Những nguyên tắc vàng cho E-Mail

Quản trị mạng – Những người dùng mới ở tất cả các độ tuổi và các mức cảm nhận khác nhau đều truy cập vào mạng hàng ngày. Có quá nhiều thứ tuy không mới nhưng dường như vẫn là bí mật và vô nghĩa đối với họ. Đặc biệt khi nói đến email.

Trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu một số lời khuyên và các mẹo nhỏ để các bạn có thể gửi đến người thân, đồng nghiệp hay bạn bè của mình. Những thông tin trong bài sẽ mang đến cho bạn cách tốt nhất trong việc làm cho thư điện tử đến được người nhận mà không tạo cảm giác khó chịu cho cả người gửi và người nhận, không làm ngắt quãng Internet, đúng lúc, kịp thời và đáp trả thỏa đáng.

1. Biết các trò lừa đảo

Mọi người đều có những ý định tốt nhất khi chuyển tiếp các cảnh báo khẩn cấp, chẳng hạn như: một loại virus máy tính mới nhất, giá ga đạt kỷ lục, … hay bất cứ sự kiện nào mà chính quyền hiện hành đưa ra tạo sức hấp dẫn. Vấn đề ở đây là ở chỗ đa phần các email về các chủ đề đó đều là hư cấu.

Trong trường hợp này chúng tôi khuyên các bạn: Bất cứ khi nào bạn gặp một sự thúc giục hay một hành động dụ dỗ nào đó trong inbox của mình thì điều cần làm đầu tiên đó là vào Snopes.com. Đây là dịch vụ trên Internet cung cấp cho bạn biết những thông tin nào là lừa đảo, không tin cậy và những gì không phải vậy. Hãy bookmark site này. Ghé thăm nó và thực hiện một tìm kiếm xác nhận thông tin trung thực.

2. Tạo một địa chỉ vĩnh viễn

Không có thứ gì là vĩnh cửu nhưng địa chỉ email thì khác. Xét về lịch sử của Internet, mọi người thường tạo các địa chỉ email thông qua nhà cung cấp dịch vụ Internet của họ. Tuy nhiên rất ít công việc hoặc ISP tồn tại mãi mãi, điều đó có nghĩa rằng việc thay đổi địa chỉ của bạn cũng làm cho bạn bè của bạn cảm thấy bực mình và rắc rối trong việc cập nhật sổ địa chỉ của họ.

Bạn có thể tối thiểu hóa sự thay đổi đó bằng cách sử dụng một email từ một nhà cung cấp mà bạn tin tưởng. Gmail, Yahoo hay Hotmail là những giải pháp tốt trong trường hợp này, thậm chí AOL vẫn là một giải pháp có thể.

Tuy nhiên chỉ có một cách để bảo đảm rằng địa chỉ email của bạn là vĩnh cửu là hãy kiểm soát nó. Điều đó có nghĩa bạn phải đăng ký một tên miền và mua một dịch vụ email đi kèm với nó. Nếu bạn muốn những người bạn của mình luôn có thể tìm thấy mãi mãi, đó là một cách duy nhất nên thực hiện.

3. Hợp nhất các địa chỉ

Một tài khoản AOL 15 năm tuổi mà bạn không sử dụng? Đăng ký một Webmail miễn phí rồi chẳng rõ nó còn đang tồn tại hay không? Một địa chỉ làm việc, địa chỉ ISP và thậm chí có thể một địa chỉ được gắn với blog cá nhân của bạn?

Quả thực có quá nhiều địa chỉ mà bạn cần kiểm tra, thật là tồi tệ, quá nhiều thứ cần phải theo dõi. Hãy thu hẹp các loại địa chỉ đó xuống thành hai địa chỉ: một cho các newsletter và một cho người thực. Bạn có thể sẽ không muốn bỏ đi địa chỉ email công việc của mình – nếu vậy đừng trao nó cho bất cứ ai bên ngoài công ty bạn. Xóa các tài khoản của bạn với tất cả các dịch vụ cũ để bạn sẽ không phải nhận các thư đến từ địa chỉ đó – nhưng trước tiên, hãy quay vòng qua các thư và bảo đảm thông báo được đến những người quan trọng đối với bạn về sự thay đổi.

4. Không chuyển tay địa chỉ của bạn giống như một chiếc kẹo

Địa chỉ email của bạn là một mặt hàng quý báu, thừa nhận rằng bạn không muốn một inbox đầy rẫy các thông tin spam, giả mạo hay quảng cáo. Muốn đạt được điều đó, bạn hãy chỉ nên cung cấp địa chỉ mail của mình cho bạn bè và các đồng nghiệp. Rốt cuộc tất cả các địa chỉ đều bị spam, nhưng cần phải giữ nguyên tắc đó sẽ bảo đảm cho bạn tránh được nhiều spam hơn.

Nhiều dịch vụ trực tuyến muốn có địa chỉ email khi bạn đăng ký. Tuy nhiên bạn không muốn nhận các email từ dịch vụ, điều đó sẽ giảm được khá nhiều thư spam từ việc những website này bán lại các danh sách mail của họ cho kẻ khác. Nếu bạn không có một tài khoản dự phòng cho mục đích đó, hãy sử dụng dịch vụ email tạm thời. Các dịch vụ như vậy sẽ cung cấp một địa chỉ với một thời gian hạn chế nào đó – đủ để bạn đăng ký – và sau đó sẽ xóa tài khoản của bạn. Mailinator, 10MinuteMail, và YopMail chính là những sự lựa chọn cho giải pháp đó.

5. Không sử dụng "Reply All" một cách mù quáng

Tất cả chúng ta chắc hẳn đều thấy các thư gửi đến kiểu này: Một số người nào đó có thể nhận được email của công ty do bạn đã nhận được một thư nào đó trong công ty và nhấn Reply All, lúc này mọi người trong công ty có thể thấy được những lời phàn nàn trong thư đó. Không nên bắt chước theo cách làm này. Đặc biệt nếu bạn phàn nàn về ai đó trong một hoàn cảnh cụ thể - hầu như không đảm bảo rằng chủ đề của bạn sẽ nằm trong danh sách những người nhận thư.
Khi gửi đi một thư mới, không vào một thư cũ và nhấn Reply All (hoặc thậm chí Reply). Hãy bắt đầu từ đầu và sử dụng ổ địa chỉ liên lạc của riêng bạn. Nếu không sẽ có ai đó mà bạn không dự định có thể trượt vào trong danh sách.

6. BCC là bạn của bạn

CC là viết tắt của cụm từ "carbon copy". Đó chính là cách bạn gửi một thư đến một người nào đó cùng với những người nhận được dự định của bạn. Mặc dù vậy bạn cần làm sáng tỏ CC, “B” là viết tắt cho từ "blind" và trường BCC là nơi bạn đặt vào tên của những người mà bạn muốn đọc các thông báo của mình một cách kín đáo. Những người đã liệt kê trong các trường To và CC không thấy những người có trong trường BCC. Thậm chí những người nhận khác trong BCC cũng không thấy nhau.

Nó cũng phục vụ cho một mục đích khác. Khi gửi đi một thông báo đến một danh sách rất rộng, luôn đặt tất cả các địa chỉ trong BCC. Cách đó người nhận sẽ không phải đập vào mắt một danh sách khổng lồ các tên ở phía trên thông báo và bạn cũng không lạm dụng sự riêng tư của ai đó bởi việc tiết lộ các địa chỉ email của họ.

Tốt hơn nữa là sẽ không ai phải chịu đựng nếu một trong những người nhận đó sử dụng cách gửi đáp lại Reply All.

7. Nội dung các dòng chủ đề

"Hi, how are you?" hay "Check this out!" đừng có sử dụng nó với tư cách các dòng chủ đề khi mọi người phải nhận đến hàng trăm thư mỗi ngày. Nếu bạn không chắt lọc thư của bạn với 5 hoặc 6 từ súc tích ngắn gọn, bạn rất dễ gặp rủi ro do họ sẽ không đọc hết tất cả tiêu đề.

Không liệt kê rằng thư này đến từ bạn trong phần chủ đề, vấn đề đó quả là rườm rà. Mọi người biết nó là thư và có thể xem tên của bạn trong trường From. Chủ đề nên đúng với đề tài.

Nếu thông báo về một vấn đề gì đó quan trọng, hãy nói rõ nó trước trong dòng chủ đề. Nếu bạn có thể xen vào một chút gì đó mang tính khẩn cấp hoặc mang tính thời hạn, chẳng hạn cho thư của mình thì điều đó sẽ làm cho người đọc ấn tượng hơn với nó.

Nếu bạn để trống dòng chủ đề, trong trường hợp này thì thật tệ, họ sẽ hiểu chắc bạn không muốn một reply từ phía người nhận.

8. Mỗi thư một chủ đề

Ngày nay, mỗi ngày một người thường phải xử lý với rất nhiều thư tín, việc kiểm tra nhiều chủ đề trong một thư và đáp trả chúng quả thực rất khó khăn. Chính vì vậy hãy đưa vào một chủ đề trong mỗi thư sẽ làm cho nó dễ dàng với người nhận trong việc trả lời và tìm kiếm sau này nếu cần thiết.

9. Sự vắn tắt là cốt lõi trong cách nói hóm hỉnh

Bạn có thường đọc các thông báo email có tới hơn ba đoạn dài hay không? Hẳn không nên viết quá dài vì dễ gây sự nhàm chán cho người đọc.

10. Gửi văn bản thô nếu ngờ vực

Hầu hết các chương trình email đều có thể hiển thị các thông báo trong dạng văn bản đơn thuần – với tất cả các ký tự đặc biệt, định dạng và các ảnh bạn muốn. Các thông báo có thể phức tạp như một trang web, nhưng không ai đánh giá cao điều đó. Thực tế, do những kẻ spammer có thể sử dụng các ảnh được nhúng trong các thông báo như các con rệp cho Web, nhiều người tắt bỏ khả năng để thông báo chỉ hiển thị văn bản thô hoặc phần HTML. Điều đó còn được thực hiện mặc định trong một số phần mềm email.

Trừ khi bạn biết chắc chắn rằng người nhận muốn nhận một email được định dạng, còn không cách tốt nhất là nên chọn gửi tất cả các email dưới dạng văn bản thô.

11. Chạy phần mềm chống virus

Không có lý do nào cho việc từ chối kiểm tra các thông báo email mà bạn nhận và gửi bằng cách sử dụng một phần mềm email. Ngay cả các chương trình chống virus miễn phí giống như AVG Free Edition có thể kiểm tra mọi thông báo bạn gửi và nhận với Outlook hoặc Thunderbird. Các trình quét thư gửi đến và gửi đi như vậy được thực hiện bởi các công cụ AV nâng cao. Và chắc chắn rằng bạn sẽ đang chạy một số phần mềm anti-malware trên máy tính. Lời khuyên cho các bạn lúc này là hãy cập nhật các phần mềm đó một cách kịp thời.

12. Tránh các đính kèm lớn

Việc gửi các file số đến mọi người chỉ được thực hiện bằng thư điện tử. Trước kia là sử dụng các đường dây điện có sẵn nhưng ngày nay bạn có nhiều sự lựa chọn cho việc chia sẻ. Tuy nhiên các file ngày càng lớn nên bạn cần phải lợi dụng một số tùy chọn thay cho việc làm mắc kẹt inbox.

Trước tiên và cách tốt nhất: Chia sẻ một liên kết thay vì một file thực. Đoạn video của bạn xem đó có thể rất lớn nhưng nếu đặt nó trên YouTube thì bạn chỉ cần gửi đến bạn của mình liên kết để xem nó trực tuyến.

Nếu bắt buộc phải đính kèm file gốc cho ai đó, hãy sử dụng drop.io, đây là một dịch vụ cho phép bạn upload một file lên đến 100MB.

Tuy nhiên trước tiên upload bạn nên nén các file quá khổ trước khi đính kèm chúng. Điều đó có thể không còn tồn tại trong thời đại băng thông rộng ngày nay nhưng những người nhận sẽ cám ơn bạn rất nhiều.

13. Đính kèm những gì bạn đã hứa

Rất có thể trong nội dung email bạn sẽ hứa gắn theo một đính kèm thú vị nhưng sự thực khi gửi bạn lại quên mất điều đó và nhấn nút send. Khi đó thư của bạn gửi đi giống như một thông báo lạ lùng và bạn gần như một gã khờ dại nào đó.

Thật rất khó có thể cải thiện khả năng nhớ cho mình. Khi để điều đó xảy ra và chúng ta chỉ biết phê bình bạn. Mặc dù vậy có một số các công cụ có thể giúp bạn tránh được những lỗi ngớ ngẩn như vậy. Cho ví dụ Gmail có một bộ phát hiện đính kèm bị quên - Forgotten Attachment Detector được cung cấp qua Gmail Labs (kích vào biểu tượng chiếc cốc vại màu xanh ở phía trên của Gmail để truy cập). Nó sẽ tìm kiếm các từ giống như "attachment" hoặc "attached" trong thư của bạn và cảnh báo cho bạn biết trước khi gửi. Thunderbird cũng có một add-on như vậy mang tên Attachment Reminder dùng để quản lý công việc; cũng có một tiện ích cùng tên như vậy cung cấp cho Outlook.

14. Không mở các đính kèm hoặc kích vào các liên kết không mong đợi

Con đường số một dẫn bạn đến với malware đó là quá tin tưởng một đính kèm được gửi đến bạn là những gì trong thư đòi hỏi. Thậm chí nếu bạn trông nội dung trong thư có vẻ OK thì nó vẫn tiềm tàng những mối nguy hiểm, vấn đề này là do malware rất giỏi bắt chước. Nếu bất cứ thứ gì trông giống như đã có một sự sửa chữa nào đó mà bạn nghi ngờ, hãy liên hệ với người gửi trước tiên để chắc chắn rằng bạn biết ai thực sự gửi nó.

Tương tự như vậy, một hành động giả mạo khác như gửi bạn đến các trang web mà bạn không thường xuyên ghé thăm nhưng trông hợp lệ. Trong trường hợp này, bạn cần phải thận trọng khi nhận một thư từ một số các dịch vụ, PayPal, hay ngân hàng. Thứ nhất, bạn có tài khoản ở đó không? Thứ hai, thư này có thực sự đề cập đến những thứ mà bạn có thể đã thực hiện hay không? (Cho ví dụ: một kẻ tấn công giả mạo eBay sẽ mách bạn rằng có một vấn đề với cuộc bán đấu giá của bạn nhưng liệu bạn có thực sự tham gia vào cuộc bán đấu giá nào không?)

15. Xóa sự vượt giới hạn trong các reply

Khi bạn reply một thư, thường nguyên bản được gắn thêm bên dưới những gì bạn đã viết. Cách đó những người nhận có thể tham khảo những gì bạn đã gửi ban đầu. Tuy nhiên điều này đôi khi gây khó khăn cho bạn khi tìm kiếm các email sau này (truy vấn của bạn sẽ sinh ra rất nhiều hit vì những từ tương tự có trong quá nhiều thư). Tồi tệ hơn, trong một cuộc trò truyện dài sẽ có một chuỗi đi từ trang này đến trang kia.

Ở đây, bạn hãy bỏ một chút thời gian để cắt đi một số thư phía dưới. Tốt nhất, chỉ cần copy phần quan trọng nhất và paste nó lên trên những gì bạn đang đánh. Sử dụng >>> trước phần đó để chỉ thị rằng nó là từ thư trước. Sự súc tích của bạn sẽ được đánh giá rất cao.

16. Không sử dụng caps lock tất cả

Đây có thể là một nghi thức rất cũ, nhưng nó vẫn quan trọng đối với toàn bộ những người còn lạ lẫm, người không quen sử dụng phím Shift mà lại thiện cảm với phím Caps Lock: VIỆC ĐÁNH TẤT CẢ CÁC CHỮ CÁI HOA TRÔNG THẬT PHẢN CẢM.

Nếu bạn không thể quản lý những trường hợp lẫn lộn đó, hãy đánh tất cả bằng chữ cái thường. Cách thức đó trông còn dễ coi hơn rất nhiều.

17. Biết đám đông của bạn

Nhiều cá tính là một phần của truyền thông mà chúng ta thấy xuất hiện rất nhiều ngày nay ở các bạn trẻ (g9 thay cho googbye). Bạn không nói với bố mẹ của mình theo cách bạn nói với người bạn thân đúng không? Tuy nhiên viết một email không giống như cách bạn nói hoặc gửi tin nhắn. Nếu bạn biết người nhận của mình là ai và có cách viết sao cho phù hợp sẽ là một cách thông minh và ghi điểm.

18. Không gửi email với nội dung giận dữ

Có nhiều thứ không nên thực hiện khi đang giận dữ. Uống rượu. Lái xe,… việc gửi thư trong các trường hợp như vậy cũng không nên.

Trong những trường hợp giận dữ có nguyên nhân đến từ ai đó, nếu có thể gặp mặt đối mặt để giải quyết được vấn đề là cách tốt nhất.

Việc gửi các thông báo giận dữ để phàn nàn cũng có thể hữu dụng nhưng cần phải có tính xây dựng.

19. Recall/Undo một thư đã gửi

Đôi khi bạn gửi một email và thấy một lỗi nào đó. Hoặc thấy rằng bạn đã thực hiện Reply All không đúng nghĩa (chúng tôi đã cảnh báo bạn). Nhấn nút hủy bỏ quá trình gửi thường không giải quyết được vấn đề lúc này vì email đã nằm ngoài hệ thống email của công ty. Tuy nhiên bạn co thể có một số cách thực hiện khác.

Cho ví dụ Gmail Labs hiện cung cấp chức năng Undo Send. Nếu bạn kích vào liên kết Undo đó một vài giây sau khi gửi, thư của bạn sẽ không bị gửi ra ngoài. Tuy nhiên giới hạn của bạn chỉ có 5s.

Microsoft Outlook cũng được thiết lập để bắt chước chức năng undo này, sử dụng một rule để làm trì hoãn việc gửi trong thời gian một vài giây hoặc phút. Cách này làm cho bạn có đủ thời gian để nhận ra được lỗi của mình và sửa nó kịp thời. Bạn có thể thiết lập rule bằng cách vào Tools, sau đó Rules and Alerts. Bắt đầu một rule trống sẽ "kiểm tra thư sau khi gửi". Kích Next cho tới khi bạn được cảnh báo về rule đang làm việc trên tất cả các thư mà bạn muốn. Màn hình tiếp theo sẽ có một tùy chọn để trì hoãn sự phân phối theo số lượng thời gian tính theo phút. Chọn lấy một số nào đó, kích OK, sau đó là Next. Bỏ qua các ngoại lệ, đặt tên cho rule và kích Finish.

Với Thunderbird, bạn có thể vào menu File của thư và chọn Send later (nhấn tổ hợp phím Ctrl-Shift-Enter). Thao tác đó sẽ đặt thư vào thư mục Unsent của bạn cho tới khi bạn tuyệt đối chắc chắn về sự sẵn sàng của nó. Vào File và chọn Send unsent messages để gửi chúng đi.

20. Đưa ra các luật lệ làm việc trên hòm thư của bạn

Việc không duy trì một luật lệ nào cho hòm thư hẳn không nên – nó là một cách làm vỡ tính tổ chức. Không ai thích tuân theo các luật lệ nhưng hãy thực hiện nếu các thư của bạn làm cho bạn cảm thấy hạnh phúc hơn. Microsoft đã từng viết một hướng dẫn cơ bản cho việc tạo các nguyên tắc trong Outlook. Thunderbird gọi tính năng "Message Filters" và cũng giải thích về cách sử dụng chúng như thế nào. Hầu hết các chương trình email đều có các cách riêng để bạn có thể xắp xếp công việc của mình sao cho thuận tiện nhất.

21. Không email những gì bạn có thể IM (hoặc tin nhắn hoặc Twitter)

Không phải mọi thứ bạn muốn nói đều đáng gửi với trong thư điện tử. Hãy lợi dụng các hình thức truyền thông khác như IM hay các mạng xã hội như Twitter và Facebook,…

Rõ ràng các tin nhắn SMS là cũng gần tương đương như một hình thức ngắn của email. Tuy nhiên có thể đoán 99% những gì được gửi thông qua SMS sẽ gây tốn thời gian nếu chọn giải pháp email. Các tin nhắn không bị hạn chế cho bất cứ một chiếc điện thoại nào. Bạn có thể gửi một email từ một máy tính đến điện thoại thông qua SMS bằng cách sử dụng đúng định dạng; khi đó chỉ cần biết số người nhận và mạng điện thoại của họ. Nếu bạn có một tài khoản Google Voices, hãy sử dụng nó để gửi và nhận các tin nhắn từ website đến bất cứ ai trong danh sách liên lạc Google của bạn.

22. Đôi khi tuyên bố “phá sản email”

Thuật ngữ “phá sản email” ám chỉ món nợ mà bạn nợ những người gửi thư đến bạn. Theo lý thuyết, bạn được mong đợi đáp trả tất cả các thư tín, hoặc tối thiểu cũng đọc mọi thứ mà bạn nhận được? Tuyên bố phá sản đôi khi làm cho bạn thoát được những khoản nợ nần chồng chất đó.

Đáp trả đến toàn bộ mọi người là điều không thể vì mỗi người có đến hàng trăm thư điện tử mỗi ngày. Chỉ có một cách để sống sót trong trận đại hồng thủy như vậy là ưu tiên và hy vọng bạn không bỏ lỡ một thứ gì đó. Trong email, cũng như trong doanh nghiệp, đôi khi bạn cũng phải nhượng bộ và chấp nhận rằng có những thứ mình không thể ôm đồm. Việc tuyên bố phá sản email có thể là hy vọng sáng suốt của bạn lúc này.

Điều đó có nghĩa rằng: Xóa inbox của bạn. Vâng, hãy chọn all và nhấn Delete, bạn có thể ngụy tạo như thư đó chưa bao giờ được nhận. Nếu bạn có thể sống với tội lỗi đó, bạn là vàng. Cho phép đồng nghiệp của bạn, bạn bè và gia đình biết thông qua blog của bạn hoặc Twitter hoặc bạn có thể truyền thông để trong trường hợp có ai đó mong đợi một reply về những điều quan trọng thì họ nên gửi lại.

23. Tránh những thông tin bí mật

MySpace và Facebook hay các mạng xã hội khác có thể hiển thị cuộc sống của chúng ta. Tuy nhiên nếu bạn gửi đi một thứ gì đó trong email đến một người bạn của mình thì hẳn bạn sẽ mong ước sự riêng tư? Chắc chắn. Nếu bạn may mắn.

Không có gì là riêng tư trên Internet. Khi bạn trao đổi một tin tức gì đó bằng văn bản – hoặc tồi tệ hơn là các bức ảnh hoặc đoạn video – và gửi nó đi, bạn đã tạo thứ gì đó có thể dễ dàng được gửi lại. Không có gì có thể ngăn chặn những bức ảnh bạn gửi đến bạn trai trong việc nó đi thẳng đến tài khoản Facebook trực tuyến của anh ta, ngoại trừ phép tắc hay thái độ lịch sự cho hạnh phúc mà bạn tin tưởng ở anh ta. Bạn có thể tin anh ấy lúc này nhưng những bức ảnh đó sẽ vẫn nằm trong email của anh ta sau khi các bạn chia tay. Tình huống cũng diễn ra như vậy đối với các mối quan hệ đối tác doanh nghiệp hay bất cứ ai. Sự tin tưởng là cần thiết nhưng cần phải suy nghĩ kỹ để có được sự an toàn hơn cho chính mình.

24. Tạo một chữ ký hữu dụng

Chữ ký của bạn chính là một khối văn bản ở phía cuối của mỗi một thư để giải thích rõ bạn là ai. Các chữ kỹ có thể đơn giản là "Best, Eric" hoặc phức tạp như một bản sao business card của bạn, liên kết với Google Map về location của bạn và nhiều thông tin khác nữa.

Những gì hữu dụng ở đây nằm trong mắt của người xem, nhưng tối thiểu cũng gồm có tên hoàn chỉnh, tiêu đề hoặc công ty, địa chỉ email và số điện thoại.

Còn nữa – địa chỉ Twitter hoặc IM – cũng rất cần thiết. Nhưng một số thông tin khác có thể không cần thiết. Số Fax? Địa chỉ mail đường bộ? Người sử dụng mail đó? Những thứ đó chỉ nên sử dụng trong thế giới thực là thích hợp. Trong trường hợp này, hãy thử sử dụng tiện ích giống như Texter để tạo một chữ ký phức tạp với tất cả các thông tin, một số với có các thông tin hạn chế. Sau đó chèn chữ ký đó vào vị trí thích hợp trong mỗi thư điện tử của bạn.