9 bí quyết “thu phục” đồng nghiệp

Môi trường làm việc lành mạnh nghĩa là không có bất cứ một rào cản nào trong giao tiếp. Tất cả mọi người đều thoải mái, thân thiện, chân thành trong góp ý và luôn có sự đồng cảm với nhau. Tuy nhiên, nếu văn phòng của bạn gồm các thành viên thuộc nhiều thế hệ bao gồm Baby Boomers (những người sinh ra trong giai đoạn năm 1946 – 1964), thế hệ X hay đa nghi và Millennail với cá tính khác biệt thì sự lành mạnh thật khó giữ.

Môi trường làm việc đa thế hệ không phải là hiện tượng mới. Tuy nhiên, sự chuyển đổi mạnh mẽ về quy tắc trong kinh doanh diễn ra trong khoảng 20 năm trước và cách chúng ta giao tiếp với nhau đã tạo ra một vài động lực thúc đẩy việc tăng cường sự kết nối giữa các thế hệ.

Trong khi một số chuyên gia cho rằng để hòa nhập được với những môi trường này, bạn buộc phải trở thành một "tech savvy" (người nghiện máy tính, công nghệ) thì nhiều nhân viên văn phòng đại diện cho thế hệ trẻ lại cho rằng quan tâm nhiều tới cách ăn mặc và thứ bậc trong giao tiếp là hai điều tiên quyết giúp họ vượt qua rào cản của các "bậc tiền bối".

Va chạm tại văn phòng là điều không thể tránh khỏi nhưng bạn có thể giảm bớt căng thẳng bằng cách hiểu rõ đặc trưng của từng thế hệ sẽ tác động tới góc nhìn và cách tiếp cận của mỗi người như thế nào. Dưới đây là 9 lời khuyên rất thú vị có thể sẽ giúp ích cho bạn.

1. Baby Boomers

Baby Boomers – những con người được sinh ra sau thế chiến II và lớn lên khi thời đại nói chung rất "tươi đẹp", biểu hiện đó là thư tay rất thịnh hành, email cũng được sử dụng phổ biến; nếu muốn mua bán hàng hóa, họ sẽ gặp mặt trực tiếp và điện thoại là cách nhanh nhất để giao tiếp. Nếu làm việc với những người này (đồng nghiệp hoặc cấp trên) thì đừng quên 3 tip sau đây:

Tôn trọng những kinh nghiệm của họ

Khi cung cấp thông tin hay đưa ra một yêu cầu nào đó đối với một người lớn tuổi hơn thì hãy nói rõ chức danh, đồng thời cân nhắc tới kinh nghiệm và vai trò của họ trong công ty. Hãy thể hiện cho họ biết sự kính trọng của bạn theo cách mà họ đang làm đối với các cấp trên của mình. Điều này có nghĩa, bạn nên thừa nhận sự thành thạo về chuyên môn và dành cho các "Baby Boomer" cơ hội thu nhận thông tin cũng như cân nhắc suy nghĩ của họ trước khi đưa ra các phản hồi về kết luận và quan điểm của bạn.

Chuẩn bị kỹ càng

Đồng nghiệp thuộc thế hệ này là những người nhiều năm làm việc mà không hề bị phân tán bởi các ứng dụng nhắn tin hay mạng xã hội (hãy cân nhắc tới thời điểm họ được ra đời). Các báo cáo và Emo phải mất một khoảng thời gian nhất định để nghiên cứu và hoàn thiện trước khi in ra và chuyển tới các phòng ban khác. Do vậy, "Baby Boomers" mong đợi bạn cũng dồn công sức để làm những điều đúng đắn trước khi gửi đi tài liệu, tổ chức cuộc họp hay thuyết trình. Và họ sẽ muốn bạn chuẩn bị kỹ lưỡng để trả lời những câu hỏi của họ với các bằng chứng, sự kiện và dữ liệu cụ thể.

Tôn trọng các ranh giới

Đối với "Baby Boomers", quy trình và mệnh lệnh là điều rất quan trọng; hiếm khi một Junior Account Executive (người có trách nhiệm phục vụ cũng như nhận những yêu cầu từ khách hàng trong một công ty quảng cáo, tuy nhiên, quyền hạn và trách nhiệm thấp hơn so với Senior – cấp cao) lại gặp trực tiếp phó chủ tịch để trình bày ý tưởng về sản phẩm mới. Do vậy, nếu "Boomer" đó là đồng nghiệp thì bạn có thể tương tác với họ một cách thoải mái. Trái lại, nếu "Boomer" là quản lý thì họ không thích ngồi cạnh bạn để cùng thảo luận về công việc, đồng thời, khi họ không háo hức gặp bạn sau giờ làm thì cũng đừng hẹn gặp họ một cách riêng tư. "Boomer" này có xu hướng thích kiểu kết nối truyền thống.

2. Thế hệ X

Thế hệ X (Generation X - Gen X) được sinh ra từ giữa những năm 1960 và 1970 – thời điểm mà tin tức về những vụ bê bối ở các tập đoàn tràn ngập trên các mặt báo, chính phụ sụp đổ và các bậc phụ huynh lựa chọn làm việc nhiều giờ liên tục khiến con cái của họ đa phần đều phải tự lập. Tuy nhiên, chính bối cảnh này cũng đã thúc đẩy cho các hoạt động cải tiến và tự trị đi kèm với thái độ hoài nghi về tình trạng hiện tại(status quo). Nếu làm việc cùng hoặc dưới sự quản lý của một "Gen X-er" thì tốt nhất bạn nên nhớ 3 điều sau:

Hiệu quả

"Gen X-er" là những người tận dụng email trong giao tiếp rất hiệu quả nhưng lại tỏ ra khó chịu với các giải pháp mang tính chất trực tiếp, nhanh gọn; các báo cáo được viết cẩu thả, không đến nơi đến chốn và quá màu mè hay những nội dung không cần thiết. Họ muốn sự hiệu quả và chính xác. Thế nên, đừng lo lắng nếu bạn phải tương tác với một "Gen X-er" có cái tôi quá lớn – đơn giản là hãy bám sát vào những thứ đang diễn ra, bỏ qua các công đoạn kém hiệu quả và hướng đến bước tiếp theo trong kế hoạch. Ngoài ra, cũng đừng yêu cầu quá nhiều cuộc họp hoặc cam kết về thời gian trừ khi chúng thực sự cần thiết.

Lời nói đi đôi với hành động

Dù được sinh ra trong thời điểm mà các chính phủ có nhiều biến động và niềm tin về bộ máy quản lý bị lung lay nhưng thế hệ X vẫn giữ sự tôn trọng của họ đối với hệ thống cấp bậc đã được thiết lập từ trước trong các tổ chức. Do vậy, họ xem xét hành vi của người khác dựa trên chức danh hay liệu rằng bạn tốt nghiệp từ trường đại học nào. Nếu thiết lập kỳ vọng về sự không chậm trễ, hãy luôn có mặt đúng giờ. Nếu muốn nhận được những feeback chân thành về một ý tưởng, hãy chấp nhận phản hồi của họ mà không có bất kỳ hành động thể hiện là bạn muốn phản pháo. Nếu nói rằng bạn sẽ hoàn thành báo cáo vào thứ 6 thì hãy hoàn thành nó vào thứ 6 hoặc chiều thứ 5 là tốt nhất.

Tôn trọng sự tự do của họ

"Gen X-er" rất nổi tiếng với tâm lý "nếu bạn muốn điều gì đó diễn ra theo đúng kế hoạch thì hãy tự làm". Thế nên, hãy trao cho thế hệ X một số vai trò nếu họ muốn tự quản và các dự án mà họ có thể làm việc độc lập. Đừng buộc "Gen X-er" phải làm việc theo nhóm hoặc thể hiện sự khó chịu vì mong muốn được "solo" của họ. Bạn sẽ thấy công việc đạt hiệu quả tốt nhất khi dành cho các nhân viên này không gian để thể hiện mình.

3. Thế hệ Y (Millennials)

Gen Y được sinh ra từ giữa những năm 1980 đến 1995 và cũng được gọi là Millennials. Gen Y bao gồm những người được biết đến như là "các cư dân của thời đại số", lớn lên trong sự bùng nổ của Internet, các thiết bị kỹ thuật số và hơn 250 kênh truyền hình cáp. Họ được dạy là phải coi trọng làm việc nhóm, các phản hồi liên tục và có xu hướng thể hiện lòng tự trọng ra ngoài. Nếu làm việc cùng hoặc dưới sự quản lý của một Gen Y thì hãy nhớ:

Cung cấp cho họ một bức tranh lớn hơn

Gen Y quen với một thế giới minh bạch – nơi mà câu trả lời cho các câu hỏi không bao giờ được nhiều hơn một vài cú nhấp chuột và không có gì có thể giữ bí mật trong thời gian dài. Cách mà bạn giao tiếp với một Millennial không quan trọng bằng việc bạn kết nối với họ mở như thế nào. Họ muốn biết thông tin hay yêu cầu của bạn dành cho họ liệu rằng có mang tính cá nhân, nó có tác động tới con đường phát triển sự nghiệp của họ và mức độ phù hợp của nó với viễn cảnh lớn hơn trong mục tiêu của tổ chức.

Dành cho họ những phản hồi thường xuyên

Cung cấp cho Gen Y những phản hồi thường xuyên và ngay lập tức là điều bạn cần nhớ. Hãy để cho họ biết một cách rõ ràng điều gì họ đang làm đúng, họ cần cải thiện ở đâu và bằng cách nào. Đừng sợ khi đưa ra lời khuyên và các mức độ phù hợp của sự huấn luyện. Tuy nhiên, hãy đặt mối quan hệ cá nhân ra khỏi công việc bằng cách đưa ra các phản hồi cụ thể cho từng nhiệm vụ, đồng thời phê bình trực tiếp vào những sai lầm của họ trong công việc chứ đừng lẫn lộn sang các chuyện cá nhân.

Kết nối

Dựa trên phương châm: "Không có đại từ "tôi" trong một nhóm làm việc", Millennial được đào tạo để tương tác và hòa nhập. Thế nên, hãy kết nối với họ! Mời các đồng nghiệp thế hệ Y ngồi vào bàn, lắng nghe cả những tin tốt và xấu, các ý tưởng cũng như giải pháp mà họ đưa ra. Đừng lo lắng về chức danh của họ hay của bạn trong công ty. Bởi lẽ, quá trình chia sẻ ý kiến và tương tác sẽ tạo ra hưng phấn cho những nhân viên trẻ này - những người có tinh thần cầu thị rất cao và luôn muốn trở thành một thành viên của nhóm chiến thắng.