Những lưu ý không thể bỏ qua khi yêu cầu sự giúp đỡ của người khác

Nhờ vả người khác – chuyện tưởng dễ mà không hề dễ, đặc biệt là khi bạn rất cần sự hỗ trợ từ phía đồng nghiệp. Bởi lẽ, môi trường kinh doanh khắc nghiệt khiến không ít người luôn ở trong trạng thái "phòng thủ", bảo vệ ý tưởng, thời gian, "chất xám" cá nhân và hơn hết, họ sợ bị ảnh hưởng.

Vậy thì làm thế nào để người khác có thể vui vẻ giúp đỡ bạn ngay cả khi họ có thể bận nhiều việc? Chuyên gia kinh doanh Jon Westenberg sẽ chia sẻ cho bạn những bí quyết vô cùng thú vị.

Tôi đã nhận được rất nhiều email yêu cầu sự giúp đỡ. Họ là các nhà văn, người khởi nghiệp và nhà sáng tạo – những người đang gặp khó khăn trong công việc và họ cần được tư vấn.

Tôi còn nhớ khi lần đầu tiên đi làm, tôi không biết mình phải làm gì và gần như cả ngày ở văn phòng đều cảm thấy lạc lõng. Thế nên, tôi hiểu hoàn cảnh của những người đã gửi email cho tôi và tôi sẵn sàng làm bất cứ điều gì để giúp đỡ họ.

Vấn đề là, nhiều email khiến tôi rất khó hiểu.

Họ yêu cầu được giúp đỡ nhưng nội dung lại rất mập mờ và tôi không hiểu họ muốn tôi làm gì. Chẳng hạn, có người hỏi rằng "Tôi muốn kinh doanh, vậy tôi nên làm gì?" Đây là một câu hỏi rất rộng với vô vàn khả năng và tôi chẳng có thông tin gì về người này để đưa ra được lời khuyên phù hợp cả.

Tôi đã nghĩ rất nhiều về cách mà mọi người yêu cầu được giúp đỡ và điều rõ ràng là khi họ không biết họ đang nhờ vả điều gì thì họ cũng sẽ không biết được liệu rằng họ có nhận được cái họ muốn.

Điều quan trọng ở đây là bạn cần nghĩ về cách xin sự giúp đỡ, làm thế nào để diễn tả nó thật rõ ràng và câu hỏi bạn đang tìm kiếm câu trả lời là gì thật kỹ lưỡng trước khi quyết định gửi đến cho một ai đó.

Bạn có thể áp dụng những nguyên tắc sau trong nhiều tình huống để đạt được hiệu quả giao tiếp lẫn hiệu quả công việc cao nhất. Tôi khuyến khích các bạn hỏi ngay khi cần, nhưng tốt hơn hết là nên hỏi đúng cách.

Hỏi đúng người đúng việc

Bạn sẽ không tìm được đúng câu trả lời nếu hỏi nhầm người. Ví dụ, nếu bạn hỏi chính trị gia về kinh nghiệm điều hành công ty khởi nghiệp, bạn sẽ nhận được lời động viên theo đuổi ước mơ thay vì cách làm sao để hoạt động với 5 nhân viên.

Khi gặp vấn đề, điều đầu tiên bạn nên nghĩ đến là người nào mới giúp được bạn. Kế đến mới là rà soát lại vấn đề để đặt câu hỏi.

Chuẩn bị sẵn 3 câu hỏi

Khi yêu cầu ai đó giúp đỡ, tôi luôn có từ 1 đến 3 câu hỏi tốt để bắt đầu. Điều quan trọng vẫn là tôi muốn học hỏi điều gì từ người mà tôi sẽ tiếp cận. Đồng thời, hãy suy nghĩ thật kỹ về chúng trước khi quyết định gửi đến cho họ.

Ngoài ra, không một ai muốn nhận được một email kiểu "Xin chào, tôi có thể hỏi bạn điều này không...." Nên họ sẽ phải trả lời là "Chắc chắn rồi...." và chờ tiếp câu hỏi.... và trả lời nó.... Quá nhiều email được gửi đến và gửi đi. Thật khó chịu!

Chẳng ai thích kiểu rào trước đón sau như vậy cả. Việc này làm mất thời gian của cả hai. Nếu bạn chuẩn bị một nội dung ngắn gọn và rõ ràng sẽ hiệu quả hơn nhiều.

Hãy ngắn gọn và chi tiết

Không ai muốn trả lời những câu hỏi mở, nội dung mơ hồ hoặc có quá nhiều khía cạnh khác nhau khiến họ phải nghĩ tới lui trước khi trả lời. Khi đặt câu hỏi, tôi cố gắng ghi một cách ngắn gọn mọi thông tin cần thiết trong một email duy nhất để người đọc dễ dàng lướt qua toàn bộ nội dung. Tôi cũng đặt cho mỗi câu hỏi 3 gạch đầu dòng để liệt kê các thông tin liên quan.

Hãy để cho người đọc nắm được nội dung bạn muốn nhờ họ tư vấn thật nhanh và không mất quá nhiều thời gian nghĩ về câu trả lời. Đừng bắt họ phải phân loại hay cố gắng "giải mã" thông điệp ẩn chứa sau từng câu chữ của bạn.

Tìm hiểu trước khi hỏi

Rất nhiều người từng hỏi tôi cùng một câu hỏi. Tôi cũng là người thích viết và hay chia sẻ nên có rất nhiều bài viết về nhiều chủ đề khác nhau mà ai cũng có thể dễ dàng tìm kiếm trên mạng. Và nếu chịu tìm kiếm, chỉ trong vòng vài phút là bạn đã có được đáp án để giải quyết vấn đề.

Hãy chịu khó tìm kiếm trên Internet xem thử đã có ai từng rơi vào hoàn cảnh hay gặp vấn đề như bạn. Làm điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, hiểu rõ rắc rối mình đang mắc phải hơn và biết đâu, bạn sẽ tìm được một người thích hợp hơn để yêu cầu sự giúp đỡ.

Nhắc nhớ một cách lịch sự

Thi thoảng người được nhờ quá bận rộn và không thể trả lời ngay những thắc mắc của bạn. Tình huống này đôi khi có thể làm bạn tức giận và tổn thương. Tuy vậy, bạn cũng cần thông cảm và hiểu rằng, giải quyết vấn đề cá nhân là việc của chính bạn chứ không phải của ai khác và cũng không phải bạn bị phớt lờ mà đơn giản là đồng nghiệp của bạn chưa có thời gian.

Sau vài ngày chờ đợi, nếu chưa thấy phản hồi, bạn hãy gửi lời nhắc một cách lịch sự nhất có thể.

Hãy cư xử một cách lịch thiệp và điềm tĩnh. Không một ai muốn trở thành một công cụ cả.