Phương pháp “quả cà chua” Pomodoro: Làm việc tập trung, hiệu quả cao mà không hề mệt mỏi

Phương pháp Pomodoro không còn xa lạ với nhiều người bởi nó cực kỳ hiệu quả trong việc cải thiện năng suất. Dưới đây là những điều bạn cần biết về PP Pomodoro.

Bạn đang gặp khó khăn trong quản lý nhiệm vụ hay công việc? Bạn có thường xuyên phải chạy đua với thời gian và kết thúc bằng công việc ngập đầu vào cuối ngày không?

Năng suất tại nơi làm việc thường khó nắm bắt nhưng rất nhiều trong số đó liên quan tới kỷ luật. Tuy nhiên, đừng lo, bạn có nhiều cách để cải thiện chất lượng công việc. Phương pháp Pomodoro là một trong số đó.

Dùng kỹ thuật Pomodoro đã được chứng minh là cách tuyệt vời để thoát khỏi tình trạng tồn đọng công việc, đánh bại sự trì hoãn và đáp ứng tiến trình công việc đề ra.

Trong thời đại mỗi người có quá nhiều thứ để làm, hàng trăm áp lực đè nặng lên vai và vẫn với quỹ thời gian 24 tiếng/ngày thì làm thế nào để có thể tập trung với công suất tối đa, hiệu quả cao và hạn chế stress ở mức tối thiểu là điều mà đa phần ai cũng mong tìm được giải pháp.

Bạn có thấy thời sinh viên có thể thức 4,5 tiếng liên tục để ngồi xem phim hay viết tài liệu nhưng càng lớn thì khả năng càng kém hẳn đi không? Thậm chí, để tập trung được trong 30 phút cũng là điều rất khó với nhiều người?

Một số người có "khả năng" thức trắng đêm hay làm việc liên tục 12 tiếng đồng hồ vào ban ngày nhưng sau đó, lại rơi vào trạng thái buồn ngủ, "nửa tỉnh nửa mê" và phải ngủ bù để "hồi sức". Rõ ràng thì thói quen này cũng chẳng thể đảm bảo hiệu quả cho bạn được, thậm chí còn dễ khiến công việc bị chất đống. Nhiều người gọi đây là hiện tượng "phấn khích ảo", nghĩa là có thể làm việc với tinh thần hăng say chỉ tại một thời điểm nhất định mà thôi.

Nếu cũng đang rơi vào tình trạng trên thì bài viết này sẽ giới thiệu đến các bạn một phương pháp làm việc tập trung, sáng tạo và thậm chí không biết mệt – có thể quen thuộc với nhiều người nhưng không phải ai cũng biết. Đó chính là Pomodoro, hay còn được biết đến với tên gọi phương pháp "quả cà chua", do Francesco Cirillo phát triển.

Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục.

Ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.

Phương pháp Pomodoro phù hợp với ai?

Bí mật quản lý thời gian hiệu quả ở đây là phương pháp quả cà chua hay “tomato” nổi tiếng của Francesco Cirillo. Cái tên nghe có vẻ ngộ nghĩnh nhưng hàng triệu người trên thế giới đã thay đổi cuộc sống khi áp dụng kỹ thuật Pomodoro.

Phương thức quản lý thời gian phổ biến này yêu cầu bạn thực hiện luân phiên “pomodoro”- tập trung vào các phiên làm việc - với quãng nghỉ ngắn luân phiên để thúc đẩy sự tập trung bền vững và ngăn chặn mệt mỏi về tinh thần.

Hãy thử phương pháp học quả cà chua nếu bạn:

• Cảm thấy những sao nhãng nhỏ ảnh hưởng tới cả ngày làm việc.
• Làm việc liên tục vượt qua giới hạn năng suất tối ưu.
• Có rất nhiều công việc kết thúc dang dở chiếm nhiều thời gian và chưa biết bao giờ kết thúc (ví dụ: học thi, nghiên cứu một bài viết trên blog…).
• Quá lạc quan khi nhắc tới việc bạn có thể làm bao nhiêu việc trong một ngày nhưng chưa thực sự hoàn thành được mục tiêu.
• Muốn chinh phục mục tiêu đề ra.
• Thật sự thích phương pháp quả cà chua.

Phương pháp quả cà chua phù hợp với những nhà phát triển, thiết kế hay bất cứ ai đang làm việc trong lĩnh vực sáng tạo: người viết sách, biên tập viên, kỹ sư phần mềm, lập trình game, ứng dụng, copywriter, nhân viên nội dung, viết kịch bản, phóng sự, nhà báo....

Tuy nhiên, nói thế không có nghĩa là Pomodoro không thể được sử dụng bởi những người làm việc trong lĩnh vực khác. Bất cứ ai đang bị "bội thực" hay có một đống công việc đang cần được giải quyết và cảm thấy bất lực vì không thể tập trung dù chỉ trong một thời gian ngắn thì "quả cà chua" đều phát huy tác dụng.

Chuyện kể rằng có chàng trai to khỏe nghe tin bà chủ khu rừng nọ tuyển thợ cưa. Anh tới ứng tuyển thì thấy "đối thủ" của mình là một bác nhìn như người lùn.

Tới ngày thi, bà chủ đưa cho mỗi người một cái cưa và hai người sẽ ở hai mảnh rừng khác nhau để thử thách. Chàng trai tin chắc phần thắng trong tay mình và hì hục cưa ngày cưa đêm không ngừng nghỉ. Điều làm chàng băn khoăn nhất là rất nhiều lúc trong ngày, thấy bác thợ lùn vác cưa đi ngang qua với tách trà nóng hổi, vừa đi vừa huýt sáo và lúc nào cũng tươi cười. Chàng nghĩ bụng: "Đã già, lùn, lại còn... lười. Ta mặc kệ, phần thắng ắt hẳn về ta".

Hết thời gian, bà chủ tới nghiệm thu và thông báo kết quả. Bác lùn kia được chọn. Chàng trai bực lắm và quyết hỏi bà chủ cho ra nhẽ. Bà chủ đáp rằng: "Bác kia cưa được gỗ nhiều gấp rưỡi anh!"

Chàng trai suy nghĩ mãi vẫn không thể lý giải nổi vì sao "người đàn ông vừa lùn vừa lười" kia lại có thể thắng mình nên đã quyết định tới hỏi chuyện. "Này, bác ăn trộm gỗ của tôi hả? Bác lười thế sao mà nhiều gỗ hơn tôi được?"

Bác lùn cười lớn rồi giải thích rằng khi chàng ta cưa hì hục như thế mà không nghỉ, lưỡi cưa sẽ ngày càng cùn, hiệu suất sẽ ngày càng giảm. Còn bác cứ cưa khoảng một tiếng, lại xách cưa ra bờ suối ngồi mài, nhờ đó mà lưỡi cưa luôn sắc bén, giúp bác cưa nhanh hơn mà không mất quá nhiều sức.

Áp dụng phương pháp Pomodoro như thế nào?

Pomodoro là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.

Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro

• Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
• Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
• Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
• Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
• Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 - 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).

Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro

1. Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
2. Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.
3. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
4. Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook... vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

Gợi ý một số cách sử dụng kỹ thuật Pomodoro ở nơi làm việc

• Tạo và ưu tiên danh sách nhiệm vụ: Điều này đặc biệt quan trọng trong mọi tính chất công việc.
• Đặt hẹn giờ và giảm sao nhãng: Đưa ra khoảng thời gian phù hợp để tập trung cao độ vào công việc, áp dụng kỷ luật cao để bản thân không bị ảnh hưởng bởi những điều không cần thiết.
• Ghi lại những sao nhãng quan trọng: Nếu có thông báo quan trọng khi làm việc nào đó, hãy ghi lại nhiệm vụ và tên người liên quan, rồi xem lại chúng trong giờ nghỉ.

Các ứng dụng hỗ trợ tối ưu hóa phương pháp Pomodoro trong công việc

1. Truy cập vào trang web http://tomato-timer.com/ để có một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi Pomodoro. Để bắt đầu, bạn chỉ việc nhấn chọn Start. 25 phút sẽ bắt đầu trôi qua và đây là thời gian mà bạn sẽ phải tập trung hết cỡ với công việc hiện tại của mình. Sau khi hết 25 phút, nhấn tổ hợp Alt + S để thưởng cho mình 5 phút nghỉ giải lao. Khi hết 5 phút, một khoảng thời gian 25 phút mới lại bắt đầu. Cứ 4 lần nghỉ giao lao 5 phút như vậy thì bạn sẽ được nghỉ lâu hơn với 10 phút bằng cách nhấn Alt + L. Bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này trong 8 tiếng làm việc tại văn phòng và bạn sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn nhưng lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước nữa.

2. Marinara Timer là ứng dụng web cho phép bạn thiết lập thời gian nghỉ giải lao và làm việc. Nhìn chung, cách sử dụng khá giống với Tomato Timer.

3. Tomighty (Win/Mac/Linux) là phần mềm đa nền tảng cho phép bạn cài đặt trên máy tính để có thể sử dụng thuận lợi hơn.

4. Pomodorable (OS X) là sự kết hợp giữa một phần mềm quản lý thời gian theo phương pháp Pomodoro và một phần mềm todo list. Với Pomodorable, bạn sẽ nắm được khi nào các công việc hoàn thành, việc gì cần làm tiếp theo và cần thiết lập bao nhiêu Pomodoro để làm xong một đầu việc.

5. Simple Pomodoro (Android) là ứng dụng theo dõi thời gian không có nhiều tùy chỉnh như các công cụ khác. Tuy nhiên, nó cũng cung cấp cho bạn các thông báo hữu ích khi đến giờ nghỉ ngơi, làm việc và nắm được bao nhiêu Pomodoro bạn đã hoàn thành trong ngày. Quan trọng hơn, SimplePomodoro cũng tương thích với Google Tasks.

6. Focus Timer (iOS) rất lý tưởng cho iPhone và iPad. Bạn có thể tùy biến khoảng thời gian theo ý thích, âm thanh thông báo, xem lại lịch sử làm việc và ứng dụng này cũng cung cấp một hệ thống đánh giá dựa trên ngôi sao để tạo động lực cố gắng cho bạn.

Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là Pomodoro là một phương pháp tối ưu hóa năng suất làm việc, hướng đến khả năng tăng sự tập trung, tránh mệt mỏi chứ không hẳn sẽ giúp bạn quản lý thời gian. Do vậy, bạn có thể kết hợp với các kỹ thuật khác như phương pháp Ma trận Eisenhower để có thể kiểm soát tốt hơn mọi thứ trong cuộc sống.

Kết hợp Pomodoro với những phương pháp tăng năng suất lao động khác

Vì kỹ thuật Pomodoro tập trung chủ yếu vào cách bạn triển khai công việc, không phải cách bạn sắp xếp công việc. Vì thế, bạn hoàn toàn có thẻ kết hợp nó với những phương thức và hệ thống khác.

Ví dụ, nếu là fan của phương pháp Getting Things Done, bạn có thể dễ dàng dùng nó để sắp xếp và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng, sau đó dùng Pomodoro để hoàn thành công việc. Phương pháp tập trung Pomodoro cũng hoạt động tốt với giải pháp Kaizen - nhấn mạnh vào cải thiện tính liên tục theo thời gian hoặc Scrum - đòi hỏi tính linh hoạt trong tổ chức và ưu tiên, nhưng vẫn cần kết quả.

Nhiều hệ thống hiệu suất tập trung vào tổ chức hoặc công cụ cụ thể. Ở những trường hợp như thế, mục tiêu ở đây là giúp bạn tránh quên việc và ưu tiên nhiệm vụ quan trọng. Pomodoro đảm bảo bạn tiến bộ trên mọi nhiệm vụ, duy trì sự tập trung và hoàn thành mọi việc trong tầm kiểm soát.

Một điều chắc chắn là khi mới bắt đầu, bạn sẽ gặp khá nhiều khó khăn, chẳng hạn như phải mất đến 5 hoặc 6 Pomodoro thì mới có thể làm xong một công việc hay chưa tập trung hoàn toàn. Bởi lẽ, Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực từ bản thân mỗi người rất cao và chỉ thực sự tác động tới cách bạn làm việc khi có cố gắng .Tuy nhiên, nếu kiên trì áp dụng, bạn chắc chắn sẽ nhận được kết quả.

>> 19 bí quyết giúp bạn đạt hiệu quả cao khi thức đêm làm việc