Cách giao tiếp và thể hiện bản thân tốt hơn tại nơi làm việc

Cách giao tiếp cực kỳ quan trọng tại công sở hay bất kỳ môi trường làm việc nào khác. Dưới đây là những mẹo đơn giản giúp bạn giao tiếp hay thể hiện bản thân tốt hơn tại nơi làm việc.

Việc thể hiện bản thân tốt tại nơi làm việc có thể mang lại nhiều lợi ích – ví dụ như có thêm thời gian để hoàn thành công việc đúng hạn, hoặc đề xuất được triển khai.

Theo công ty phần mềm Workday, giao tiếp tốt giúp mọi người tập trung vào mục tiêu, xây dựng niềm tin và làm cho nơi làm việc trở nên thú vị hơn. Mặc dù việc thể hiện bản thân qua email có những quy tắc riêng, nhưng hãy làm theo những mẹo sau để cải thiện việc truyền đạt suy nghĩ, ý tưởng và quan điểm của bạn bằng lời nói tại nơi làm việc:

Cách truyền đạt nhu cầu với cấp trên

Việc đưa ra yêu cầu hoặc nhờ cấp trên giúp đỡ có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Nỗi sợ bị phản đối hoặc bị coi là kém năng lực là một số "rào cản" mà nhân viên có thể phải vượt qua.

Nhưng làm được như vậy có thể giúp bạn vừa hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, vừa làm việc hiệu quả hơn. Trong quá trình này, bạn cũng có thể học hỏi được điều gì đó từ cấp trên, chẳng hạn như kinh nghiệm hoặc kiến ​​thức quý báu có thể giúp ích cho sự nghiệp..

Cách thực hiện:

• Lên kế hoạch trước. Hãy suy nghĩ về những gì bạn cần bằng cách xác định vấn đề càng nhiều càng tốt, điều gì sẽ giúp bạn vượt qua nó và liệu bạn đã thử tất cả các giải pháp khả thi khác hay chưa.
• Chuẩn bị một danh sách các lựa chọn hoặc giải pháp. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và cho cấp trên thấy bạn đã cân nhắc vấn đề kỹ lưỡng trước khi nhờ giúp đỡ.
• Thời gian rất quan trọng. Hãy hỏi cấp trên khi nào họ rảnh để trò chuyện. Việc đến gặp khi họ quá bận rộn hay căng thẳng có thể cản trở cơ hội nhận được những gì bạn cần.
• Đi thẳng vào vấn đề. Cấp trên thường rất bận rộn, vì vậy hãy nói chuyện rõ ràng, cụ thể và trực tiếp với họ.

Cách phân công công việc với nhân viên hoặc thành viên trong nhóm

Phân công hiệu quả giúp người lãnh đạo có thêm thời gian để thực hiện các nhiệm vụ có giá trị cao hơn cho nhóm hoặc tổ chức. Nhóm của họ vẫn được gắn kết nhưng có nhiều quyền tự chủ hơn, điều này xây dựng niềm tin của tất cả mọi thành viên.

Theo chuyên gia lãnh đạo Jesse Sostrin, người đứng đầu tổ chức, phòng ban hya nhóm nên định hình suy nghĩ và ý tưởng của nhóm thay vì áp đặt chúng. Nếu không, họ có thể sẽ cảm thấy quá sức và bị "ngập" trong công việc.

Gợi ý cách phân công công việc hiệu quả:

• Bắt đầu bằng lý do. Giải thích những nguy cơ hiện tại, tại sao dự án lại quan trọng và độ phù hợp của nhóm. Điều này giúp mọi người cùng hướng tới một mục tiêu.
• Xác định kết quả mong muốn. Thiết lập phạm vi công việc, thời hạn và cách bạn sẽ đo lường sự thành công của nhiệm vụ.
• Bàn giao và xin phản hồi vào cuối dự án. Đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng khi cần thiết và ghi nhận những thành quả tốt khi bạn thấy chúng, nhưng cũng nên hỏi ý kiến ​​nhóm xem hướng dẫn của bạn đã rõ ràng chưa và liệu có điều gì bạn có thể làm để cải thiện việc phân công nhiệm vụ hay không.

Giải quyết bất đồng quan điểm dựa trên sự tôn trọng

Tôn trọng trong giao tiếp, ngay cả khi bất đồng quan điểm giúp cuộc trò chuyện tiến triển và, trong trường hợp tốt nhất, thậm chí có thể định hướng cuộc thảo luận theo hướng tích cực, thậm chí có giải pháp sáng tạo mới.

• Xác định một mục tiêu chung. Trong một cuộc thảo luận, rất có thể bạn sẽ bất đồng quan điểm về những gì bạn nghĩ là tốt nhất cho dự án hoặc nhóm với người khác. Việc nêu rõ mục tiêu này và kết nối ý kiến ​​của bạn với một mục đích chung cao hơn sẽ giúp người kia hiểu bạn rõ hơn.
• Cần xác nhận mọi ý kiến. Bất đồng quan điểm sẽ ít có khả năng biến thành tranh cãi nếu mỗi bên đều tôn trọng ý kiến ​​của người kia. Một cách để làm điều này là tránh đưa ra những phát biểu tuyệt đối, và hãy bắt đầu bằng việc thừa nhận quan điểm của người kia.
• Tránh ngôn ngữ phán xét. Những từ ngữ gay gắt (ví dụ: "thiển cận", "ngây thơ") có thể khiến đối phương tổn thương hoặc tức giận. Cố gắng tránh hoàn toàn các tính từ như thế, vì chúng có thể bị hiểu sai. Thay vào đó, hãy đặt ý kiến ​​của bạn vào bối cảnh thực tế, Joseph Grenny, đồng tác giả của Crucial Conversations, cho biết. Ví dụ, thay vì nói "điều này thiển cận", hãy nói "Tôi nghĩ điều này sẽ không có lợi cho chúng ta về lâu dài vì..."
• Duy trì tốc độ và âm lượng bình thường. Ngay cả khi bạn thấy mình trở nên tức giận hoặc hoảng loạn, điều quan trọng là phải giữ giọng điệu trung lập. Mọi người thường có xu hướng nói to hơn hoặc nhanh hơn khi cảm xúc dâng trào, và điều này có thể làm giảm giá trị thông điệp của bạn hoặc gây ra những tín hiệu lẫn lộn.
• Hãy lắng nghe. Nghe đơn giản nhưng thực sự khó khi bất đồng quan điểm. Thay vì chủ động lắng nghe lời giải thích của người khác, chúng ta chỉ chờ cơ hội để xen vào và phản hồi. Điều này có thể khiến tình huống trở nên căng thẳng và điều đó hoàn toàn không nên ở nơi công sở, nhất là khi làm việc nhóm vì một mục tiêu chung. Hãy cố gắng lắng nghe và cùng mọi người tìm ra giải pháp tốt nhất.