"Lắng nghe chủ động" mới giúp bạn trở thành người giao tiếp giỏi

Chúng ta chỉ nhớ được khoảng 25% đến 50% những gì mà chúng ta nghe được. Điều này có nghĩa khi bạn nói chuyện với sếp, đồng nghiệp, khách hàng hay bạn đời trong 10 phút thì thực chất, họ chỉ tập trung chú ý thật sự chưa đầy nửa thời gian của cuộc trò chuyện đó.

Lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà chúng ta cần rèn luyện. Biết lắng nghe người khác đúng cách sẽ có tác động vô cùng lớn tới hiệu quả công việc cũng như chất lượng các mối quan hệ của bạn.

Chẳng hạn:

• Chúng ta lắng nghe để thu nạp thông tin.
• Chúng ta lắng nghe để hiểu.
• Chúng ta lắng nghe để thưởng thức.
• Chúng ta lắng nghe để học.

Căn cứ vào tất cả những mục đích này, bạn sẽ nghĩ rằng con người lắng nghe mọi thứ rất "thành thạo"! Thực tế, đa phần đều không phải vậy và nghiên cứu đã đề xuất rằng chúng ta nhớ được khoảng 25% đến 50% những gì chúng ta nghe được. Điều này có nghĩa khi bạn nói chuyện với sếp, đồng nghiệp, khách hàng hay bạn đời trong 10 phút thì thực chất, họ chỉ tập trung chú ý thật sự chưa đầy nửa thời gian của cuộc trò chuyện đó. Thật đáng buồn!

Xoay ngược lại vấn đề thì con số trên tiết lộ rằng khi bạn nhận được những lời hướng dẫn hay được truyền đạt thông tin thì thực tế, ngay cả bạn cũng không nghe toàn bộ thông điệp đó. Lúc này, bạn hy vọng rằng 25 – 50% thông tin thu nạp được là những phần quan trọng, thế nhưng sẽ thế nào nếu như không phải vậy?

Lắng nghe rõ ràng là kỹ năng mà tất cả chúng ta đều nhận được những lợi ích thiết thực khi liên tục cải thiện nó. Bằng cách trở thành người nghe tốt hơn, bạn sẽ nâng cao được năng suất làm việc cũng như là khả năng tạo ảnh hưởng, thuyết phục và đàm phán với người khác. Hơn nữa, bạn cũng tránh được các mâu thuẩn và hiểu nhầm. Tất cả những điều này là các yếu tố cần thiết giúp bạn thành công trong công việc.

Lời khuyên:

Các kỹ năng giao tiếp tốt yêu cầu một mức độ cao về khả năng tự nhận thức (Self-awareness). Bằng cách hiểu được phong cách giao tiếp của riêng mình, bạn sẽ rất thành công trong việc tạo ra những ấn tượng tốt đẹp và kéo dài đối với người khác.

Lắng nghe thôi chưa đủ, bạn phải lắng nghe chủ động

Cách để cải thiện kỹ năng đó chính là luyện tập "lắng nghe chủ động" (Active Listening). Phương pháp này đòi hỏi bạn phải nỗ lực về mặt nhận thức để không chỉ nghe được những từ ngữ người khác đang nói mà quan trọng hơn đó là để hiểu toàn bộ thông điệp được truyền đạt.

Để làm được điều này, bạn buộc phải tập trung chý ý nghe đối phương rất cẩn thận.

Bạn không thể cho phép bản thân bị phân tán bởi bất cứ thứ gì khác đang diễn ra xung quanh bạn hoặc đưa ra những lời phản biện khi đối phương dừng nói. Bạn cũng không thể cho phép bản thân cảm thấy nhàm chán và mất tập trung vào điều họ đang nói được. Bởi lẽ, tất cả những điều này nếu xảy ra sẽ khiến bạn không thể lắng nghe và hiểu được người khác.

Lời khuyên:

Nếu cảm thấy đặc biệt khó khăn khi tập trung vào điều ai đó đang nói thì hãy cố gắng nhẩm lại trong đầu những gì đã nghe được. Cách này sẽ giúp bạn củng cố lại thông điệp của họ và duy trì sự tập trung.

Muốn cải thiện kỹ năng nghe, bạn cần phải để cho người khác biết rằng bạn đang nghe những gì họ nói. Để hiểu được tầm quan trọng của điều này, hãy đặt bản thân vào trường hợp của họ. Hãy tự hỏi bản thân rằng bạn đã thực sự tham gia vào cuộc trò chuyện khi bạn nghi ngờ liệu đối phương có lắng nghe điều bạn nói. Bạn phân vân liệu thông điệp của mình có được hiểu hay liệu có đáng để tiếp tục nói lên suy nghĩ của mình. Có phải như thể bạn đang trò chuyện với một bức tường bằng gạch và đó là thứ mà bạn muốn tránh.

Sự thừa nhận có thể đơn giản chỉ là một cái gật đầu hoặc "uh, ờ, huh". Về cơ bản, bạn không cần thiết phải đồng ý với ý kiến của người khác, bạn đơn giản chỉ báo hiệu rằng bạn đang nghe họ nói. Bằng cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể và các dấu hiệu khác để báo cho đối phương biết bạn vẫn đang lắng nghe cũng sẽ nhắc nhở bạn chú ý và không để cho tâm trí bị lơ đãng.

Bạn cũng nên thử phản hồi với người nói theo cách mà sẽ khuyến khích anh ta tiếp tục nói, nhờ đó, bạn có thể nắm được thêm thông tin bạn cần. Mặc dù gật đầu và "uh, ờ, à..." ám chỉ rằng bạn quan tâm tới điều họ nói nhưng thi thoảng, đặt một câu hỏi hoặc đưa ra một lời bình luận để lặp lại các thông tin quan trọng cũng là cách thể hiện với đối phương rằng bạn hiểu vấn đề.

Lời khuyên:

Lắng nghe chủ động có thể tạo cho người khác ấn tượng rằng bạn đồng ý với họ ngay cả khi bạn không hề như vậy. Thêm một điểm khác cũng quan trọng đó là tránh sử dụng kỹ thuật lắng nghe này như là một "bản checklist" các hành động để làm, thay vì như vậy hãy thực sự lắng nghe. Đối với những trường hợp phát hiện bản thân có dấu hiệu mất tập trung thì bạn có thể luyện tập phương pháp Mindful Listening (tạm dịch: Luyện tập chánh niệm).

Trở thành người lắng nghe chủ động

Có 5 kỹ thuật quan trọng để luyện tập lắng nghe chủ động, đảm bảo giúp bạn nghe được những gì người khác nói và họ cũng biết rằng bạn đang thực sự nghe họ.

1. Chú ý

Hãy dành cho người nói một sự chú ý hoàn toàn, không để bị phân tán bởi bất cứ thứ gì và xác nhận thông điệp. Giao tiếp không lời nói (non-verbal) cũng là một cách "nói to" điều bạn nghe được.

• Nhìn vào người đang nói, tránh nhìn xuống, nhìn lên hay nhìn xung quanh. Tuy nhiên, đừng nhìn chằm chằm vào họ.
• Gạt bỏ tất cả những suy nghĩ khiến bạn mất tập trung và ngoài lề câu chuyện.
• Đừng để suy nghĩ bác bỏ hay phản biện xuất hiện trong đầu.
• Tránh bị phân tán tư tưởng bởi các yếu tố môi trường.
• Quan sát và "nghe" ngôn ngữ cơ thể của người nói.

2. Thể hiện rằng bạn đang nghe

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ của bạn để truyền tải sự chú ý.

• Thường xuyên gật đầu (không gật đầu liên tục).
• Mỉm cười và sử dụng các biểu hiện cảm xúc trên khuôn mặt.
• Để ý tư thế, dáng điệu của bạn sao cho người khác cảm nhận được bạn cởi mở và dễ gần.
• Khuyến khích đối phương tiếp tục nói với các lời bình luận ngắn gọn như "vâng, ừ, à...."

3. Đưa ra phản hồi

Các bộ lọc, giả thuyết, phán xét và niềm tin của riêng mỗi người có thể bóp méo tất cả những gì đã nghe được. Khi là người nghe, vai trò của bạn là hiểu những gì được nói. Điều này yêu cầu sự suy xét lại các thông tin đã thu nạp và đặt câu hỏi.

• Hãy suy xét lại những gì đã nghe được bằng cách diễn đạt như sau: "Điều tôi nghe đó là...." và "nghe như bạn đang muốn nói về...." là những cách tuyệt vời để đưa ra phản hồi với đối phương.
• Đặt câu hỏi để làm rõ các điểm quan trọng: "Bạn muốn đề cập đến vấn đề gì khi nói....?" hay "Đây có phải là ý của bạn không?"
• Thi thoảng, bạn cũng nên tổng hợp lại các hồi đáp của người nói.

Lời khuyên:

Nếu cảm thấy bản thân bị cảm xúc lấn át khi đưa ra phản hồi với điều người khác nói thì hãy hỏi thêm nhiều thông tin: "Có lẽ tôi chưa hiểu chính xác ý của bạn và tôi thấy mình có một suy nghĩ khác. Điều tôi nghĩ bạn đang ngụ ý là ......, đó có phải là ý của bạn không?"

4. Trì hoãn các phán xét

Ngắt lời người khác sẽ lãng phí thời gian, như thể bạn đang muốn chống lại người nói, đồng thời giới hạn khả năng bạn có thể hiểu được toàn bộ thông điệp.

• Để cho người nói kết thúc từng vấn đề trước khi đặt câu hỏi.
• Đừng ngắt lời người khác bằng những phản biện của bạn.

5. Phản ứng một cách hợp lý

Lắng nghe chủ động là một hình mẫu thể hiện sự tôn trọng và thấu hiểu. Bạn thu nạp được thông tin và góc nhìn mới. Bạn sẽ không nhận được gì nếu "tấn công" người nói hoặc hạ thấp họ.

• Thẳng thắn, cởi mở và chân thành trong phản ứng của bạn.
• Lịch sự thể hiện quan điểm của bạn.
• Đối xử với người khác theo cách mà bạn nghĩ rằng họ muốn được bạn đối xử.

Các điểm cốt lõi cần nhớ

Trở thành một người lắng nghe chủ động đòi hỏi rất nhiều sự quyết tâm và tập trung của bạn. Các thói quen cũ khó có thể phá vỡ và nếu kỹ năng lắng nghe của bạn cũng yếu như vậy thì khi đó, khó khăn sẽ tăng lên gấp bội phần.

Hãy thận trọng khi lắng nghe và nhắc nhở bản thân thường xuyên rằng mục tiêu của bạn là để hiểu thực sự những gì người khác đang nói. Hãy gạt sang một bên tất cả các suy nghĩ, hành vi và chỉ tập trung vào thông điệp của đối phương đang muốn truyền tải cho bạn. Hãy đặt câu hỏi, xem xét và diễn đạt lại để đảm bảo rằng bạn hiểu vấn đề. Nếu không thì khi đó bạn sẽ nhận ra điều mà họ nói với bạn và điều mà bạn nghe hoàn toàn trái ngược.

Từ hôm nay, hãy bắt đầu học cách lắng nghe chủ động để trở thành một người giao tiếp tốt hơn nhằm cải thiện năng suất làm việc và phát triển các mối quan hệ của bạn thật bền vững nhé.