10 bài học từ việc sử dụng danh sách Email

Quản trị mạng – Trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu cách quản lý điều hành các danh sách của bạn và chọn những gì bạn viết, những gì gửi đi, cách gửi nó như thế nào và tại sao bạn cảm thấy khó khăn khi thực hiện việc đó.

E-mail có thể được ví như máu dùng để nuôi dưỡng sự truyền thông trong các doanh nghiệp nhỏ. Nó cũng là cách bạn có được thêm các khách hàng mới và duy trì các khách hàng cũ, cách bạn tìm thấy các viễn cảnh mới và cách bạn giữ và thúc đẩy nhân viên của mình. Thậm chí nếu bạn có một công ty đích thực non-Internet, chẳng hạn như một cửa hàng phần cứng, bạn cũng có thể sử dụng email để hỗ trợ cho các vấn đề doanh nghiệp của mình.

Dưới đây là 10 bài học quan trọng:

1. Tự quảng cáo là tốt nhưng chỉ tham gia một phần lời khuyên và các thông tin thực. Hạn chế số lượng nội dung tự quảng cáo khoảng hơn 20% những gì bạn sẽ gửi ra. Luôn bản đảm sự phong phú về thông tin trong email và mọi người sẽ muốn đọc chúng. Điều này không có nghĩa rằng bạn không thể cho phép mọi người biết về những sự kiện hạ giá đặc biệt, những thành tựu nào đó hoặc các sự kiện sắp diễn ra.

2. Hàng tuần là tần xuất tốt nhất. Nếu bạn không thể viết những nội dung gì đó thường xuyên, khi đó tần xuất hàng tuần là một tần xuất hợp lý. Việc kéo dài hơn một tuần sẽ gây cảm giác bực mình và dễ dẫn đến tình trạng mất dần các kết nối của bạn. Nếu có thể, gửi đi các email của bạn vào cùng một ngày nào đó trong tuần một cách cố định và có tính dự đoán.

3. Nội dung khúc triết. Luôn để email với số lượng ít hơn 1000 từ. Khoảng 600 từ là tốt nhất. Mọi người sẽ cảm thấy khó chịu và thiếu tập trung với những email quá dài.

4. Tạo nguyên bản. Không cắt xén hoặc paste những thứ mà bạn lượm lặt từ đâu đó. Trong trường hợp đó hãy sử dụng một liên kết để trích dẫn một điểm nào đó nhằm cung cấp quan điểm của bạn và lời bình luận.

5. Không chất đống các liên kết web. Một hoặc hai liên kết trong mỗi email là quá đủ. Nếu nhiều hơn con số này sẽ tạo một cảm giác khó chịu phía người nhận và không chứng tỏ được bất cứ thứ gì với người nhận.

6. Viết nội dung thật tốt. Do không có ai đó khác chỉnh sửa các email và kiểm tra chính tả cũng như cú pháp và ngữ pháp cho bạn, chính vì vậy hãy kiểm tra các liên kết để bảo đảm rằng chúng sẽ đưa đến đúng trang mà bạn dự định.

7. Kiểm tra các thông tin chính xác của bạn. Trong khi người biên tập của bạn ở đó, hãy cùng anh ta hoặc cô ta kiểm tra các tuyên bố về các thông tin và bảo đảm chúng một cách chính xác. Không có gì giảm uy quyền của bạn hơn là việc tuyên bố sai sự thật.

8. Nội dung phải mang tính cộng đồng. Nếu bạn bắt đầu một kế hoạch xuất bản web, cần phải biết rằng cộng đồng của bạn là những thành phần nào. Bạn đang nói chuyện với các khách hàng, nhà cung cấp, đối tác hay nhân viên bản mình? Sự quản lý mức cao hoặc trong lỏng lẻo? Các thế hệ già hơn hay trẻ hơn? Có một ý tưởng nhất định về những người phía nhận email sẽ làm cho các email của bạn sẽ có thêm hiệu quả.

9. Thông báo quan trọng. Sử dụng email như một cách để thông báo cho danh sách của bạn những gì mới mẻ, những gì khác biệt và những gì bạn đang bán hay đang cung cấp, những gì đang khuyến khích. Đây có thể là cách sử dụng tốt nhất đối với danh sách của bạn và là thứ mà chúng ta thường để mắt tới. Mọi người sẽ đánh giá cao khi nhận được những tin tức này trực tiếp và đầu tiên từ bạn, đó cũng là cách tốt nhất để xây dựng một cộng đồng.

10. Có một kho niêm cất. Hãy nghĩ đến việc lưu trữ tất cả các email trên website của mình. Mailman và Yahoo thực hiện điều đó một cách tự động, mặc dù vậy cả hai đều có những gì đó cồng kềnh và vướng mắc. Bạn có thể post lại các email của mình vào một blog, đó là một trong những cách làm tốt mà bạn nên thực hiện với các email tin tức của mình.