MS Access 2003 - Chương 10: Sử dụng các công cụ thêm

Trong các phương pháp quản lý, Access hơn ở chỗ chỉ là cách quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản . Một trong những chứng minh lớn nhất là sử dụng các thêm các công cụ mà Microsoft chọn cùng với Access. Những công cụ này không thật sự cần thiết liên quan đến việc tạo dữ liệu đơn giản hơn để sử dụng, nhưng làm cho dữ liệu đơn giản hơn để tạo Database. Do vậy, những công cụ này có thể được xem như là sự trợ giúp để cải thiện tính hợp lệ của dữ liệu bằng cách làm cho nó chính xác hơn khi chưa sử dụng các công cụ.

Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những nội dung sau:

• Làm cách nào để sử dụng chương trình kiểm lỗi chính tả được cài sẵn của Access.

• Làm thế nào để tính năng AutoCorrect có thể thực hiện nhập dữ liệu nhanh hơn.

• Tại sao phân tích một bảng có thể dẫn tới kết quả là sự hiệu quả của cơ sở dữ liệu.

• Cách sử dụng công cụ Performance Analyzer như thế nào.

Sử dụng chương trình kiếm lỗi chính tả

Dù Access có thể được xem như một chương trình riêng lẻ, nhưng thực tế nó là một phần của bộ sản phẩm Office 2000. Nó chia sẻ một số công cụ phổ biến với các sản phẩm Office phổ biến khác. Một trong những công cụ này là công cụ kiểm lỗi chính tả, nó cho phép bạn kiểm tra chính tả các từ trong cơ sở dữ liệu.

Chương trình kiểm tra lỗi chính tả được sử dụng trong Microsoft Office (do đó có trong Access) không chỉ cho phép bạn kiểm tra chính tả trong một bảng, mà còn cho phép kiểm tra chính tả bất kỳ đối tượng cơ sở dữ liệu nào dựa trên một bảng. Do vậy, bạn có thể kiểm tra chính tả của một bảng, truy vấn, bảng ảo hay biểu mẫu.

Hai phần tiếp theo sẽ miêu tả cách sử dụng công cụ này.

Kiểm lỗi chính tả cho dữ liệu.

Trước khi có thể kiểm tra chính tả cho dữ liệu, đầu tiên bạn phải chọn đối tượng cơ sở dữ liệu muốn kiểm tra. Ví dụ, nếu bạn muốn kiểm tra chính tả dữ liệu trong một bảng cụ thể, bạn phải chọn bảng đó. Bạn có thể chọn đối tượng tại cửa sổ Database hoặc mở đối tượng trước khi bắt đầu chương trình kiểm tra lỗi chính tả.

Nếu bạn chỉ muốn kiểm tra chính tả một phần dữ liệu cụ thể, bạn cũng có thể chọn các dòng hoặc cột trước khi bắt đầu chương trình kiểm tra. Điều này rõ ràng là tốt hơn khi xem bảng hay truy vấn ở chế độ Datasheet.

Có 3 cách để bắt đầu sử dụng chương trình kiểm tra lỗi chính tả mà bạn có thể tham khảo sau đây:

• Chọn Spelling từ thực đơn Tools.

• Kích chuột vào công cụ Spelling trên thanh công cụ.

• Nhấn phím F7.

Bất kể bạn chọn cách thức nào, Access bắt đầu so sánh nội dung dữ liệu trong đối tượng cơ sở dữ liệu với danh sách các từ đã xây dựng trước đó. Nếu Access tìm ra một lỗi, nó sẽ đánh dấu từ đó trong chế độ Datasheet hay Form, hiển thị hộp thoại Spelling và đợi bạn trả lời. Hình 1 hiển thị ví dụ khi bạn bắt đầu kiểm tra chính tả bảng My Friends.

Hình 1:Các tính năng của công cụ kiểm tra lỗi chính tả.

Hộp thoại Spelling cho bạn thấy từ mà Access nghi ngờ là lỗi, cùng với bất kỳ gợi ý để thay đổi. Các nút trong hộp thoại cung cấp một số cách khác nhau để bạn tiếp tục:

• Ignore Field: Sử dụng nút này để Access tiếp tục kiểm tra lỗi chính tả nhưng bỏ qua mọi dữ liệu trong phạm vi được chú ý.

• Ignore: Sử dụng nút này để bỏ qua sự thay đổi được gợi ý. Access sẽ chuyển sang từ không đúng tiếp theo.

• Ignore All: Sử dụng nút này đề bỏ qua đề nghị thay đổi. Access chuyển sang từ không đúng tiếp theo, nhưng bỏ qua mọi sự cố khác của từ đã đánh dấu.

• Change: Sử dụng nút này nếu bạn muốn thay đổi từ được đánh dấu từ những gợi ý được chọn. Access thực hiện thay đổi và chuyển sang các từ không đúng tiếp theo.

• Change All: Sử dụng nút này nếu bạn muốn thay đổi tất cả những biến cố của từ được đánh dấu theo gợi ý được chọn. Access thực hiện thay đổi và chuyển sang từ không đúng tiếp theo.

• Add: Sử dụng nút này để thêm từ được đánh dấu vào từ điển. Tùy chọn này được thảo luận chi tiết hơn trong phần tiếp theo.

• Suggest: Sử dụng nút này để Access tiếp tục gợi ý thêm các từ mà có thể được sử dụng để sửa lỗi chính tả.

Hầu hết bạn thường chọn một trong những sự gợi ý cho sẵn và sau đó kích chuột vào nút Change hoặc đơn giản là kích vào nút Ignore. Nút Ignore All là nút cũng được sử dụng phổ biến; nó thường rất phổ biến với các tên, những từ được đánh dấu là sai lỗi chính tả. Sau khi kích chuột vào một nút, Access tiếp tục tìm kiếm những từ sai. Nếu bất kỳ từ sai nào được tìm thấy, bạn sẽ nhận được cơ hội để thực hiện thay đổi.

Thêm các từ tùy thích

Những cơ hội mà cá nhân bạn sử dụng Access sẽ có một chút khác biệt hơn về cách thức mà những người khác sử dụng chương trình. Điều này không thể hơn khi sử dụng chương tình kiểm tra lỗi chính tả. Bạn có thể sử dụng các từ trong dữ liệu mà duy nhất để thực hiện hoặc khoanh tròn. Thật may là Access cung cấp một phương pháp đơn giản mà bạn có thể dùng để xây dựng từ điển cho các từ tùy thích của chính bạn.

Hãy quay trở lại hộp thoại Speling trong hình 1. Chú ý rằng có một nút Add trong hộp thoại. Nếu bạn kích chuột vào nút này khi Access đang gợi ý một sự sửa chữa lỗi, từ mà Access phát hiện sai được thêm vào từ điển của bạn. Bạn sẽ không phải nhắc lại nếu từ đó không đúng.

Đó là ý kiến hay để thêm các từ vào từ điển khi cần thiết. Bằng cách này, bạn có thể tác động tới Access để tìm từ viết phù hợp với nhu cầu của bạn mà không cần phải bỏ qua mọi lỗi mà Access đã tìm ra.