Đây là phương pháp 'đóng gói' thời gian cực kỳ hiệu quả của tỷ phú Elon Musk, bạn cũng có thể áp dụng

Elon Musk có lịch làm việc điên cuồng nhiều gấp đôi số giờ làm trung bình của một người làm việc toàn thời gian nhưng vị tỷ phú này vẫn có thể dành 4 ngày một tuần để chơi với 5 đứa con của mình. Elon Musk đã quản lý thời gian như thế nào để có thể làm việc hiệu quả mà vẫn có thời gian cho gia đình?

Thực ra Elon Musk đã sử dụng phương pháp Timeboxing hay còn được gọi với cái tên Timeblocking để quản lý thời gian của mình. Phương pháp này được rất nhiều người khác sử dụng, trong đó có cả Bill Gates và Cal Newport.

Về cơ bản Timeboxing là hành động lên kế hoạch và đặt ra những khoảng thời gian nhất định cho mỗi công việc mà bạn phải làm mỗi ngày.

Cách áp dụng của Elon Musk là lên kế hoạch trước và giới hạn cho những công việc của mình chỉ trong 5 phút.

Ví dụ, Elon Musk giới hạn thời gian ăn bữa trưa của ông trong vòng 5 phút hoặc ít hơn. Ông thường chọn giờ nghỉ giữa một cuộc họp để ăn trưa. Tuy nhiên, bạn có thể lựa chọn giới hạn khác “dễ thở” hơn khi áp dụng phương pháp này cho mình.

Vậy, tại sao bạn phải "đóng gói" thời gian cho từng công việc?

Có nhiều ý kiến cho rằng, áp dụng phương pháp Timeboxing với việc lên lịch trình trước cho cả một ngày sẽ biến bạn trở thành một con robot. Nhưng thực tế, việc lên lịch trước cho một ngày và thực hiện theo sẽ giúp chúng ta có ít thời gian linh tinh hơn. Và đôi khi những khoảng thời gian rảnh rỗi không có việc gì làm sẽ khiến chúng ta làm một điều vô cùng xấu.

Theo định luật Parkinson, công việc luôn tự mở rộng ra và chiếm đủ thời gian được ấn định dành cho nó. Vì vậy, khi áp dụng phương pháp Timeboxing bạn có thể tạo ra giới hạn có ích để có thể thực sự làm việc hiệu quả.

Việc lên kế hoạch trước công việc cho một ngày sẽ giúp bạn tốn ít thời gian hơn về việc phải suy nghĩ xem mình phải làm gì trước và hoàn thành chúng một cách hiệu quả hơn vì thời gian của bạn bị giới hạn.

Với việc ghi lại những công việc mình đã làm, sau khi kết thúc một ngày, một tuần bạn sẽ biết được chính xác mình đã hoàn thành được bao nhiêu công việc, từ đó nâng cao được hiệu suất làm việc của mình.

Dưới đây là một số gợi ý, bạn có thể tham khảo để có được phiên bản phù hợp với bản thân khi áp dụng phương pháp Timeboxing.

Chia trang giấy ra làm 2 cột. Cột thứ nhất, bạn lên kế hoạch trong một ngày của bản thân. Nếu kế hoạch thay đổi hoặc có gì gián đoạn, bạn xem và sửa lại kế hoạch ở cột bên cạnh và sau đó tiếp tục công việc từ thời điểm đó.

Khi lên kế hoạch bạn nên ước lượng thời gian cho từng công việc cụ thể. Giữa những công việc đã vạch ra, bạn nên dành ra một khung thời gian dự phòng ngắn để có thể giải quyết những việc đột xuất có thể xảy ra ngoài kế hoạch.

Bạn nên theo dõi sát sao thời gian biểu của mình để có thể ước lượng thời gian một cách tốt nhất. Bạn có thể nhờ tới sự hỗ trợ của ứng dụng (ví dụ như Toggle, có cả phiên bản máy tính lẫn thiết bị di động) để biết được mỗi việc mình làm tốn bao nhiêu thời gian. Lên kế hoạch công việc cần làm và nhấn bắt đầu công việc, khi hoàn thành, nhấn vào kết thúc. So sánh giữa số liệu thực tế và ước tính ban đầu để có biết được sự chênh lệch, từ đó đưa ra được đự đoán tốt hơn.

Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày như nhau, điều khác biệt nằm ở việc quản lý và sử dụng thời gian có hiệu quả hay không. Với phương pháp Timeboxing, bạn có thể tận dụng tối đa khoảng thời gian của mình để đảm bảo năng suất làm việc nhưng vẫn có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn bên gia đình và bạn bè.

• Nguyên tắc 1 phút để chữa bệnh lười, bạn nghĩ sao?
• Làm thế nào để học mọi thứ chỉ trong 2 ngày mà thông thường người khác phải mất đến 6 tháng?