Cách sử dụng công cụ máy in tích hợp của trình duyệt web để lưu email dưới dạng file PDF

Nếu bạn muốn lưu một hoặc nhiều email bất kỳ làm tài liệu lưu trữ hoặc để sử dụng ngoại tuyến, mọi trình duyệt hiện đại ngày nay đều có thể giúp bạn dễ dàng "in" một email thành tệp PDF chỉ với một vài thao tác thiết lập đơn giản.

Cách lưu email dưới dạng PDF trên Windows

Gần như tất cả các trình duyệt web phổ biến hiện nay đều sở hữu công cụ hỗ trợ in ấn tích hợp. Bạn có thể sử dụng Chrome, Edge hoặc Firefox để in email của mình sang dạng PDF.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ lấy Chrome làm ví dụ minh họa. Trước tiên, hãy khởi chạy Chrome trên PC Windows của bạn . Sau đó, bạn truy cập Gmail và đăng nhập vào tài khoản Google như bình thường.

Tiếp theo, mở email mà bạn muốn lưu dưới dạng PDF. Trong cửa sổ tương tác với email, bạn nhấp vào menu ba chấm ở góc trên cùng bên phải màn hình và chọn “Print” (In).

Trong cửa sổ “Print”, nhấp vào menu thả xuống bên cạnh mục “Destination” (Máy in đích) và chọn “Save as PDF” (Lưu dưới dạng PDF). Nếu cần, bạn có thể định cấu hình các tùy chọn khác như bố cục và lề của file.

Khi đã hoàn tất, bạn nhấp vào “Save” (Lưu) để bắt đầu quy trình tạo tệp PDF.

Sau vài giây, hộp thoại lưu tài liệu sẽ hiện ra. Trong cửa sổ này, bạn đặt tên cho tệp PDF và chọn một thư mục đích để lưu, sau đó nhấn vào "Save".

Bây giờ, email đã được lưu dưới dạng tệp PDF trong thư mục mà bạn vừa chỉ định. Bạn hầu như có thể “in” bao nhiêu email tùy thích theo cách này.

Cách lưu email dưới dạng PDF trên Mac

Giống như Windows, bạn cũng có thể sử dụng công cụ in PDF tích hợp trong trình duyệt để lưu email dưới dạng tệp PDF trên máy Mac của mình.

Để bắt đầu, hãy mở trang Gmail trong trình duyệt web yêu thích của bạn và đăng nhập vào tài khoản như bình thường.

Tiếp theo, mở email mà bạn muốn lưu dưới dạng file PDF. Trong cửa sổ xem email, bạn nhấp vào menu ba chấm ở góc trên cùng bên phải và chọn “Print”.

(Mẹo: Nếu bạn nhấp vào “In” và thấy thông báo trình chặn cửa sổ bật lên trong Firefox, hãy nhấp vào tab “Preferences” ở góc trên bên trái cửa sổ Gmail và chọn “Allow pop-ups for mail.google.com”. Sau đó nhấp vào “Print” một lần nữa).

Trên cửa sổ in, trong mục “Destination”, bạn chọn “Save as PDF”. Bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn cài đặt khác mà mình muốn áp dụng trên tài liệu đích. Sau đó nhấp vào “Save”.

Trong trường hợp bạn sử dụng Safari, hãy nhấp vào menu thả xuống có nội dung “PDF” ở cuối cửa sổ in và chọn “Save as PDF”.

Trên cửa sổ lưu tài liệu xuất hiện trên màn hình, hãy nhập tên tệp PDF trường văn bản ở trên cùng. Sau đó, chọn một thư mục đích để lưu tệp và nhấp vào “Save”. (Cửa sổ lưu tài liệu trong Safari sẽ trông hơi khác so với hình bên dưới, nhưng các tùy chọn có sẵn về cơ bản đều giống nhau).