So sánh Google Apps, Office 365 và Zoho Docs

Quản Trị Mạng - Khi Microsoft chính thức công bố dịch vụ Office 365, đó cũng là thời điểm hãng chính thức nhảy vào thị trường ứng dụng văn phòng trực tuyến. Từ trước đến giờ, Microsoft gần như thống trị trong lĩnh vực này dành cho nền tảng Desktop, nhưng với thị trường trực tuyến thì sẽ rất khó khăn, vì chắc chắn hãng sẽ phải đối mặt với nhiều tên tuổi lớn mạnh khác, đặc biệt là Google Apps và Zoho Docs. Trong bài viết sau, chúng tôi sẽ thực hiện một số cuộc kiểm tra và đánh giá sơ bộ về những tính năng, đặc điểm, cách thức hoạt động và mức giá, chi phí của từng dịch vụ đối với người sử dụng.

Cả 3 dịch vụ chúng tôi đề cập tới trong bài thử nghiệm này là Google Apps, Office 365 và Zoho Docs đều cung cấp cho người dùng một số công cụ cơ bản như xử lý văn bản, tạo bảng tính, các file trình chiếu... bên cạnh đó là những tính năng hỗ trợ như gửi email, lưu trữ trực tuyến, chia sẻ theo mô hình real – time... Cùng với sự xuất hiện của những dịch vụ tiện ích như vậy, thì chính chúng ta là những người được lợi nhiều nhất trong cuộc chiến tranh giành thị trường, bắt đầu kể từ khi bộ sản phẩm Open Office được công bố để cạnh tranh với Microsoft Office. Tuy nhiên, sự lựa chọn cũng như quyết định cuối cùng vẫn là của người sử dụng.

Các ứng dụng, hệ thống tính năng chính là nhân tố quan trọng chính tác động tới việc lựa chọn sản phẩm nào, miễn phí hay trả phí, trực tuyến hay không. Nhưng nếu tất cả các tiêu chí đó đều không đáp ứng được yêu cầu của cộng đồng người sử dụng thì việc so sánh hoặc đánh giá chúng đều trở nên vô nghĩa.

1. Chức năng cơ bản:

Nếu bạn đã quen sử dụng chương trình Microsoft Office 2007 hoặc 2010, thì có lẽ sẽ cảm thấy thoải mái và dễ dùng hơn với Office 365. Tuy giao diện có đôi chút khác lạ, nhưng về phần chức năng cơ bản vẫn được giữ nguyên:

Mặt khác, dịch vụ cùng loại của Zoho khá giống với phiên bản Microsoft Office trước khi được bổ sung giao diện Ribbon, cụ thể đó là Office 2003. Zoho khá nổi bật với hệ thống tính năng cơ bản và thống nhất như chỉnh sửa, quản lý nội dung text qua menu dưới dạng drop – down, thay đổi từ chữ hoa sang chữ thường và ngược lại...

Nếu đem ra so sánh thì thanh menu chức năng của Google Apps trình bày chưa được rõ ràng, có lẽ chỉ phù hợp với những người thích dùng các phiên bản ứng dụng cũ, một điểm nữa là Google Apps giới hạn người dùng trong việc định dạng văn bản và một số chức năng hỗ trợ khác.

Còn các ứng dụng của Office 365 cung cấp nhiều lựa chọn hơn về font, kiểu định dạng so với Google Apps và Zoho. Điều quan trọng hơn là các font và định dạng này sẽ tự động căn lề và tương thích với tất cả những ứng dụng văn bản trực tuyến khác. Chúng ta có thể mở Office Web Apps trực tiếp ngay bên trong 1 chương trình khác chỉ với 1 thao tác đơn giản, và ứng dụng Microsoft Office có thể lưu file tài liệu trực tiếp trên các dịch vụ trực tuyến, qua đó người dùng có thể truy cập và sử dụng tài liệu của họ bất cứ lúc nào.

Còn với các bảng tính – SpreadSheet thì thật không may là không dịch vụ nào có thể đáp ứng được nhu cầu của người dùng so với chương trình dành cho Desktop. Về phần cơ bản thì những công cụ này vẫn làm hài lòng người sử dụng, nhưng còn thiếu rất nhiều các chức năng câng cao cần thiết. Trong đó, Office 365 có vẻ nhỉnh hơn 1 chút so với 2 đối thủ kia vì có hỗ trợ macro và một số công thức tính toán cơ bản.

Do vậy, ở phần đầu tiên này chúng ta có thể coi Office 365 là kẻ chiếm ưu thế so với 2 đối thủ khác là Google Apps và Zoho Docs.

2. Cách thức quản lý file và khả năng lưu trữ:

Zoho trang bị cho mỗi tài khoản người dùng 1GB lưu trữ dữ liệu trực tuyến, và nếu muốn sử dụng nhiều hơn thì họ phải trả 3$ cho mỗi 5GB trong vòng 1 tháng. Các dung lượng lưu trữ phân bổ cho dữ liệu và email của người dùng hoàn toàn riêng biệt, có thể là 10GB hoặc 15GB tùy vào gói dịch vụ người dùng lựa chọn. Và 1 điểm nữa là các dịch vụ của Zoho giới hạn file đính kèm trong email là 10MB.

Bên cạnh đó, Google Apps cung cấp gói dịch vụ lưu trữ dữ liệu với dung lượng 1GB, nhưng lại vượt trội hơn so với Zoho vì dung lượng hỗ trợ email lên tới 25GB, cũng như file đính kèm tối đa là 25MB. Gần đây nhất, Google đã “bắt tay” với Box.net để tích hợp Google Docs với hệ thống lưu trữ đa dạng của Box.net. Về cơ bản, các dịch vụ của Box cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí, và sau khi kết hợp với Google, người dùng sẽ được hưởng 6GB dung lượng lưu trữ dữ liệu.

Và còn lại là Office 365, chính là dịch vụ cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu lớn nhất dành cho người dùng ở chế độ mặc định ban đầu. Gói Office 365 cơ bản hỗ trợ chúng ta với 2GB lưu trữ với dịch vụ SharePoint Online, nếu muốn sử dụng thêm thì sẽ phải trả 2,5$ cho mỗi GB trong 1 tháng. Còn với email thì mỗi 1 tài khoàn người dùng sẽ có 25GB lưu trữ, và tất nhiên con số này sẽ thay đổi phụ thuộc vào việc chúng ta chọn gói dịch vụ nào, trong khi các gói cao hơn của Office 365 lại không giới hạn dung lượng. Bên cạnh đó, Office 365 còn hỗ trợ người dùng với file đính kèm email có dung lượng lớn nhất – 35MB.

Khi thực hiện những phép so sánh đơn giản với những con số cụ thể như trên, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy Office 365 tiếp tục là kẻ dẫn đầu trong cuộc đua này.

3. Khả năng chia sẻ và mở rộng chức năng:

Với SharePoint Workspace, chúng ta có thể đồng bộ dữ liệu từ Office 365 SharePoint Online để truy cập và sử dụng theo kiểu offline. Còn Google Apps và Zoho Docs đều không có chức năng hỗ trợ này, nhưng thay vào đó, người dùng có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ khác như Box.net hoặc Dropbox để thay thế. Tuy nhiên, nếu thiếu khả năng hỗ trợ đồng bộ trực tuyến này thì việc sử dụng dữ liệu offline cũng sẽ bị hạn chế khá nhiều.

Mặt khác, Office 365 cung cấp cho người sử dụng khả năng tương tác trực tiếp với file định dạng Excel và OneNote, nhưng không có tác dụng với Word và PowerPoint. Và gần đây, Microsoft đã chính thức công bố chức năng nhận dạng thông tin người dùng dành cho Word Web App, nhưng lại chỉ hoạt động khi người sử dụng chia sẻ file từ hệ thống lưu trữ Windows Live SkyDrive từ công ty, tổ chức hoặc doanh nghiệp và Word Web App, chức năng này không hoạt động với Office 365.

Tuy nhiên, Office 365 đã bù đắp sự thiếu hụt đó bằng cách hỗ trợ người dùng tốt hơn khi xử lý văn bản qua dịch vụ Lync Online – chúng ta có thể chia sẻ, truy cập và xử lý bất kỳ file tài liệu nào với chế độ real – time. Bên cạnh đó, các tài khoản đối tác, bạn bè bên ngoài cũng có thể tham gia các cuộc trò chuyện trực tuyến qua ứng dụng Lync client hoặc Web – based tương ứng.

Và còn lại, Google Apps và Zoho Docs đều cung cấp cho người dùng những dịch vụ tốt hơn ngay bên trong ứng dụng của họ, cụ thể hơn là khả năng chỉnh sửa dữ liệu, văn bản với nhiều tài khoản trong cùng 1 thời điểm. Bên cạnh đó, chúng ta còn có thể chia sẻ các file Google Apps bên ngoài tài khoản, nhưng chỉ với những tài khoản Google. Mặt khác, Zoho đa dạng hơn với khả năng hỗ trợ bất cứ dịch vụ email nào, và cho phép người dùng tạo hoặc đăng nhập vào Zoho qua Facebook, Google, hoặc Yahoo.

Và lần này, ưu thế đang tạm nghiêng về phía Google Apps.

4. Tính tương thích:

Hiện nay, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp sử dụng các sản phẩm của Microsoft để ứng dụng trong mô hình, tổ chức của họ. Và ngày nay, tính quy chuẩn được áp dụng trong từng loại văn bản vốn được sử dụng tùy theo nhu cầu của công việc ngày càng được đề cao, và do vậy, họ cũng gặp nhiều khó khăn trong việc chuyển từ ứng dụng Microsoft Office sang dùng dịch vụ trực tuyến.

Tính tới thời điểm hiện tại, Google đã thực hiện được 1 bước tiến rất lớn để cải thiện sản phẩm của họ nhằm cạnh tranh trực tiếp với Microsoft, nhưng thực tế là vẫn chưa đủ. Google Apps có thể xử lý nhiều file định dạng của Microsoft Office, nhưng lại thiếu hụt những chức năng nâng cao khác, ví dụ như tạo bảng, chèn ảnh, header – footer, thay đổi định dạng...

Tương tự như vậy là Zoho Docs, nhưng lại đa dạng hơn so với Google Apps về các định dạng hỗ trợ. Có thể export các file văn bản theo định dạng dựa trên XML có sẵn được dùng trong Office 2007 và 2010, trong khi Google lại bị giới hạn khi lưu file tài liệu thành *.doc, *.xls, và *.ppt.

Còn với Office 365, chúng ta không cần phải thực hiện quá nhiều thao tác chỉnh sửa hoặc định dạng văn bản từ các chương trình Desktop khác. Và lần này, Office 365 lại một lần nữa giành chiến thắng.

5. Hiệu suất khi làm việc trên Mobile và trình duyệt:

Tiếp tục thực hiện 1 cuộc kiểm tra nho nhỏ nữa với hiệu suất làm việc trên các thiết bị di động và trình duyệt, không quá ngạc nhiên khi Office 365 đặt hiệu quả tốt nhất với Windows Phone 7 và Internet Explorer 9, trong khi Google Apps tỏ ra vượt trội hơn trên Android và Chrome. Còn lại, Zoho không hề có nền tảng hỗ trợ Mobile cũng như trình duyệt khác.

Và với phiên bản cập nhật mới nhất – Mango, tên chính thức là Windows Phone 7.5, các nền tảng mobile sẽ có thêm khả năng tích hợp với Office 365 và Windows Live SkyDrive, qua đó góp phần tăng thêm sức mạnh của Microsoft trong việc thống lĩnh thị trường này.

Mặt khác, nếu chúng ta dùng Google Apps, thì Android chính là sự lựa chọn phù hợp nhất, cụ thể hơn là ứng dụng Google Apps dành cho Android, và nhiều công việc có liên quan sẽ được hoàn thành nhanh hơn qua trình duyệt, đặc biệt là trên smartphone.

Office 365 và Google Apps hoạt động tốt nếu chúng ta chỉ xem file trên iPhone hoặc iPad, nhưng nếu muốn chỉnh sửa thì lại là việc hoàn toàn khác. Với Office 365, file văn bản sẽ được mở qua chế độ dựa trên trình duyệt, và khi muốn chỉnh sửa thì các bạn phải dùng chức năng Open In... của hệ điều hành.

Google Apps cho phép chúng ta sửa nội dung qua chế độ Mobile, hệ thống cung cấp khá nhiều lựa chọn để chuyển đổi. Nhưng khi chuyển qua chế độ làm việc với trình duyệt và đầy đủ công cụ thì Google lại hiển thị thông báo lỗi.

Còn lại, chỉ có Zoho tỏ ra ổn định khi hoạt động trong iOS với trình duyệt Safari, đồng thời cung cấp nhiều tiện ích hơn khi người dùng muốn chuyển chế độ làm việc từ các thiết bị Mobile hoặc trình duyệt khác nhau.

Và như vậy, lần đầu tiên trong cuộc thử nghiệm này, Zoho đã chiếm ưu thế và tỏ ra vượt trội hơn so với 2 đối thủ còn lại.

6. Mức giá:

Đối với người dùng cá nhân, hoặc những mô hình doanh nghiệp nhỏ, thì cả 3 dịch vụ trực tuyến này đều đáp ứng được phần lớn nhu cầu của họ, tuy nhiên vẫn còn thiếu hụt một số chức năng nâng cao.

Zoho Docs có 2 lựa chọn: 3$ hoặc 5$ cho mỗi tài khoản người dùng trong 1 tháng. Xét về mặt cơ bản thì các gói dịch vụ tương đối giống nhau, nhưng với 5$ thì chúng ta sẽ có gấp đôi dung lượng lưu trữ, bên cạnh đó là 1 vài chức năng nâng cao như chia sẻ tài liệu với người dùng khác mà không yêu cầu họ thiết lập hoặc đăng nhập bằng tài khoản Zoho. Bên cạnh đó là dịch vụ lưu trữ email với các mức phí 2,5$ hoặc 3,5$ phụ thuộc vào gói sản phẩm lựa chọn của bạn.

Bên cạnh đó là Google Apps dành cho doanh nghiệp – Business với mức giá 5$ mỗi tài khoản trong 1 tháng, và 50$ trong 1 năm. Còn Office 365 có khá nhiều gói khác nhau tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp. Gói phù hợp nhất của Office 365 khi so sánh với Google Apps và Zoho Docs có giá 6$ với mỗi tài khoản người dùng trong 1 tháng.

Gói 3$ của Zoho có thể là mức giá hấp dẫn nhất đối với người sử dụng, nhưng tương ứng với đó là việc thiếu sót những chức năng cơ bản nhất, ví dụ như email. Tuy nhiên, trong doanh nghiệp thì giá cả không phải là yếu tố quyết định tất cả, mà đó là hệ thống chức năng, hỗ trợ kỹ thuật cũng như yêu cầu của họ. Còn xét về mặt tổng quan thì Office 365 có phần nhỉnh hơn đôi chút so với 2 đối thủ với nhiều tính năng cũng như khả năng tương thích tốt hơn, do vậy mức giá của dịch vụ này cao hơn cũng là điều dễ hiểu.

Và qua một số điểm chính đã được đề cập, Google Apps chính là sự lựa chọn phù hợp nhất, mức giá 50$ với mỗi tài khoản trong 1 năm, người dùng sẽ không cần phải băn khoăn quá nhiều. Còn với mức phí 15$, thì người dùng Office 365 sẽ nhận được license để download gói Office 2010 Professional, và với 21$ mỗi tháng thì đây là mức giá khá tốn kém đối với nền tảng công cụ dựa trên web như vậy.

Và cuối cùng là mức giá 252$ đối với mỗi người dùng trong 1 năm, Office 365 sẽ khiến nhiều doanh nghiệp phải suy nghĩ với 504$ trong 2 năm, trong khi bộ Office 2010 Professional có mức giá 410$. Các khoản chi phí phải bỏ ra khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng các công nghệ của nền tảng Cloud phụ thuộc vào việc họ muốn sử dụng Office 2010 trong vòng bao lâu trước khi quyết định nâng cấp, và sẽ tiết kiệm được bao nhiêu khi bổ sung chức năng của những ứng dụng Desktop khác.