Smartsheet 9.1.1

Smartsheet là gì?

Smartsheet là một nền tảng làm việc động cho phép bạn quản lý các dự án, xây dựng quy trình làm việc và cộng tác với nhóm. Smartsheet đơn giản hóa các khía cạnh khác nhau của dự án, như quản lý tài nguyên, nội dung, tài liệu, phản hồi, phê duyệt, đánh giá, v.v... Người dùng thuộc các ngành nghề khác nhau từ hơn 190 quốc gia thấy ứng dụng dựa trên web này thuận tiện cho việc quản lý các dự án gồm nhiều bộ phận hoạt động.

Những tính năng chính của Smartsheet

1. Quản lý nội dung

Smartsheet tăng giá trị cho tất cả các tác vụ quản lý nội dung mà bạn thực hiện. Nếu là một blogger, Youtuber, nhà thiết kế hoặc nhiếp ảnh gia, bạn có thể hợp lý hóa toàn bộ việc quản lý nội dung của mình với ứng dụng này. Bạn thậm chí không cần phải thuê thêm nhân viên để quản lý nội dung trong ứng dụng này vì đây là một công cụ dễ sử dụng.

Một số tác vụ quản lý nội dung nổi bật mà bạn có thể thực hiện trên Smartsheet là:

• Một bảng quy trình sản xuất chuyên dụng để giám sát quá trình sản xuất nội dung của các thành viên trong nhóm.
• Thông báo và lời nhắc dễ thiết lập giúp các nhà thiết kế luôn đúng tiến độ.
• Các thành viên trong nhóm và khách hàng có liên quan có thể dễ dàng xem lại để kiểm chứng nội dung.
• Người phê duyệt có thể xem xét nội dung trong thời gian thực để giảm thiểu thời gian nhàn rỗi của người sáng tạo.
• Nhiều kênh phản hồi như hội thoại, chú thích được ghim và phê duyệt riêng lẻ.

2. Quản lý tài nguyên dự án

Tính năng quản lý tài nguyên giúp bạn hình dung việc sử dụng năng lực của các thành viên trong nhóm, tìm một người có kỹ năng cho các nhiệm vụ, giảm chi phí dự án và trên hết là tiếp tục phát triển. Bạn có thể thử các hành động sau để bắt đầu với việc quản lý tài nguyên:

• Nhập danh sách của nhân viên hoặc cộng tác viên từ bất kỳ file bảng tính nào.
• Bạn có thể thêm khách hàng và dự án một cách có cấu trúc.
• Xây dựng lịch trình chi tiết cho các nhiệm vụ của một dự án bằng cách chỉ định những nguồn lực từ danh sách. Một thanh trượt đơn giản cho phép bạn đặt giờ, khung thời gian, v.v...
• Các thành viên trong nhóm có thể theo dõi thời gian của mình ở nhiều định dạng khác nhau như giờ, phút được chia thành từng mục và 1/2 ngày.
• Trang Analytics mạnh mẽ lấy dữ liệu từ con người, ngân sách và thời gian để bạn có thể lọc và nhóm dữ liệu đó thành các báo cáo chi tiết.

3. Hợp tác nhóm liền mạch

Smartsheet tạo điều kiện cho cộng tác và giao tiếp 360° với cộng tác viên, khách hàng, thành viên nhóm, v.v... Tính linh hoạt của nó cho phép bạn chia sẻ một mục, nhiều mục hoặc toàn bộ không gian làm việc. Hơn nữa, bạn có thể thu thập phản hồi và nhận xét ẩn danh thông qua các biểu mẫu cần ít lần nhấp hơn để tạo.

Phần Conversations giữ cho các kênh giao tiếp của dự án luôn mở thông qua một số phương tiện như @Mention, file đính kèm, bản in thử và lời nhắc. Công cụ này cho phép ghi lại các cuộc hội thoại ở những cấp độ khác nhau như trang tính, hàng và không gian làm việc. Hơn nữa, bạn có thể tùy chỉnh các cấp độ truy cập của người dùng để cho phép hoặc thu hồi quyền sửa đổi nhận xét.

4. Quản lý quy trình

Bạn có thường xuyên phải làm việc trên các dự án khác nhau hoặc giám sát nhiều dự án không? Khi đó, Smartsheet là nền tảng lý tưởng dành cho bạn. Công cụ này có nhiều chức năng giúp bạn quản lý một số dự án từ một trung tâm điều khiển, bao gồm:

• Lập kế hoạch và thiết lập những dự án trên Smartsheet một cách dễ dàng với các Project blueprint. Đây là các báo cáo, trang tính và trang tổng quan có thể sử dụng lại tạo thành một dự án.
• Một bảng điều khiển chiến lược cung cấp cái nhìn toàn cảnh về mọi dự án trong danh mục đầu tư.
• Trực quan hóa dựa trên widget về trạng thái cho nhiều dự án và một cú nhấp chuột để truy cập vào trang tính của chúng.
• Một bảng điều khiển trung tâm cho phép bạn phê duyệt nội dung, nhiệm vụ, bản in thử, người được giao, v.v...
• Mô-đun cập nhật toàn cầu cho phép bạn thực hiện các thay đổi trong bảng dự án được thực hiện từ một thiết kế cụ thể.

5. Quản lý tài sản kỹ thuật số

Quản lý tài sản kỹ thuật số trên nền tảng trực tuyến an toàn là một nhiệm vụ cần thiết đối với một nhà thiết kế hoặc nhà phát triển sáng tạo. Đôi khi, khách hàng có thể không truy cập được tác phẩm của bạn hoặc ai đó đang sao chép tác phẩm của bạn mà bạn không hay biết vì đang cần tập trung vào việc tạo nội dung.

Smartsheet cung cấp cho bạn quyền truy cập vào Brandfolder để giải quyết các vấn đề nêu trên. Công cụ này cho phép bạn phân phối hoặc trưng bày tài sản kỹ thuật số một cách an toàn và hiệu quả. Nó cũng cho phép bạn:

• Tùy chỉnh nền tảng cho phù hợp với phong cách thương hiệu.
• Dễ dàng tìm kiếm siêu dữ liệu nội dung khác nhau thông tính năng qua lọc, sắp xếp, v.v...

6. Tự động hóa nhiệm vụ

Bạn có thể thay thế các tác vụ thủ công hoặc lặp đi lặp lại bằng quy trình làm việc tự động, giúp các thành viên trong nhóm tránh khỏi tình trạng làm việc kém hiệu quả hoặc cảm thấy nhàm chán, bằng cách sử dụng tính năng tự động hóa quy trình làm việc Smartsheet. Mô-đun quy trình làm việc tự động là một công cụ trực quan. Do đó, người dùng không cần bất kỳ kiến ​​thức chuyên môn về mã hóa nào để tự động hóa tác vụ.

Hành động, trình kích hoạt và điều kiện là ba thành phần tạo ra quy trình làm việc tự động. Bạn có thể tự động hóa các tác vụ sau:

• Thông báo cho người được giao nhiệm vụ về những thay đổi quan trọng hoặc nhắc nhở họ về thời hạn.
• Tìm kiếm sự chấp thuận hoặc xem xét trạng thái nội dung.
• Di chuyển các hàng sang nhiều trang tính khác nhau hoặc khóa và mở khóa chúng.
• Ghi lại các mốc.
• Chỉ định nguồn lực cho các nhiệm vụ hoặc dự án.

7. Solution Center tinh gọn

Smartsheet Solution Center là một thư viện mạnh mẽ cho phép bạn truy cập vào một bộ sưu tập khổng lồ các bản thiết kế và ứng dụng dự án.

Do đó, bạn không cần phải đầu tư thời gian vào việc lập kế hoạch và thiết lập một dự án. Chỉ cần chọn một template, sửa đổi một chút và bắt đầu thực hiện các dự án một cách nhanh chóng.

Bạn sẽ tìm thấy tất cả nội dung của Solution Center được tổ chức trong ba phần sau:

• Templates: Đây là những bảng đơn để quản lý tác vụ, tài nguyên và thời gian của bạn.
• Template Sets: Nhận trang tổng quan, báo cáo và trang tính được tạo sẵn để quản lý các dự án phức tạp.
• Add-Ons: Đây là các tích hợp, trình kết nối và ứng dụng mà bạn có thể liên kết với những trang tính của mình để nhập hoặc xuất dữ liệu dự án.

8. Tích hợp và add-on mạnh mẽ

Smartsheet cho phép bạn dễ dàng đồng bộ công việc của mình với khách hàng hoặc cộng tác viên bên ngoài, những người có thể đang sử dụng những công cụ quản lý dự án và ứng dụng giao tiếp khác nhau. Do đó, bạn không phải bắt đầu sử dụng hoặc trả tiền cho các ứng dụng đó.

Bạn có thể dễ dàng tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba như DocuSign, Zapier, Quip, Slack, Outlook, Google Docs, v.v... vào trang tính của mình. Bất cứ khi nào có bất kỳ cập nhật nào từ các nguồn bên ngoài, hãy truy cập trực tiếp từ Smartsheet.

Smartsheet cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các ứng dụng đơn giản được phát triển cho dự án. Ứng dụng Pivot, Dynamic View, Calendar App, DataMesh, v.v... là một số ứng dụng giúp dễ dàng quản lý dự án.

9. Tính năng IT Requests and Ticketing

Tính năng IT Requests and Ticketing là một bộ template mà bạn có thể truy cập từ Solution Center. Bạn có thể sử dụng template này để sắp xếp hợp lý các tác vụ sau:

• Nắm bắt và ghi lại các yêu cầu CNTT thông qua một biểu mẫu đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể truy cập từ điện thoại di động hoặc máy tính.
• Quản lý các yêu cầu CNTT đang mở, bị mắc kẹt hoặc đã được giải quyết từ một trang tổng quan được đơn giản hóa.