Sử dụng tính năng Replace của Microsoft Word để đảo vị trí các từ trong cột

Quản trị mạng - Trong quá trình làm việc với tài liệu Word, chắc hẳn đã có lúc bạn muốn tìm cách đảo vị trí các từ trong cùng một cột.

Lấy ví dụ, bạn đang có một danh sách tên được liệt kê theo định dạng Họ trước Tên sau. Giờ đây bạn muốn đổi lại thành Tên trước Họ sau. Vậy có cách nào để thực hiện việc này ngoài việc nhập lại từng cái tên? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng tính năng Replace của Microsoft Word để đảo vị trí các từ trong cột.

Để đảo vị trí đồng loạt các từ trong cùng một cột hoặc danh sách, các bạn làm như sau:

1. Chọn cột hoặc danh sách bạn muốn thực hiện đổi chỗ.
2. Từ menu Edit, chọn Replace đối với phiên bản Word 2003. Hoặc click Replace trong nhóm Editing trên thẻ Home đối với phiên bản Word 2007 trở lên. Một cách đơn giản hơn là nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + H.
3. Click nút More và đánh dấu tùy chọn Use Wildcards. Lưu ý, đây là bước quan trọng nhất.
4. Trong ô Find What, nhập (<*>) (<*>) Lưu ý giữa hai cặp ngoặc đơn có dấu cách.
5. Trong ô Replace With, nhập \2 \1 Lưu ý có dấu cách ngay sau số 2.
6. Click Replace All.
7. Khi Word hỏi bạn có muốn mở rộng trên toàn tài liệu hay không, chọn No.

Giải thích

Trong thủ thuật trên, chúng ta đã sử dụng Wildcard đại diện cho các ký tự. Wildcard bao gồm dấu ? và dấu *. Dấu ? đại diện cho một ký tự bất kỳ. Dấu * đại diện cho nhiều ký tự bất kỳ. Cụ thể trong trường hợp trên:

( ): Cặp ngoặc đơn thực tế không phải wildcard. Chúng có tác dụng chia cụm từ mẫu thành các chuỗi logic.
< >: Cặp ngoặc nhọn có tác dụng đánh dấu sự bắt đầu và kết thúc của một từ hoặc cụm từ.
*: Wildcard thay thế cho nhiều ký tự bất kỳ, ở đây là Họ và Tên.
\: Dấu sổ chéo ngược đi kèm với chữ số thể hiện thứ tự chuỗi ký tự trong ngoặc nhọn ở trên.

Như vậy, ô Find What chia những cái tên thành hai chuỗi ký tự riêng biệt. Ô Replace With tiến hành thay thế nội dung chuỗi ký tự thứ nhất bằng chuỗi ký tự thứ hai và ngược lại.

Với thủ thuật sử dụng Wildcard, chỉ cần linh hoạt một chút, các bạn hoàn toàn có thể sắp xếp được vị trí các từ trong cột hoặc danh sách như ý muốn, không chỉ đơn thuần là đảo vị trí Họ và Tên.