7 ngôn ngữ cử chỉ không thể thiếu đối với một nhà quản lý chuyên nghiệp

Khi đã đạt đến vị trí Manager nghĩa là bạn bắt đầu được quản lý người khác. Bạn có những thành công nhất định trong việc – chẳng hạn như trở thành một nhân viên bán hàng cấp cao, một chuyên gia tài chính hay một kiến trúc sư đầy kinh nghiệm.

Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc bạn đã biết cách quản lý những người đang làm việc dưới quyền của mình. Thực tế, nhiều chuyên gia lành nghề tự tin ứng cử vào vị trí lãnh đạo mà chưa nắm rõ cách làm thế nào để truyền đạt thông tin cho nhân viên, hay nói cách khác là làm thế nào để trở thành một Leader, một Manager xuất sắc.

Các cách truyền đạt bằng ngôn ngữ cử chỉ (Body Language)

Hành vi phi ngôn ngữ, hay còn được biết đến với tên gọi ngôn ngữ cử chỉ (Body Language) là phương pháp đơn giản giúp mọi người dễ dàng kết nối với nhau. Cho dù bạn đang ở vị trí quản lý hay nhân viên thì việc sử dụng ngôn ngữ cử chỉ trong giao tiếp cũng là điều không thể thiếu.

Giao tiếp bằng mắt (Eye Contact): Giao tiếp bằng mắt sẽ giúp người nghe cảm thấy thích thú, ấm áp và tin tưởng. Hơn thế nữa, người nói cũng trở nên gần gũi hơn và mọi thông tin bạn cung cấp đều đáng tin cậy.

Biểu cảm trên khuôn mặt (Face Expressions): Sử dụng nụ cười là cách để bạn khiến đối phương cảm thấy mình trở nên thân thiện hơn. Trong mọi trường hợp, nụ cười đều mang đến cho mọi người cảm giác gần gũi, dễ tiếp cận, tăng khả năng chia sẻ và xóa tan mọi rào cản về khoảng cách, thậm chí là sự cách biệt về địa vị.

Cử chỉ: Trong giao tiếp, việc sử dụng cử chỉ rất quan trọng vì nó sẽ khiến câu chuyện bớt nhàm chán và đỡ cứng nhắc hơn. Một cách nói sinh động sẽ khiến cuộc trò chuyện trở nên thú vị và cuốn hút người đối diện.

Tư thế (Body Position): Đứng thẳng và hướng cơ thể về phía người nghe sẽ giúp bạn tăng sự tự tin khi nói chuyện, đồng thời, họ cũng sẽ có cảm giác bạn đang tập trung lắng nghe câu chuyện của mình. Điều này sẽ thôi thúc người nghe muốn chia sẻ nhiều hơn và trong các cuộc đàm phán thì đây chính là tín hiệu rất tích cực dành cho bạn.

Sự gần gũi: Không phải lúc nào sự gần gũi cũng đem lại những tín hiệu tích cực trong giao tiếp. Bởi lẽ, mỗi nền văn hóa sẽ có các chuẩn mực khác nhau mà bất kỳ ai khi tiếp cận cũng phải cân nhắc kỹ. Thông thường, các hành vi như đung đưa chân, bắt chéo cha hay nhìn chằm chằm vào người đối diện một cách sỗ sàng đều khiến cuộc trò chuyện trở nên rất tồi tệ.

Giọng điệu: Giao tiếp phi ngôn ngữ cũng bao gồm các yếu tố liên quan đến giọng nói như ngữ điệu, cường độ, âm sắc... Tùy tình huống mà mỗi người nên thay đổi giọng điệu để truyền tải thông điệp của mình một cách hiệu quả.

Để giúp các nhà lãnh đạo tương lai có thêm một số mẹo quản lý cấp dưới, hãy cùng tác giả Sharen Ross – nhà sáng lập của Mazlo – một chương trình huấn luyện kéo dài trong 2 tuần nhằm giúp mọi người hình thành các kỹ năng sống phục vụ cho cả học tập và công việc điểm qua 7 ngôn ngữ cử chỉ (body language) rất hữu ích sau đây. Hãy thử áp dụng và kiểm tra phản ứng của nhân viên trước sự thay đổi trong cách giao tiếp của bạn.

1. Để quá trình truyền tải thông tin được thống nhất, hãy "đồng bộ" lời nói và hành động của bạn

Chúng ta có xu hướng tin vào những gì chúng ta thấy hơn so với những gì nghe được. Vì vậy, nếu đang muốn khuyến khích sự hợp tác của nhân viên, bạn không nên khoanh tay trước ngực hay cho tay vào túi quần. Nếu đang hào hứng về tương lai tươi sáng của một sản phẩm mới, không nên nhìn xuống hay đung đưa người khi ngồi trên ghế (vì điều này chứng tỏ bạn đang lo lắng thay vì cảm thấy phấn khởi). Nếu sắp truyền tải một tin xấu, đừng bật cười. Và đừng bao giờ khiến mọi người chú ý tới bạn, dù chỉ một giây, bằng việc nhắn tin hay gọi điện. Tốt hơn là hãy để điện thoại trong túi hoặc ngăn kéo bàn làm việc khi trò chuyện với nhân viên trong phòng.

2. Để ra quyết định, hãy tạo khoảng cách

Thay vì giữ tư thế ngồi thườn thượt hay thõng vai, bạn hãy đứng dậy, mở rộng cánh tay, chân và có thể đặt một vài thứ (chẳng hạn như sổ, giấy, bút...) xung quanh mình. Nếu vẫn ngồi xuống ghế, hãy để tay lên tay vịn và đặt một cuốn sổ lên bàn như một "phần mở rộng" của bạn. Khi tạo được không gian này nghĩa là bạn đã phát đi tín hiệu muốn gây sự chú ý và đây là thời điểm để ra quyết định.

Khi bạn ngồi co rúm trên ghế hoặc thu mình lại ở một góc nào đó, tức là bạn đã tạo cảm giác cho nhân viên rằng bạn đang muốn chiều theo ý kiến người khác thay vì thể hiện quyền ra quyết định của một nhà lãnh đạo.

3. Để trở nên dễ tiếp cận hơn, hãy thay đổi tư thế của bạn

Nếu bạn thuộc kiểu người có cá tính mạnh mẽ - luôn "chiếm" không gian và dễ dàng thể hiện quyền lãnh đạo một cách tự nhiên thì nhân viên của bạn có thể sẽ cảm thấy sợ, thậm chí nghix rằng bị "đe dọa". Mục tiêu mà bạn cần đạt được đó là giúp các thành viên trong phòng cảm thấy thoải mái khi làm việc và chia sẻ ý tưởng của họ với bạn. Do vậy, trong cuộc họp hay buổi thảo luận, hãy để ý tới tư thế của mình. Bạn có hướng thẳng vào những người khác? Bạn có lấn chiếm không gian của họ trên bàn thảo luận? Nếu vậy, hãy lùi một bước và đứng (hoặc ngồi) ở một góc 45 độ. Điều này sẽ khiến cuộc đối thoại trở nên thoải mái, giảm áp lực cho người đối diện để họ có thể cảm thấy thư giãn, lấy lại bình tĩnh và tự nhiên khi thể hiện quan điểm của mình.

4. Để thể hiện quyền kiểm soát, hãy thoải mái và bình tĩnh

Cho dù bạn cảm thấy như thế nào thì cũng đừng bao giờ thể hiện ra ngoài sự mất kiên nhẫn, lo lắng hay chán nản. Bồn chồn, đi tới đi lui, gật đầu, chân co quắp, rung đùi, gõ chân xuống sàn, sờ lên mặt, kéo tóc, xoay ghế...., tất cả những hành vi này đều thể hiện sự thiếu kiểm soát khiến nhân viên khó tin tưởng vào khả năng lãnh đạo của bạn. Do vậy, hãy luyện tập việc đứng vững trên mặt đất, giữ hai cánh tay buông lỏng thả xuống một cách thoải mái hoặc nếu ngồi, đừng quên hạ thấp người (và ghế) của bạn.

5. Để thể hiện sự tự tin, hãy là chính bạn

Những người thiếu tự tin thường sử dụng các ngôn ngữ cử chỉ giúp họ tự trấn an bản thân nhưng lại khiến họ trở nên "đóng" và khó tiếp cận. Do vậy, khi đang nói chuyện với ai đó hoặc trình bày vấn đề, đừng khoanh tay trước ngực, bắt chéo chân, cho tay vào túi quần hay siết chặt hai bàn tay vì chúng phản ánh rằng bạn đang bất an và không tự tin. Thay vì đó, hãy giữ vai hơi ngả ra sau, nâng cằm lên, không bắt chéo chân và hai tay thả xuống thoải mái.

6. Để thể hiện sự đồng cảm, hãy lắng nghe một cách chủ động

Chắc chắc là bạn rất bận. Bạn có hàng tá thứ trong đầu cần suy nghĩ và một "núi" công việc cần làm. Tuy nhiên, khi đã dành thời gian để nói chuyện với ai đó, đừng thể hiện bạn là một người bận rộn. Thay vào đó, hãy khiến đối phương cảm thấy như họ đang là người quan trọng nhất thế giới. Trong khi họ đang nói, hãy chắc chắn là bạn luôn duy trì eye-contact (giao tiếp bằng mắt), gật đầu, sử dụng các biểu cảm trên khuôn mặt phù hợp với những gì mà đối phương đang nói... Khi đến lượt bạn nói, đừng vội vã. Luôn sử dụng các điểm dừng, thở đều, gật đầu, xem xét kỹ những gì bạn nên nói và có thể nhắc lại một số vấn đề quan trọng mà người đối diện đã nói để thể hiện rằng bạn thực sự quan tâm và đã lắng nghe họ.

Nghe khác với lắng nghe. Khi nghe, bạn tiếp nhận âm thanh qua tai một cách không có chủ đích. Ngược lại, lắng nghe bao gồm cả việc chọn lọc, tiếp nhận và giải thích ý nghĩa của các âm thanh đó, chính xác là việc giải mã âm thanh sao cho có ý nghĩa.

Nghe cũng được chia làm hai loại: nghe chủ động và thụ động. Khi nghe thụ động, người nhận thông điệp thường không có động lực để nghe một cách cẩn thận, chẳng hạn như lúc nghe nhạc, xem phim hoặc khi cần tỏ ra lịch sự. Bởi vì, chúng ta thường rơi vào trạng thái nghe nhưng đầu lại mãi nghĩ sang một vấn đề khác. Trong khi đó, nghe chủ động nghĩa là bạn có nhu cầu nắm bắt thông tin, giải quyết vấn đề, giúp đỡ, tâm sự... với người đối diện. Lúc này, người nghe cần phải chú ý tới lời nói và thái độ của đối phương, sau đó, xác nhận lại bằng cách gửi các thông tin phản hồi. Nghe chủ động thường tốn nhiều năng lượng vì người nghe phải "hoạt động" nhiều hơn so với nghe một cách thụ động.

Dấu hiệu của nghe một cách chủ động:

• Thời gian lắng nghe nhiều hơn nói chuyện.
• Không trả lời câu hỏi bằng câu hỏi.
• Không ngắt lời người nói.
• Kiểm soát định kiến, không vội vàng đưa ra phán xét không có cơ sở.
• Không bị cuốn theo dòng suy nghĩ hay quan điểm của người nói.
• Không ngắt lời hay lấn át người nói.
• Phản hồi và tương tác với người nói một cách thông minh.
• Xem xét mọi khía cạnh của vấn đề.
• Kéo dài câu chuyện nhưng không lan man.
• Có ghi chú nhưng ngắn gọn và dễ hiểu.

7. Để thể hiện những mong đợi lớn lao, hãy kiểm soát các biểu cảm trên khuôn mặt

Những biểu cảm trên khuôn mặt không đồng nhất với hành động sẽ khiến nhân viên nản lòng và giảm khả năng thành công. Do vậy, hãy xem xét các thông điệp của bạn muốn truyền tải kết hợp với việc đảo mắt, nhướn mày, nhăn mặt hay mím môi. Trước khi tham gia một cuộc họp với nhân viên, hãy chắc chắn là khuôn mặt của bạn được thư giãn, không căng thẳng bằng cách thả lỏng cơ mặt hoàn toàn. Sau đó, giữ thái độ trung lập hoặc tích cực trên khuôn mặt trong suốt cuộc họp.

Trên đây là 7 ngôn ngữ cử chỉ mà bất kỳ một nhà quản lý nào muốn thành công trong cương vị của mình và nhận được sự ủng hộ từ phía các nhân viên cũng cần phải lưu ý. Ngay từ bây giờ, bạn có thể áp dụng để kiểm chứng tác động tích cực của những hành vi giao tiếp phi ngôn ngữ này và xem thử hiệu ứng tạo ra sẽ như thế nào nhé.