Cách xây dựng và chia sẻ cơ sở dữ liệu trên web

Quản trị mạng - Nếu bạn là một phần của doanh nghiệp thì sớm hay muộn bạn cũng muốn có được khả năng cộng tác với đồng nghiệp hoặc khách hàng của mình. Trước đây, cách đơn giản nhất để chia sẻ một cơ sở dữ liệu nhỏ là tạo một trang bảng tính và email nó đến các đồng nghiệp của bạn. Tuy nhiên đó không phải là phương pháp tốt nhất nhưng vẫn có một vài lý do cho sự tồn tại đó:

Trước hết, cơ sở dữ liệu vẫn khá khó khăn để mọi người có thể hiểu được về chúng, trong khi đó các trang bảng tính lại mang tính hiển nhiên hơn. Một trang bảng tính thường chỉ có một màn hình, chính vì vậy rất dễ chỉ ra sự logic của nó và hệ thống các hàng và các cột cũng dễ dàng hơn một cơ sở dữ liệu liên hệ điển hình có một loạt các bảng. Trong khi đó lại có rất nhiều người – đặc biệt trong số đó có rất nhiều người không được đào tạo CNTT một cách chuyên nghiệp – cần đến nó.

Thứ hai, các công cụ cộng tác cơ sở dữ liệu rất khó trong việc học và sử dụng. Hãy nhìn vào số lượng người vẫn sử dụng Lotus Notes cho email và thực sự con số này không nhiều. Hầu hết trong số họ đều cảm thấy thoải mái với email và sử dụng nó như một hệ thống truyền tải miễn phí. Tuy nhiên cho tới ngày nay, khi người thứ ba sẽ làm việc trên cùng một trang bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu thì bắt đầu có những thay đổi xung đột.

Thứ ba, việc xây dựng các ứng dụng cộng tác đích thực yêu cầu một số kỹ năng và sự hiểu biết về kiểu dữ liệu gì cần được chia sẻ và cách chúng chia sẻ như thế nào. Có bao nhiêu người sẽ bổ sung hay thay đổi các bản ghi đối với cơ sở dữ liệu? Có bao nhiêu người muốn thực hiện các truy vấn và các báo cáo? Và liệu bạn có muốn ngăn chặn sự xung đột trong các lần cập nhật?

Vậy, đâu là sự lựa chọn của bạn, liệu bạn có muốn email một trang bảng tính không? Có hai phương pháp cơ bản. Đầu tiên đó là sử dụng các chương trình cơ sở dữ liệu tương thích Internet. Alpha Five có một số công cụ web và phiên bản chuẩn của nó được bán với giá 200$, hoặc bạn có thể mua phiên bản Filemaker Server với giá 1000$. Cả hai phiên bản này đều dễ dàng trong cài đặt và sử dụng trên Internet.

Với cả hai sản phẩm này, bạn cần phải sử dụng các máy Windows hoặc Mac được cấu hình tại nhà cung cấp Internet hoặc có một số khác kết nối với máy mà bạn đang chạy cơ sở dữ liệu trên Internet. (PointInSpace là một nhà cung cấp có cung cấp Filemaker Pro hosting với giá 40$ mỗi tháng cho mỗi tài khoản và ZebraHost cung cấp Alpha Five hosting với giá 30$ mỗi tháng. Đây là một liên kết chứa một loạt các hướng dẫn bằng video về cách thực hiện với Alpha Five). Bạn cũng cần phải nghiên cứu cả về ngôn ngữ lập trình và chấp nhận cách chúng tạo các báo cáo. Phương pháp này có một ưu điểm là bạn đang chạy một chương trình cơ sở dữ liệu thực và có được khả năng linh hoạt nhất. Tuy nhiên nó có giá thành chi phí khá cao dưới dạng các kỹ năng. Đây là một ví dụ về một trong những cửa sổ để thể hiện cho bạn về kiểu lập trình mà bạn cần hiểu về Alpha Five:

Nếu các kỹ năng được yêu cầu trên cả hai sản phẩm đều làm bạn nản chí thì bạn có thể sử dụng phương pháp thứ hai, phương pháp sử dụng một trong các công ty dịch vụ web để chia sẻ các trang bảng tính và dữ liệu bảng biểu. Google Docs cũng cho phép đồng cộng tác trên mức file, nhưng những gì chúng ta thực sự muốn lại phức tạp hơn đôi chút và có thể nhận diện các bản ghi riêng lẻ. Có ít nhất bốn dịch vụ mà chúng tôi phát hiện thấy có thể thực hiện điều đó:

• TrackVia, 10$ một tháng cho một người dùng
• DabbleDB, 8$ một tháng cho một người dùng
• QuickBase của Intuit 250$ một tháng cho một người dùng
• Blist.com, 10$ một tháng cho một người dùng cộng với 30$ trên tháng cho một tài quản trị

Với các dịch vụ này, bạn có thể tạo một tài khoản và upload trang bảng tính của mình một cách nhanh chóng. Bạn có thể dễ dàng phân loại bất cứ cột nào bằng cách kích chuột vào các biểu tượng mũi tên. Có thể tìm nhanh chóng các bản ghi sao, tạo mẫu email và các biểu mẫu cho Website, tất cả chỉ với một vài kích chuột.

Các báo cáo chỉ là những vấn đề đơn giản, ngoài ra chúng còn rất nhiều điều thú vị khác, ví dụ như có thể được phân phối thông qua email để đến được các đồng nghiệp của bạn theo một kế hoạch nào đó. Việc bổ sung thêm các đồng nghiệp khác với các đặc quyền riêng biệt cũng tỏ ra rất đơn giản và trong khoảng 30 phút bạn có thể thiết lập một dự án và làm việc với nhóm của mình. Bạn không cần phải là một lập trình viên cũng có thể thực hiện được các công việc vì tính đơn giản của nó. Bên cạnh đó bạn cũng không cần phải trả cho phí hosting (thứ vẫn kèm theo như một phần của dịch vụ) và tất cả những gì bạn cần là trình duyệt web để truy cập vào dữ liệu của bạn.

Tất cả bốn dịch vụ trên đều cho phép bạn bắt đầu với các tài khoản miễn phí để dùng thử. Trong trường hợp của TrackVia, bạn có 14 ngày trước khi phải cung cấp cho họ thẻ tín dụng, tuy nhiên trong trường hợp dabbleDB bạn lại có thể sư dụng tài khoản miễn phí vĩnh viễn nhưng dữ liệu của bạn sẽ bị đặt ở chế độ public. Với blist, bạn có thể sử dụng tài khoản khách hàng hoặc tài khoản miễn phí vĩnh viễn, tuy nhiên nó hạn chế cho bạn với lượng cơ sở dữ liệu phải nhỏ hơn 100MB. QuickBase cung cấp cho bạn 30 ngày dùng thử và có khả năng chia sẻ lên đến 10 người.

Mỗi một trong bốn dịch vụ này đều có những điểm khác nhau về cách chúng import dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, kiểu báo cáo của nó và số lượng cơ sở dữ liệu và không gian lưu trữ được cấp cho mỗi tài khoản. Đó chính là lý do tại sao bạn nên thử mỗi một dịch vụ và tìm ra được dịch nào phù hợp nhất đối với công việc của mình.

Chúng ta hãy xem xét đôi chút về cách import dữ liệu trong TrackVia với tư cách một ví dụ. Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu, bạn sẽ thấy có ba lựa chọn như những gì thể hiện trong hình bên dưới:

Bạn có thể upload một trang bảng tính và nếu thực hiện một kích chuột vài liên kết "see tips", bạn sẽ thấy một danh sách các mẹo và các hướng dẫn về cách thực hiện. Nếu bạn có một cơ sở dữ liệu ở định dạng file CSV, khi đó bạn phải import nó vào Excel trước khi đưa dữ liệu đến TrackVia. Một số các dịch vụ khác cũng cho phép bạn import các file CSV một cách trực tiếp, hoặc cắt và dán dữ liệu từ desktop của bạn hoặc một Website. Bạn cũng có thể chọn bắt đầu một mẫu cơ sở dữ liệu mà TrackVia cung cấp rất nhiều mẫu như vậy.

TrackVia cũng có một tùy chọn khá thú vị để kiểm tra một hòm thư sẽ dùng để lưu các bản ghi cơ sở dữ liệu mới và post các thông tin một cách tự động. Nếu bạn vào công cụ Email Collecting, bạn sẽ thấy một loạt màn hình gồm có trong đó màn hình bên dưới để bạn có thể sư dụng nhằm thiết lập tính năng này. Có thể tạo các bản ghi mới hoặc nâng cấp các bản ghi đang tồn tại.

Chúc bạn tìm ra được phương án tối ưu cho việc chia sẻ dữ liệu của mình!