Hướng dẫn soạn thư trả lời tự động trên Microsoft Outlook 2016

Sẽ có những trường hợp bạn không online và không thể trả lời thư ngay lập tức cho bạn bè, đối tác thì tính năng Trả lời thư tự động như trên Outlook Microsoft chẳng hạn, sẽ giúp ích rất nhiều. Trên Outlook 2016, tính năng đó gọi là Out-of-Office, giúp người dùng thiết lập thông điệp trên hộp thư của cá nhân, có thể là thông tin liên hệ trong trường hợp khẩn cấp hoặc địa chỉ liên hệ khác,... Vậy làm sao để thiết lập tính năng tự động trả lời thư trên Outlook 2016? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng Out-of-Office trên Outlook 2016.

Bước 1:

Đầu tiên, tại thanh Search Windows trên giao diện của máy, chúng ta gõ từ khóa Outlook 2016 rồi nhấn Enter để truy cập.

Bước 2:

Sang giao diện tiếp theo, chúng ta chọn File rồi chọn Automatic replies (Out of Office) ở bên dưới như hình.

Bước 3:

Tiếp đến, bạn đánh dấu vào mục Send automatic replies.

Nếu người dùng tích chọn vào mục Only send during this time range, thư trả lời tự động chỉ được gửi trong khoảng thời gian mà chúng ta đã thiết lập mà thôi. Bạn sẽ nhập thời gian bắt đầu (start time) và kết thúc (end time) ở ngay bên dưới.

Bước 4:

Tiếp đến ngay ở bên dưới, chúng ta sẽ thiết lập cho nội dung thư trả lời tự động:

Mục Inside My Organization: gửi thư trả lời tự động cho công ty, tổ chức. Chức năng này sẽ tự động được bật khi chúng ta tích chọn vào mục Send automatic replies.

Tùy chọn Outside My Organization (On): dùng để trả lời cho những đối tượng khác ngoài nội bộ công ty. Khi bạn muốn sử dụng tùy chọn này, sẽ có thêm 2 tùy chọn nhỏ khác, gồm: My Contacts only (gửi tới email có trong danh bạ); Anyone outside my organization (mọi địa chỉ email gửi thư tới). Để tắt tính năng này, chúng ta chỉ cần bỏ chọn mục Auto-reply to people outside my organization.

Bước 5:

Cuối cùng, bạn soạn nội dung thư trả lời tự động rồi nhấn OK là thiết lập xong. Nếu không muốn sử dụng tính năng Automatic replies, thư trả lời tự động trên Outlook 2016, chúng ta cũng truy cập vào mục Automatic replies (Out of Office), rồi tích chọn vào Do not send automatic replies là được.

Với tính năng trả lời thư tự động này, người gửi thư sẽ biết được bạn không thể trả lời thư ngay lập tức, và có thể liên lạc theo phương thức khác theo như trong thông báo của thư tự động. Như vậy, dù không đọc được thư, người gửi vẫn có thể liên lạc với bạn trong trường hợp khẩn cấp.

Tham khảo thêm các bài sau đây:

• Cách bật POP/IMAP Gmail để dùng trong Outlook

• Tổng hợp một số lỗi hay gặp trên Outlook và cách khắc phục lỗi

• Hướng dẫn các bước cơ bản để sao lưu dữ liệu Outlook

Chúc các bạn thực hiện thành công!