10 công cụ hay của Microsoft Word

QuanTriMang - Microsoft Word là trình soạn thảo văn bản phổ biến hàng đầu hiện nay. Nó có mặt ở khắp mọi nơi, từ văn phòng, các trường học cho tới nhà riêng. Trừ phi đã trải qua một khóa huấn luyện sử dụng Word, nếu không chắc hẳn bạn sẽ chỉ biết và sử dụng một lượng rất nhỏ khả năng của nó. Điều này thực sự đáng tiếc bởi bạn đã “lãng phí” những tính năng tuyệt vời của trình soạn thảo văn bản này.

Hầu hết mọi người chỉ sử dụng trung bình khoảng 10% tính năng của Word

Người ta tin rằng hầu hết mọi người chỉ thường sử dụng khoảng 10% số tính năng của Microsoft Word. Một trong số những lý do là có nhiều tính năng hay lại bị “chôn vùi” qua rất nhiều menu và thanh công cụ. Ngay cả khi bạn khám phá ra tính năng ẩn nào đó, cũng khó để sử dụng nó thường xuyên. Tuy nhiên, bài viết này sẽ giúp giải quyết vấn đề.

Chúng tôi sẽ tiết lộ cho bạn đọc 10 công cụ trong Word 2003, 2007 và 2010 mà mọi người có thể “hưởng lợi”. Một số sẽ giúp tạo dữ liệu có giao diện trông đẹp hơn trong khi số khác lại giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện những tác vụ lặp đi lặp lại.

Khi được trang bị kiến thức này, bạn sẽ tốn ít thời gian hơn mỗi khi sử dụng phần mềm và có nhiều thời gian để tạo dữ liệu tuyệt vời.

1. Tiết kiệm thời gian với template

Template là loại dữ liệu đặc biệt có thể lưu thông tin cấu trúc và định dạng đối với những dữ liệu hay dùng, ví như thư và phong bao. Bên cạnh đó, Word còn cung cấp cho người dùng rất nhiều lựa chọn về template.

Để sử dụng tính năng này trong Word 2003, kích File → New và kích vào đường link “On my computer” ở bảng bên tay phải. Chọn một thẻ, chọn template và kích Create New và nhớ tích vào lựa chọn Document radio.

Trong Word 2007, kích vào nút Office → New và chọn Installed Templates từ danh sách. Trong Word 2010, kích File → New → Sample Templates. Chọn một template và kích vào nút Create.

Một số template có chứa hướng dẫn, nhưng nó thường đơn giản giản giống như thay thế văn bản, sau đó giống như lưu dữ liệu như bình thường. Để lưu bất kì dữ liệu nào thành template, nhấn F12 và chọn Word Template từ menu drop-down File type.

2. Hiển thị cùng lúc 2 phần của một dữ liệu

Khi làm việc với những dữ liệu dài, sẽ rất khó khăn và bất tiện khi phải cuộn lên cuộn xuống giữa những mục khác nhau. Word có một tính năng mà ít người biết đến, có thể chia một bản dữ liệu thành 2 cửa sổ riêng biệt để người dùng xem cùng lúc 2 phần.

Trong Word 2003, kích vào Window → Split. Trong Word 2007/2010, kích View → Split. Chuyển con trỏ chuột vào nơi muốn chia rồi kích trái chuột. Từng phần của văn bản đều có thể cuộn và phóng to/thu nhỏ độc lập với nhau.

Để thay đổi vị trí chia, kích vào dòng chia cách giữa 2 bản và kéo nó sang vị trí mới. Để gỡ bỏ chia, người dùng có thể kéo thanh chia cắt xuống phia cuối của cửa sổ hoặc lặp lại các hành động đã thực hiện với menu bên trên rồi chọn Remove Split.

3. Tạo thư cho nhiều người nhận

Gửi một dữ liệu cho nhiều người nhận trở nên dễ dàng hơn nhiều với wizard Mail Merge trong Word. Trong Word 2003, kích Tools → Letters and Mailings → Mail Merge. Trong Word 2007/2010, kích vào thẻ Mailings rồi kích vào nút Start Mail Merge. Chọn Step by Step Mail Merge Wizard để khởi động wizard.

Ở tất cả các trường hợp, bảng wizard sẽ xuất hiện ở bên phải dữ liệu. Bạn có thể dừng nó bằng cách kích vào nút X ở góc bên phải của bảng. Word có thể sử dụng sổ địa chỉ của Outlook. Mail merge cũng có khả năng tạo email, phong bao và các nhãn. Hoặc, đơn giản hơn là chỉ tạo danh sách các địa chỉ để in ra (wizard sẽ gọi chúng là một sổ địa chỉ).

4. So sánh 2 dữ liệu song song

Word có một tính năng rất thông minh để người dùng so sánh các dữ liệu bằng cách đặt chúng cạnh nhau ngay trên màn hình. Trong Word 2003, mở dữ liệu, kích vào Window và chọn Compare Side by Side với dữ liệu còn lại. Nếu có hơn 2 dữ liệu đang mở, một hộp thoại sẽ xuất hiện để hỏi người dùng muốn so sánh với dữ liệu nào.

2 dữ liệu cần so sánh sẽ mở rộng ra để mỗi dữ liệu chiếm một nửa màn hình. Khi người dùng cuộn chuột xuống ở dữ liệu này, bên dữ liệu kia cũng sẽ có tác động tương tự. (kích vào icon ở góc cuối cùng bên trái trong thanh công cụ Compare Side by Side để disable nó).

Trong Word 2007/2010, kích View → View Side by Side. Sẽ không có thanh công cụ nào khác xuất hiện nhưng bạn có thể tắt khả năng cuộn song song bằng cách kích vào View → Synchronous Scrolling.

Để tắt tính năng hiển thị dữ liệu song song nhau, trong Word 2003, kích Windows → Close Side by Side. Trong Word 2007/2010, kích View → View Side by Side.

5. Dịch dữ liệu và sử dụng các công cụ khác

Bảng Research của Word giúp người dùng có thể truy cập liên tục vào từ điển, từ đồng nghĩa, dịch và thậm chí là tìm kiếm trực tuyến. Để mở bảng Research, di chuyển chuột vào bất kì từ nào (hoặc highlight một cụm từ) giữ phím Alt và kích trái chuột. Một bảng sẽ được mở ở bên phải dữ liệu, hiển thị kết quả tìm kiếm từ tất cả các dịch vụ tham khảo sẵn có.

Thuật ngữ tìm kiếm được gõ trong hộp thoại “Search for” và dịch vụ này có thể chọn từ hộp thoại dạng drop-down ở phía dưới. Từ điển, từ đồng nghĩa và dịch là miễn phí. Tuy nhiên, ngoài Bing, các trang Research được liệt kê trong đó sẽ yêu cầu một khoản phí nhỏ mới xem được toàn bộ kết quả tìm kiếm.

Chọn Translation từ danh sách và kích vào icon hình mũi tên màu xanh (ở phía dưới “Translate the whole document” để dịch toàn bộ dữ liệu miễn phí bằng cách sử dụng Microsoft Translator, một dịch vụ trực tuyến.

Để gỡ bỏ các dịch vụ khỏi danh sách, kích vào lựa chọn Research ở phía cuối của bảng rồi kích vào để gỡ bỏ dấu tích từ những gì mình không muốn.

6. Mở dữ liệu Word 2007/2010 trong Word 2003

Một trong những thay đổi lớn nhất trong Word 2007 là sự ra đời của định dạng file .docx. Định dạng này không thể mở trong phiên bản cũ hơn của Word. Tuy nhiên, người dùng Word 2003 có thể cài đặt gói Microsoft Office Compatibility Pack để mở và lưu dữ liệu đã được lưu ở định dạng mới nhất.

Ngoài việc cho phép mở dữ liệu dạng .docx, sau khi cài đặt gói này, sẽ có một lựa chọn mới “Word 2007 Document” xuất hiện trong hộp thoại Save as type khi bạn lưu dữ liệu. Người dùng Word 2007/2010 có thể lưu các file trong định dạng .doc bằng cách sử dụng lệnh Save As.

Để biến định dạng này là mặc định, kích vào File → Options (hoặc nút Office → Word Options trong Word 2007) rồi chọn Save. Chọn “Word 97-2003 Document (*.doc)” từ menu “Save files in this format”.

7. Tự động hóa các tác vụ với macro

Sử dụng macro để ghi lại những lần nhấn phím và sử dụng lại ở bất kì lúc nào, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Trong ví dụ, chúng ta sẽ tạo một macro đơn giản có 6 hàng, 7 cột bằng cách sử dụng phím tắt Alt và T.

Trong Word 2007/2010, kích vào thẻ View rồi kích vào mũi tên đi xuống ở dưới icon Macro phía bên phải và chọn Record Macro. Trong Word 2003, kích Tools → Macros → Record New Macro. Điền tên vào hộp thoại Macro Name. Kích Keyboard, nhấn cùng lúc Alt và T, sau đó kích tiếp Assign → Close.

Trong Word 2007/2010, kích Insert → Table → Insert Table sau đó điền 7 cho số cột và 6 cho số hàng rồi chọn OK. Kích View → mũi tên phía dưới Macros và chọn Stop Recording. Trong Word 2003, kích Tables → Insert → Table. Sau đó, nhập số dòng và số cột và dòng rồi nhấn OK. Tiếp đến, kích Tools → Macro và Stop recording.

Macro có thể chạy bất kì lúc nào bằng cách nhấn phím Alt + T – một bảng sẽ xuất hiện ở vị trí con trỏ chỉ vào. Macro sẽ ghi lại tất cả các lần nhấn phím và chọn menu nhưng không có khả năng ghi lại di chuyển của con trỏ. Để xóa hoặc đổi tên macro: Trong Word 2007/2010 kích vào View → Macros; trong Word 2003, kích vào Tools → Macro → Macros.

8. Khám phá Building Blocks

Building Blocks là một tập hợp các vật thể đã được tạo sẵn trong Word 2007 và 2010. Người dùng có thể sử dụng chúng trong khi tạo dữ liệu. Chúng bao gồm các kiểu số trang, text box, headers and footers và cấu trúc trang.

Chúng sẽ giúp dữ liệu của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Để sử dụng, kích Insert → Quick Parts → Building Blocks Organizer. Danh sách các mục tin đã được chia theo danh mục và kích vào tên mỗi mục tin sẽ hiển thị một bản preview ở bảng bên phải. Một miêu tả ngắn sẽ xuất hiện ở phía dưới. Để insert một mục tin vào dữ liệu, kích Insert.

Một số mục tin như số trang cũng sẽ tự động tạo header hoặc/và footer, vậy nên chúng sẽ xuất hiện ở mỗi trang. Đối với text box, chỉ cần ghi những chữ mình muốn đè lên chữ mẫu là được.

9. Cải thiện dữ liệu với các kiểu mẫu

Tạo một cấu trúc đẹp rất tốn thời gian bởi sẽ rất khó khăn để lấy tất cả các font và màu chữ phù hợp. Word sẽ giúp việc này dễ dàng hơn với rất nhiều theme dữ liệu có chứa kiểu chữ, loại danh sách, màu sắc và nhiều thứ khác để giúp cho dữ liệu có được giao diện chuyên nghiệp hơn.

Trong Word 2003, kích Format → Themes và chọn một theme nào đó để xem thử. Bỏ dấu tích ở hộp thoại “Background image” để bỏ ảnh nền và tích vào “Vivid colours” để có thêm màu. Kích OK để sử dụng theme đó. Kích Format → Styles and Formatting để xem những kiểu chữ hiện có – kích vào một trong số chúng để sử dụng.

Trong Word 2007/2010, kích vào Page Layout → Themes và chọn một trong số các theme đã tích hợp sẵn. Theme thay đổi kiểu cách và màu sắc trong mục Styles của thẻ Home cũng như đổi cho màu chữ, dòng và đường viền đang có. Để đặt lại theo mặc định, chọn Office theme.

10. Thêm header và footer

Header và footer có chứa chữ và đồ họa được lặp lại ở mỗi trang, ví như số trang.

Trong Word 2003, kích View → Header and Footer. Sẽ có hộp thoại xuất hiện ở trên cùng và cuối cùng của trang và thanh công cụ Header and Footer xuất hiện. Kích vào Insert Auto Text để tự động sử dụng những mục tin tạo sẵn ví như ngày tháng và tác giả.

Để tự động thêm số trang, kích vào icon ở bên phải của nút Auto Text. Các định dạng số trang khác nhau có thể chọn bằng cách kích vào icon thứ 3 tính từ bên trái. Kích vào nút Close để quay trở lại với dữ liệu.

Trong Word 2007/2010, kích Insert → Header (hoặc Footer) và chọn một kiểu mình thích. Thẻ Design sẽ tự động mở. Kích vào khu vực “Type text” ở đầu hoặc cuối trang để điền chữ riêng. Kích vào nút Page Numbers hoặc Date and Time để chọn một định dạng và insert những mục tin này.

Để quay lại phần thân của dữ liệu, kích Close Header and Footer. Sau đó, để chỉnh sửa lại bạn chỉ việc kích đúp vào header hoặc footer.

Như vậy là chúng tôi đã hướng dẫn cho bạn đọc 10 công cụ khá tiện ích khi soạn thảo văn bản. Hy vọng chúng sẽ giúp cho bạn có thể tạo văn bản chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn.