“Mail Merge” trong CorelDRAW

Khi làm việc với một thiết kế cụ thể, đôi khi bạn có nhu cầu in ra thành phẩm chung một thiết kế nhưng có nhiều nội dung khác nhau. Thẻ nhân viên, thư mời, danh thiếp, thẻ khuyến mãi,… là những ví dụ cụ thể trong trường hợp này.

Rất nhiều bạn thắc mắc về cách thức giải quyết vấn đề trong CorelDRAW, không biết nó có thể làm được việc này như chức năng Mail Merge của Word không? Hướng dẫn sau sẽ giải tỏa thắc mắc của bạn.

Hướng dẫn này minh họa trên CorelDRAW X5, nhưng bạn vẫn có thể áp dụng trên phiên bản X3 trở về sau.

CHUẨN BỊ:

- Trước hết bạn hãy tạo một thiết kế mẫu chứa nội dung chung và thành phần sẽ thay đổi. Minh họa ở đây là một dạng thẻ nhân viên:

- Chuẩn bị dữ liệu theo mẫu sau bằng cách sử dụng bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào (minh họa dùng chương trình Notepad):

Dòng đầu tiên khai báo số lượng mục sẽ thay đổi, dòng thứ hai là tên các mục, các dòng tiếp theo là dữ liệu tương ứng.

THAO TÁC:

- Mở mẫu thiết kế đã tạo > vào menu File > Print Merge > Create/Load Merge Fields.

- Đánh dấu chọn mục Import text from a file or an ODBC data source > nhấn Next.

- Chọn nơi chứa tập tin danhsach.txt > nhấn Next. Tại bước này, bạn có thể bổ sung thêm các field nếu muốn > nhấn Next.

- Kiểm tra dữ liệu, sửa đổi và nhập thêm (nếu cần thiết) > nhấn Next.

- Nhấn Finish để hoàn tất bước đưa dữ liệu vào chương trình. Lúc này, sẽ xuất hiện thanh Print Merge > chọn từng mục trong ô Field của thanh công cụ này > rồi nhấn nút Insert > lập tức các mục sẽ xuất hiện trong trang thiết kế.

- Bây giờ bạn hãy sắp xếp lại ví trí, đồng thời định dạng các field này như mong muốn.

- Đến bước này, bạn nên lưu lại file thiết kế để sử dụng về sau. Lưu ý: mặc dù nội dung thiết kế đã được lưu, nhưng khi in, bạn phải thực hiện lại các bước trên để kết nối dữ liệu với tập tin danhsach.txt.

- Vào menu File > Print Merge > Perform Merge (hoặc nhấn nút Print trên thanh công cụ Print Merge) > nhấn tiếp Print Preview, lúc này bạn sẽ được các Record, mỗi Record là một thiết kế với những nội dung được lấy từ tập tin danhsach.txt.

- Nếu bạn vào menu File > Print Merge > chọn lệnh Merge to New Document thì CorelDRAW chứa nội dung thành phẩm vào từng trang tập tin mới (thay vì từng Record như trên).

IN THÀNH PHẨM:

Nếu bạn để chế độ in mặc định thì sẽ có nhiều phần giấy thừa. Chúng ta nên dàn trang lại để tận dụng những phần thừa ấy. Thao tác như sau:

- Định lại kích thước trang in lớn hơn kích thước của thẻ một chút để tạo khoảng cách giữa các thẻ khi in.

- Vào menu File > Print Merge > Perform Merge > chọn Print Preview.

- Nhấn chọn Imposition Layout Tool (cho phép tùy dàn trang in) > chọn tiếp Template/Document Preview (hiển thị nội dung thiết kế) > xác định số cột và dòng trong một trang in > vào Print Option (Alt+O) thiết lập trang dọc (Portrait).

- Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhấn nút Print để in thành phẩm > rồi cắt rời các thẻ ra và đặt vào dây đeo bảng tên. Thế là xong!

THÊM MÃ SỐ NHÂN VIÊN:

Như vậy chúng ta đã hoành thành sản phẩm. Đột xuất, bạn lại nhận được yêu cầu cho thêm mã số nhân viên vào các mẫu thiết kế. Chẳng lẽ… phải làm lại từ đầu?

Đừng lo lắng! CorelDRAW cho phép bạn bổ sung thêm các field trong quá trình thiết kế.

- Nhấn nút Edit Field trên thanh công cụ Print Merge (hoặc vào menu File > Print Merge > Edit Merge Field…).

- Cửa sổ Print Merge Wizard xuất hiện > bạn hãy nhập nội dung muốn thêm (ở đây là maNV) vào ô Numeric Field > rồi nhấn nút Add bên cạnh > thiết lập định dạng hiển thị trong Numeric Format (ở đây tác giả chọn 00X) > thiết lập giá trị bắt đầu trong Starting Value.