi nhận thông báo qua Telegram thay vì Slack.

Việc tái tạo quy trình này không diễn ra tức thì, nhưng cũng không phải là cơn ác mộng như bạn lo ngại ban đầu. Webhook là phần mất nhiều thời gian nhất, vì biểu mẫu cần một endpoint HTTPS có thể truy cập công khai để gửi dữ liệu đến hệ thống n8n. Nhìn chung, toàn bộ quá trình thiết lập này chỉ tốn công sức của một buổi tối.

Workflow mới này tuy không còn mang lại sự tiện lợi như khi dùng Zapier, nhưng bù lại, bạn có thể trực tiếp mở ra, đọc hiểu và tự tay chỉnh sửa nó.

Gộp 4 đăng ký vào một giao diện duy nhất

Biểu mẫu liên hệ này chỉ là một quy trình, nhưng không phải là thứ duy nhất mà trước đây mọi người phải quản lý rải rác trên 4 tài khoản đăng nhập khác nhau.

Trước đây, mỗi khi có bài viết mới xuất hiện trên nguồn cấp RSS của blog, IFTTT sẽ tự động đăng tin nhắn lên Discord và sau đó là một dòng tweet. Bạn còn có một quy trình riêng trên Make để kiểm tra dữ liệu Airtable hàng tuần và gửi email cho khách hàng khi hóa đơn đến hạn thanh toán. Power Automate lại là công cụ còn sót lại từ dự án của một khách hàng cũ; nó có nhiệm vụ gửi email tóm tắt các số liệu cụ thể được trích xuất từ ​​bảng tính OneDrive vào mỗi thứ Hai.

Giờ đây, tính năng hữu ích của cả 4 công cụ này đã được hợp nhất vào n8n dưới dạng các workflow mà bạn có thể quan sát ngay trên một màn hình duy nhất.

n8n không sao chép lại toàn bộ các workflow mà bạn từng thực hiện với 4 công cụ kia, nhưng điều đó không đáng bận tâm lắm; phần lớn những gì bạn cần đều đã có sẵn dưới dạng "node" hoặc có thể thực hiện thông qua một yêu cầu HTTP đơn giản.

Quy trình xử lý hóa đơn là một ví dụ điển hình cho thấy lý do tại sao n8n phù hợp với bạn. Trước đây, bạn cần một workflow với khoảng 5 bước lọc để kiểm tra 3 điều kiện trước khi quyết định gửi email cho ai. Giờ đây, một "Code node" có thể xử lý logic đó chỉ trong 6 dòng code.

Quyền kiểm soát đi kèm chi phí bảo trì

Để có toàn quyền kiểm soát, bạn sẽ phải trả một cái giá nhất định. Cái giá đó thể hiện qua cảnh báo về dung lượng ổ đĩa. Dung lượng ổ đĩa trên máy chủ VPS nhỏ sẽ bắt đầu đầy nhanh hơn dự kiến ​​do các workflow tự động chạy nhiều lần mỗi ngày. Giải pháp đầu tiên là tìm hiểu về các cài đặt dọn dẹp dữ liệu thực thi (execution-data pruning). Đây là vấn đề mà bạn không phải bận tâm khi dùng Zapier.

n8n cũng cung cấp các gói dịch vụ đám mây tính phí dựa trên số lần chạy workflow thay vì số lượng bước thực hiện riêng lẻ. Nhiều người thích mô hình này hơn vì có thể xây dựng logic phức tạp hơn cho quy trình mà không cần đắn đo về từng hành động nhỏ. Nếu tự host n8n, bạn không phải trả phí cho n8n dựa trên số lần chạy đó, nhưng lại phải gánh vác trách nhiệm tự quản lý máy chủ.

Ngừng tìm kiếm ứng dụng và bắt tay vào tự xây dựng!

Điều tuyệt vời nhất của sự thay đổi này là khi cần một workflow tự động mới, bạn không còn phải mở hàng loạt tab trình duyệt để tìm xem dịch vụ nào có thể thực hiện nó nữa. Chỉ cần dùng n8n.

Sự thay đổi đó quan trọng hơn cả việc tiết kiệm chi phí. Thay vì tự hỏi "Công cụ nào xử lý việc này?", giờ đây bạn cần hỏi "Làm thế nào để xây dựng tính năng này trên hệ thống mà mình đã am hiểu?"

Thực tế thì cách thiết lập n8n này không dành cho tất cả mọi người. Tuy nhiên, quyền kiểm soát toàn diện lại có ý nghĩa rất lớn. Bạn có thể tùy chỉnh workflow bất cứ lúc nào mà không cần chờ đợi lộ trình phát triển của một dịch vụ nào đó bổ sung đúng tính năng mình cần. Vì vậy, bản thân n8n không nhất thiết phải làm nhiều việc hơn, nhưng giờ đây, có ít quyết định hơn bị phụ thuộc vào công cụ khác.