Cách thiết lập Google Calendar để kết hợp công việc hiệu quả hơn

Bạn đang tìm cách để theo dõi lịch làm việc hiệu quả? Vậy thì mời bạn tham khảo cách thiết lập Google Calendar để có trải nghiệm công việc liền mạch dưới đây.

Chia sẻ vị trí và giờ làm việc

Một trong số những cách dễ nhất để cộng tác khi bạn đang làm việc theo kiểu “hybrid” - mô hình làm việc kết hợp qua Google Calendar là chia sẻ vị trí và giờ làm việc. Khi bạn và đội đã làm điều đó, bạn sẽ thấy việc sắp xếp họp dễ dàng hơn, biết tại sao mọi người không trả lời và nhiều hơn thế nữa.

Nếu muốn chia sẻ giờ làm việc khi online, bạn chỉ cần thêm ghi chú trên thẻ Google. Tại đây, bạn cũng có thể thêm múi giờ, chia sẻ giờ làm việc bằng cách tới Settings and sharing > Working Hours. Tích box Enable working hours và tùy biến giờ làm việc mỗi ngày.

Cách khác để chia sẻ múi giờ trong Google Calendar là chọn lịch bạn và đội đang làm việc. Tới Settings và chia sẻ trước khi chọn vị trí dựa trên phần Time zone.

Dùng Focus Time trong Google Calendar

Nếu dùng iPhone, ắt hẳn bạn đã quen với chế độ này. Tóm lại, bạn có thể dùng chúng để hạn chế thông báo cùng những nhân tố khác khiến bạn không hoàn thành được công việc.

Một khi theo mô hình công việc kết hợp, chắc chắn bạn sẽ có nhiều người liên lạc cùng lúc trong khi đang cần tập trung vào một nhiệm vụ nào đó, và Google Calendar có một công cụ giúp bạn xử lý vấn đề này.

Tính năng Focus Time trong Google Calendar cho phép bạn sắp xếp thời gian cho công việc, đồng thời chọn tự động báo không thể tham gia cuộc họp được mời khi cần.

Theo dõi lịch làm việc của mọi người

Đã từng có ai đó mời bạn tham gia một cuộc họp quan trọng, chỉ để bạn có thêm việc trên lịch hay chưa? Nếu khó chịu với điều đó, bạn có thể dùng Google Calendar hạn chế vấn đề này khi làm việc trong môi trường kết hợp.

Khi tạo cuộc họp mới, hãy tới tùy chọn Meet with… ở bên tay trái và nhập tên người muốn mời.

Bạn có thể thấy lịch làm việc của người được mời. Tuy nhiên, một số người không chia sẻ thông tin này. Trong trường hợp đó, bạn cần liên hệ trực tiếp với họ để lấy thông tin.

Dùng tích hợp bên thứ ba

Khi tham gia môi trường làm việc kết hợp, bạn cần loại bỏ nhiều rào cản nhiều nhất có thể cho công việc hợp tác. Tin tốt là Google Calendar có nhiều tích hợp bên thứ ba, giúp bạn dùng các app yêu thích cùng nhau. Với Google, bạn có thể tích hợp công cụ giao tiếp như Zoom, app nhắc nhở họp như Appointment Reminder…

Để tích hợp app bên thứ ba với Google Calendar, tới icon + ở bên tay phải trên màn hình. Sau đó, tìm hoặc chọn app bạn muốn dùng. Click Admin Install hoặc Individual Install theo nhu cầu.

Ghi nhớ kỳ nghỉ lễ ở các quốc gia

Khi làm việc với các thành viên trong đội hay đối tác đến từ nhiều quốc gia khác nhau, bạn cần nhớ rằng, lịch làm việc của mọi người sẽ không giống nhau.

Vì thế, khi sắp xếp cuộc họp, đảm bảo nó không trùng với kỳ nghỉ lễ của họ. Bạn có thể tìm thấy thông tin này dễ dàng trên Google Calendar.

Trên đây là một số mẹo làm việc trong mô hình kết hợp hiệu quả hơn nhờ Google Calendar. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.