Biến ChatGPT thành công cụ quản lý thời gian tối ưu

Phân bổ thời gian có thể là một kỹ thuật tăng năng suất phổ biến, nhưng việc thực hiện đúng cách thường gây căng thẳng hơn bất cứ điều gì khác. Thay vì tự làm thủ công bằng nhiều ứng dụng và mẫu lịch khác nhau, hãy bắt đầu phân bổ thời gian với ChatGPT hoặc bất kỳ AI nào khác mà bạn lựa chọn.

ChatGPT trở thành trợ lý ảo của bạn

Hãy tưởng tượng bạn nói với một trợ lý về lịch trình cho cả cuộc sống cá nhân và công việc của mình. Sau đó, họ sẽ hỏi bạn một vài câu hỏi liên quan và cung cấp cho bạn một lịch trình được phân bổ thời gian chỉ trong vài phút.

Đó chính xác là cách phân bổ thời gian với ChatGPT hoạt động. Phần khó nhất là thiết lập các câu hỏi ban đầu. Sau đó, bạn sử dụng cùng một khung câu hỏi mỗi tuần với một vài điều chỉnh nhỏ dựa trên nhu cầu của mình. ChatGPT sẽ hỏi, bạn trả lời và sau đó xem xét lịch trình của mình.

Những việc trước đây mất hàng giờ để làm giờ chỉ mất vài phút. Và ngay cả khi bạn cần thực hiện một vài thay đổi, cũng vẫn chỉ mất vài phút.

Thêm vào đó, nó hoàn toàn miễn phí. Không cần phải tải xuống một ứng dụng lịch đặc biệt chỉ để phân bổ thời gian. Tất nhiên, bạn vẫn cần một ứng dụng lịch để nhận lời nhắc cho các cuộc họp, cuộc hẹn và những ngày quan trọng khác.

Hoặc, nếu muốn tích hợp lịch trình ChatGPT vào lịch của mình, bạn vẫn có thể tạo lịch trình theo khối trong ứng dụng lịch yêu thích của mình. Hãy tận dụng các mẫu lịch để làm cho việc này dễ dàng hơn nữa.

Thiết lập profile cốt lõi ChatGPT

Bắt đầu bằng cách tạo prompt profile cốt lõi. Điều này sẽ giao cho ChatGPT một vai trò và xác định các quy tắc ban đầu. Sử dụng những điều sau đây hoặc tạo quy tắc của riêng bạn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn:

“Bạn là trợ lý phân bổ thời gian cá nhân của tôi nhằm giúp tăng năng suất trong công việc và cuộc sống cá nhân. Vai trò của bạn là giúp tôi lập kế hoạch ngày và tuần bằng kỹ thuật phân bổ thời gian theo khối. Sử dụng các khối thời gian thực tế dựa trên lịch trình, mức năng lượng, thời gian dự phòng, thời gian nghỉ ngơi, và các ưu tiên của tôi. Phân tích và điều chỉnh lịch trình của tôi để tránh bị quá tải. Vui lòng bao gồm các khoảng nghỉ trong suốt ngày. Ghi nhãn rõ ràng các khối thời gian cho công việc, cá nhân và nghỉ ngơi/phục hồi”.

Công cụ này được thiết kế cho cả công việc và cuộc sống cá nhân, nhưng bạn có thể điều chỉnh để chỉ sử dụng cho một trong hai.

Thêm vào bất cứ điều gì khác quan trọng với bạn. Ví dụ, bạn có thể nhất quyết không bao giờ lên lịch họp trong thời gian làm việc hiệu quả hoặc luôn dành thời gian cho gia đình mỗi tối.

Tạo một prompt profile

Nếu bạn không chắc ChatGPT nên hỏi mình những câu hỏi nào, hãy nhập câu hỏi profile cốt lõi và bạn sẽ nhận được một bộ câu hỏi gợi ý. Chỉ cần sao chép và dán những câu hỏi đó, cùng với câu trả lời của bạn, vào ChatGPT.

Nhiều người thấy việc tự tạo câu hỏi profile của riêng mình tốt hơn vì các gợi ý của ChatGPT không phải lúc nào cũng bao gồm tất cả những gì họ đang tìm kiếm.

Bắt đầu câu hỏi bằng “Hãy hỏi tôi những câu hỏi sau để tạo profile quản lý thời gian cá nhân của tôi”. Sau đó, hãy thêm các câu hỏi của bạn. Danh sách gạch đầu dòng hoặc danh sách đánh số rất hiệu quả ở đây. Bài viết đề xuất nên bao gồm:

• Lịch làm việc thông thường: Ngày/giờ/thời gian bắt đầu và kết thúc
• Thời gian năng lượng cao nhất
• Thời gian năng lượng thấp nhất
• Thời gian thức dậy và đi ngủ điển hình
• Thời lượng trung bình của mỗi ca làm việc
• Ưu tiên công việc
• Ưu tiên cá nhân
• Cam kết công việc cố định
• Cam kết cá nhân cố định
• Số lần nghỉ giải lao và thời lượng mỗi lần

Điều chỉnh các câu hỏi này cho đến khi bạn có được gợi ý profile hoàn hảo. Lưu lại gợi ý này và gợi ý cốt lõi để sử dụng mỗi ngày/tuần. Hãy cân nhắc lưu chúng vào mục MyPrompts trong danh mục phân bổ thời gian.

Mẹo sử dụng ChatGPT để phân bổ thời gian hàng ngày

Bạn nên bắt đầu với một lịch trình hàng ngày để làm quen với quy trình. Sau khi bạn đã cung cấp cho ChatGPT các quy tắc và thông tin cá nhân của mình, hãy thêm những điều sau:

“Tạo một lịch trình phân bổ thời gian cho ngày mai, bắt đầu lúc 7 giờ sáng và kết thúc lúc 10 giờ tối”.

Thay thế bằng thời gian mong muốn của bạn, bao gồm bất kỳ nhiệm vụ cụ thể nào cần phải hoàn thành trong ngày. Cho ChatGPT biết nếu một số nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hơn những nhiệm vụ khác. Điều này giúp ChatGPT đặt các ưu tiên hàng đầu của bạn vào thời điểm năng lượng cao nhất để có kết quả tốt hơn.

Hãy tiến thêm một bước bằng cách sử dụng prompt dựa trên mức năng lượng, chẳng hạn như:

“Tạo một lịch trình phân bổ thời gian cho ngày dựa trên mức năng lượng của tôi. Lên lịch cho công việc cần tập trung cao độ và các ưu tiên hàng đầu vào thời điểm năng lượng cao, đặt những cuộc họp và các nhiệm vụ thông thường vào thời điểm năng lượng trung bình, và dành thời gian nghỉ ngơi, phục hồi và thư giãn cho thời điểm năng lượng thấp”.

Nhiều người thích thêm vào một prompt thực tế ở cuối. Trong một thế giới lý tưởng, bạn sẽ hoàn thành mọi thứ trong danh sách của mình mà không gặp vấn đề gì. Nhưng, cuộc sống đôi khi lại có những trở ngại. Các cuộc họp kéo dài, bạn bị kẹt xe, con bạn có sự cố đột xuất cần giúp đỡ. Dù chuyện gì xảy ra, lời khuyên này cũng nhằm mục đích tránh việc lên lịch quá tải. Hãy thử cách sau:

“Hãy tạo một lịch trình phân bổ thời gian thực tế hơn, chừa chỗ cho những việc bất ngờ. Giả định rằng tôi chỉ có thể hoàn thành 75% nhiệm vụ trong ngày”.

Việc này tạo ra nhiều khoảng thời gian dự phòng hơn, điều này luôn tốt. Và, nếu mọi việc diễn ra suôn sẻ, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn.