PDCA là gì?

Chu trình Plan-Do-Check-Act (PDCA) làm một mô hình thực hiện để thay đổi. Nó là một phần thiết yếu của triết lý sản xuất tiết kiệm (lean manufacturing) và là điều kiện tiên quyết quan trọng để cải thiện liên tục con người và quy trình.

Đầu tiên, được đề xuất bởi Walter Shewhart và sau đó được phát triển bởi William Deming, chu trình PDCA trở thành một khuôn khổ rộng rãi cho những cải tiến không ngừng trong sản xuất, quản lý và các lĩnh vực khác.

PDCA là một phương pháp bốn giai đoạn đơn giản, giúp các nhóm tránh lặp lại lỗi và cải tiến quy trình.

• Phương pháp Kaizen: Triết lý chống lãng phí và quản lý công việc của người Nhật
• Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower: Dồn sức vào việc quan trọng và không khẩn cấp
• Phương pháp “quả cà chua” Pomodoro: Làm việc tập trung, hiệu quả cao mà không hề mệt mỏi

Vậy, chu trình PDCA này bắt nguồn từ đâu?

Nhà thống kê và vật lý người Mỹ Walter Shewhart được xem là cha đẻ của chu trình PDCA. Ông say phê phân tích thống kê, cải tiến chất lượng và đã xây dựng nền tảng PDCA được ghi lại trong nhiều ấn phẩm.

Nhiều năm sau, lấy cảm hứng từ ý tưởng của Shewhart, William Deming thực sự phát triển mô hình thành một chu trình học tập và cải thiện, trở nên phổ biến. Đây là lý do tại sao mô hình còn được gọi là chu trình Shewhart hoặc chu trình Deming.

PDCA là gì?

Chu trình PDCA là một phương pháp lặp đi lặp lại để cải tiến sản phẩm, con người và dịch vụ. Nó trở thành một phần không thể thiếu của cái mà ngày nay gọi là quản lý tinh gọn (lean). Mô hình bao gồm thử nghiệm giải pháp, phân tích kết quả và cái thiện quy trình.

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn có rất nhiều khiếu nại của khách hàng về nhóm hỗ trợ phản hồi chậm. Sau đó, bạn cần phải cải thiện cách nhóm hoạt động để làm hài lòng khách hàng. Đây là lúc cần dùng đến chu trình PDCA.

Hãy cùng khám phá bốn giai đoạn của PDCA để tìm hiểu chi tiết nhé.

Lập kế hoạch (Plan)

Ở giai đoạn này, bạn sẽ lên kế hoạch những việc cần phải làm. Tùy thuộc vào quy mô dự án, lên kế hoạch có thể là phần chiếm nhiều nỗ lực nhất của nhóm. Nó thường gồm các bước nhỏ, vì vậy bạn có thể xây dựng kế hoạch phù hợp với ít khả năng thất bại.

Trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, bạn cần đảm bảo trả lời một số câu hỏi cơ bản sau:

• Vấn đề chính cần giải quyết là gì?
• Cần những nguồn lực nào?
• Có những nguồn lực nào?
• Giải pháp tốt nhất để khắc phục sự cố với các tài nguyên có sẵn là gì?
• Điều kiện nào được xem là kế hoạch thành công? Mục tiêu là gì?

Cần lưu ý là bạn và nhóm của mình có thể phải thông qua kế hoạch vài lần trước khi tiến hành. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng một kỹ thuật để tạo và duy trì vòng phản hồi mở như chính sách triển khai Hoshin Kanri. Nó sẽ cho phép bạn thu thập đầy đủ thông tin trước khi quyết định tiến hành.

Thực hiện (Do)

Sau khi đồng ý với bản kế hoạch, đã đến lúc thực hiện. Ở giai đoạn này, bạn sẽ áp dụng mọi thứ đã được xem xét trong giai đoạn trước.

Tuy nhiên, các vấn đề không lường trước được có thể xảy ra trong giai đoạn này. Do đó, để tránh điều này, bạn cần cố gắng kết hợp kế hoạch của mình với quy mô nhỏ và trong môi trường kiểm soát.

Tiêu chuẩn hóa sẽ giúp nhóm của bạn áp dụng kế hoạch trơn tru. Đảm bảo mọi người hiểu vai trò và trách nhiệm của mình.

Kiểm tra (Check)

Đây có thể là giai đoạn quan trọng nhất của chu trình PDCA. Nếu muốn làm rõ kế hoạch của mình, tránh lặp lại sai lầm và áp dụng cải tiến liên tục thành công, bạn cần chú ý nhiều đến giai đoạn KIỂM TRA này.

Ở đây, bạn cần kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và xem kế hoạch ban đầu có thực sự hiệu quả không. Hơn nữa, nhóm của bạn có thể xác định các phần có vấn đề của quy trình hiện tại và loại bỏ chúng trong tương lai. Nếu có vấn đề trong quy trình, bạn cần phân tích và tìm nguyên nhân gốc rễ của nó.

Điều chỉnh (Act)

Ở những giai đoạn trước, bạn đã phát triển, áp dụng và kiểm tra kế hoạch của mình. Giờ đây, bạn cần phải thực hiện điều chỉnh.

Mọi thứ có vẻ như đã hoàn hảo và nhóm của bạn cố gắng để đạt được mục tiêu ban đầu, bạn có thể tiến hành và áp dụng kế hoạch này.

Bạn có thể áp dụng toàn bộ kế hoạch nếu đáp ứng mục tiêu. Mô hình PDCA sẽ trở thành đường cơ sở tiêu chuẩn mới. Tuy nhiên, mỗi lần lặp lại kế hoạch tiêu chuẩn, hãy nhắc nhở nhóm của bạn cẩn thận thực hiện lại tất cả các bước và cố gắng cải thiện.

Chu trình PDCA là khuôn khổ đơn giản nhưng mạnh mẽ để khắc phục vấn đề ở bất cứ cấp nào trong tổ chức. Nó có thể là một phần của quy trình lập kế hoạch như Hoshin Kanri.

Phương pháp lặp đi lặp lại giúp nhóm của bạn tìm và thử nghiệm các giải pháp và cải tiến chúng.

Chu trình PDCA bao gồm một cam kết bắt buộc để cải tiến liên tục và nó có thể có tác động tích cực đến năng suất và hiệu quả.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy nhớ rằng mô hình PDCA yêu cầu một khoảng thời gian nhất định và nó có thể không phù hợp để giải quyết các vấn đề khẩn cấp.

Chu trình Plan-Do-Check-Act là một công cụ hữu ích có thể giúp nhóm của bạn giải quyết vấn đề hiệu quả hơn nhiều. PDCA có một số ưu điểm đáng kể:

• Kích thích cải tiến liên tục con người và quy trình.
• Cho phép nhóm của bạn kiểm tra các giải pháp khả thi trên quy mô nhỏ và trong môi trường được kiểm soát.
• Nó ngăn chặn quá trình làm việc khỏi lặp lại sai lầm.