4 quy tắc để làm ít mà vẫn thu được nhiều, thậm chí còn nhiều hơn

Nghe có vẻ là điều không thể? Để nhận được nhiều hơn, bạn cần phải đầu tư nhiều thời gian hơn. Làm việc 10h/ngày sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn so với một đồng nghiệp chỉ làm 7 tiếng. Học 3h/ngày cũng sẽ giúp bạn có điểm cao hơn so với một anh chàng chỉ lướt qua vài trang sách trước khi giờ kiểm tra bắt đầu. Làm việc nhiều hơn đồng nghĩa với kết quả thu được cũng sẽ nhiều hơn.

Tuy nhiên, đây là quan niệm hoàn toàn sai lầm, ít nhất là trong xã hội hiện đại. Làm việc thông minh, khoa học hoàn toàn có thể mang đến hiệu quả cao hơn rất nhiều lần so với làm việc chăm chỉ. Trong một vài trường hợp, làm nhiều việc cùng lúc hoặc liên tục không nghỉ trong nhiều giờ còn khiến bạn bị giảm hứng thú, mất động lực và kết quả cuối cùng sẽ không được như ý muốn.

Muốn làm ít hơn mà vẫn nhận được nhiều hơn quả là điều không hề dễ dàng. Bởi lẽ, bạn sẽ phải suy nghĩ một cách sáng tạo để tìm ra những cách hiệu quả hơn khi làm việc. Nếu hiện tại vẫn chưa có được một phương pháp phù hợp thì dưới đây là một vài hướng dẫn để bạn bắt đầu.

1. Quy tắc 80/20

"Không phải mỗi ngày một tăng thêm mà chính là mỗi ngày một giảm bớt bằng cách đẽo gọt những thứ vô bổ". - Bruce Lee

Về cơ bản, quy tắc 80/20 đề nghị rằng một số lượng nhỏ các đầu vào đóng vai trò quyết định một lượng lớn các kết quả đầu ra (80% kết quả bạn thu được chỉ xuất phát từ 20% những gì bạn bỏ ra). Điều này có nghĩa, khi áp dụng quy tắc này bạn sẽ giảm thiểu việc tập trung vào 80% những hoạt động không tạo ra hiệu quả cao nhất.

• Số ít đầu vào dẫn đến số nhiều đầu ra.
• Số ít nguyên nhân tạo ra số nhiều hậu quả.
• Trong kinh doanh, tập trung vào những sản phẩm và dịch vụ mang lại cho bạn nhiều tiền nhất và loại bỏ hoặc giảm thiểu số còn lại.
• Trong cuộc sống, tập trung vào những hoạt động sản sinh ra phần lớn sự thỏa mãn.

Bạn không thể đơn giản là loại bỏ tất cả những thứ mà không đóng góp vào kết quả cuối cùng. Ở một mức độ nào đó, bạn cũng cần phải hoàn thành chúng. Tuy nhiên, mục đích của quy tắc 80/20 đó là buộc bạn phải nghiêm túc hơn trong việc cắt giảm thời gian dành cho những phần việc không quan trọng, chẳng hạn như tối thiểu hóa việc đọc email để đầu tư nhiều hơn cho các dự án, nói không với những người không nỗ lực hết sức mình vào công việc và dành nhiều thời gian nghiên cứu các thuật ngữ và khái niệm cốt lõi thay vì chú trọng vào các tiểu tiết không cần thiết.

2. Định luật Parkinson

Định luật Parkinson nói rằng "Công việc luôn chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó". Chẳng hạn, được cho 5 giờ để hoàn thành dự án thì bạn sẽ làm xong nó sau 5 giờ. Tuy nhiên, với cùng một công việc đó, nếu ép bản thân hoàn thành trong 3 tiếng thì bạn sẽ phải tạm ngừng tất cả những mối quan tâm khác để tập trung vào nó. Do vậy, bạn có thể làm xong sớm hơn so với trước. Ngược lại, nếu deadline từ 5 giờ chuyển thành 7 giờ thì chắc chắn rằng bạn sẽ tìm cách "kiếm" thêm việc để làm trong thời gian đó, thậm chí, còn vượt quá thời gian yêu cầu và nộp chậm.

Do vậy, chiến lược ở đây là hãy đặt ra một khoảng thời gian nghiêm ngặt và tập trung toàn bộ công sức vào một công việc để hoàn thành nó, chứ đừng kiểm tra những phần việc đã làm trên danh sách công việc (to-do list). Hãy tuân thủ một cách nghiêm túc thời hạn cuối cùng và trau dồi khả năng hoàn thành trước thời hạn để tận dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả nhất.

Một vài ứng dụng để bạn tham khảo:

• Thiết lập thời gian 90 phút để hoàn thành một dự án nhỏ. Khi hết thời gian, bạn không thể tiếp tục làm, nên bạn có thể nghĩ thật nhanh và tránh lãng phí thời gian.
• Chia các dự án lớn thành những đầu việc nhỏ. Cố gắng hoàn thành từng phần việc thay vì tập trung vào toàn bộ dự án mà chẳng biết có làm được không hay bao giờ mới hoàn thành.

3. Quản lý năng lượng

Quản lý năng lượng trái ngược hẳn với quản lý thời gian, buộc bạn phải nghĩ đến kết quả như là một chức năng của năng lượng (chức năng của năng lượng là tạo ra kết quả), chứ không phài là đầu tư thời gian (đầu tư thời gian để có kết quả). Làm việc một cách hăng say trong thời gian ngắn còn hiệu quả hơn rất nhiều so với làm việc cả ngày, vừa mất tập trung lại vừa mệt mỏi.

Thêm nữa, làm việc với năng lượng thấp cũng sẽ làm giảm năng suất làm việc của bạn. Thay vì như vậy, hãy nghỉ ngơi để cơ thể hồi phục trước khi bắt đầu dự án mới.

• Quá nhiều việc: Hãy phân chia thời gian để nghỉ ngơi và thời gian tập trung hoàn toàn vào công việc. Đừng liên tục di chuyển giữa các dự án mà không để cơ thể được thư giãn hay tái tạo năng lượng.
• Làm dứt điểm: Đừng trì hoãn hay kéo dài thời gian làm việc khi bạn có thể chỉ mất khoảng vài giờ trong một vài ngày để hoàn thành chúng. Phương pháp này sẽ giúp bạn tập trung năng lượng, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao nhất.
• Nghỉ ngơi, sức khỏe và thư giãn: Đảm bảo cơ thể luôn được nạp năng lượng với chế độ ăn uống, ngủ, nghỉ hợp lý.

4. Làm việc thông minh

Có một câu chuyện cũ kể về hai tiều phu trong một cuộc thi chặt cây. Tiều phu thứ nhất chọn một chiếc rìu bị gỉ và ngay lập tức chạy vào rừng để bắt đầu nhiệm vụ. Tiêu phu thứ hai dành một khoảng thời gian để mài chiếc rìu thật sắc và khi gần hết cuộc thi, ông mới chạy vào rừng chọn cây lớn nhất để chặt. Hiển nhiên, ông chỉ mất rất ít thời gian để đốn hạ cây lớn trong khi tiều phu thứ nhất mãi vẫn không chặt được một cây nhỏ.

Bài học ở đây là đừng mất thời gian cho những công việc mà bạn không thể hoàn thành chúng một cách xuất sắc. Hãy chuyển chúng cho những người có chuyên môn hay giỏi về lĩnh vực đó hơn bạn. Đồng thời, với những vấn đề bạn muốn thật sự tinh thông thì hãy ưu tiên trau dồi khả năng để vượt mức yêu cầu đặt ra trước khi bắt đầu làm. Phương pháp này cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian rất hiệu quả.