Làm thế nào để viết email một cách hiệu quả, chuyên nghiệp?

Trong bài viết hướng dẫn dưới đây, Quản Trị Mạng sẽ giới thiệu với các bạn cách viết email hiệu quả trong công việc. Hàng ngày bạn làm việc với đồng nghiệp, đối tác qua email, các chương trình chat... là 1 kênh liên lạc chính và chuyên nghiệp trong công việc, làm thế nào để đạt hiệu quả cũng như tối ưu thời gian, hiệu suất mà các lá thư email này mang lại cho bạn? Dưới đây là 1 số điểm cần lưu ý khi viết email hàng ngày.

Xem thêm một số bài viết có thể bạn quan tâm:

• Những quy tắc nào cần nhớ để trình bày 1 email theo cách chuyên nghiệp?
• Cách viết email như một CEO kiểu mẫu!
• Áp dụng mô hình AIDA trong marketting.

1. Độ dài của email?

Cũng giống như độ dài của 1 bài viết content trên website vậy, dài quá thì không có ai đọc, mà ngắn quá thì lại không chuyên nghiệp. Việc không để ý đến độ dài của email là lỗi sơ đẳng, nên tránh tuyệt đối khi viết email (cũng như việc kiểm tra lỗi chính tả vậy). Lời khuyên ở đây là hãy cố gắng viết thật ngắn gọn, nhưng phải đủ ý. Nếu có quá nhiều thông tin cần truyền tải, tốt nhất là hãy chia nhỏ ra thành nhiều email với tiêu đề rõ ràng.

2. Trình bày mọi thứ rõ ràng theo trật tự:

Hãy để cho người đọc biết email của bạn muốn nói về cái gì, theo cách nhanh chóng nhất. Ngay từ câu đầu tiên, đừng làm cho người đọc phải chờ đợi cho đến phần giữa hoặc cuối email mới nhắc đến ý chính. Hãy cố gắng bắt lấy trọng điểm và giải thích ngay từ cái tiêu đề của email.

3. Tối ưu hóa mọi thứ có thể, bắt đầu từ câu chủ đề - Title:

Việc viết title thư, email một cách hiệu quả, rõ ràng sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian tối đa. Vậy làm thế nào để gửi email cho người đọc cùng nội dung chính xác mà lại vẫn đảm bảo ngắn gọn hết mức có thể? Đừng ngại đề cập đến chủ đề chính ngay từ câu mở đầu email. Hoặc nếu bạn muốn thu hút sự chú ý của người đọc bằng cách viết tiêu đề 1 đằng, và nội dung 1 nẻo thì đó cũng là sai lầm sơ đẳng cần tránh.

4. Hạn chế gửi email ngay lập tức:

Nếu bạn vừa soạn xong 1 email, dù là quan trọng hay không, hãy dành thời gian để soát lại bức email đó: chính tả, thời gian, địa chỉ người nhận, cc bcc đúng người chưa, các đối tượng bạn đề cập đến trong email đã đủ chưa, từ ngữ, cách xưng hô... đã hợp lý hay chưa... Và đừng quên xem lại chữ ký email nhé!

• Phân biệt CC và BCC trong email!

5. Thời điểm nào là phù hợp để gửi email?

Phụ thuộc vào mục đích của email mà bạn nên chọn đúng thời điểm để gửi chúng đi. Một ví dụ điển hình là sáng thứ 2 và chiều thứ 6, vì đó là khoảng thời gian bận nhất lúc đầu tuần, và tinh thần rệu rã nhất vì đã kết thúc tuần làm việc, nên tránh 2 thời điểm này ra.

6. Cố gắng kết nối những thông tin có liên quan với nhau:

Hãy nhớ đến chủ đề chính, cũng như toàn bộ thông tin nhỏ khác có liên quan xung quanh cái chính của email. Ví dụ cụ thể, nếu bạn muốn nhân viên, đồng nghiệp hỗ trợ bạn trong việc gì đó, nhưng lại không đưa thông tin cụ thể, hoặc hời hợi, thiếu sự tôn trọng thì họ - người nhận sẽ không bận tâm đến email đó. Vì vậy, hãy cố gắng nói thẳng đến vấn đề chính của chúng ta, đừng ngại ngùng gì cả, hãy thể hiện sự tôn trọng đúng mức giữa người gửi và người nhận.

7. Cho đi và nhận lại?

Tư tưởng cho đi, chia sẻ và bạn sẽ nhận lại nhiều hơn thế luôn đúng, luôn luôn đúng trong mọi trường hợp. Đừng chỉ gửi email nếu bạn cần hỗ trợ, hoặc nhờ vả ai đó trong công việc. Hãy cố gắng tìm hiểu, chia sẻ những gì bạn biết với mọi thành viên trong team, cho họ biết bạn có gì, và sẵn sàng chia sẻ những gì.

8. Sử dụng OEM hợp lý?

OEM ở đây là End of Message, hiểu nôm na là kết thư, kết thúc email. Cái này được dùng trong trường hợp email quá ngắn, không có gì nhiều để trình bày, hoặc để thông báo với người gửi rằng bạn đã nhận được email họ gửi. Thử viết theo cấu trúc câu như dưới đây:

• Tiêu đề: Tôi đã nhận được email của anh/chị. tôi sẽ xử lý vấn đề đó sớm nhất có thể [EOM].

9. Quản lý email một cách hiệu quả?

Trong công việc, nếu bạn không thể quản lý được email của bạn thì chắc chắn 1 điều rằng, những bức thư bạn gửi đi cũng không thể nhận được sự phản hồi xứng đáng. Trong trường hợp ngược lại, nếu bạn nhận được email mà không phản hồi gì, thì có nghĩa là bạn đã thể hiện sự thiếu tôn trọng với người gửi.

Xét về mặt bản chất, để sử dụng email trong công việc một cách có hiệu quả, bạn chỉ cần trình bày mọi thứ càng đơn giản càng tốt. 1 phần lý do là vì chúng ta thường quan trọng hóa vấn đề, hoặc nghĩ rằng email công việc là 1 thứ gì đó cao siêu, nên nhiều người cố gắng nhồi nhét thật nhiều thứ vào trong 1 emal, nhưng họ không nghĩ rằng việc đó lại phản tác dụng. Nên nhớ, với email công việc thì mọi thứ chỉ cần đầy đủ, rõ ràng, lịch sự và thể hiện sự tôn trọng với người nhận. Chúc các bạn thành công!