Các bước đơn giản để đánh bại Spam

1, Tôi đã thực hiện một bài kiểm tra về tính năng chống Spam của Gmail. Bốn tháng trước tôi thường xuyên sử dụng địa chỉ Gmail của tôi để đăng ký một số dịch vụ như nhận thư báo tin mới, sử dụng nó trên các form và chia sẻ trên những diễn đàn, blog và các cuộc thảo luận online. Tôi muốn các spam bị tiêu diệt hết và điều đó chính xác đã bắt đầu xảy ra. Hàng ngày tôi nhận được khoảng 20 thư rác. Tôi biết rằng số lượng đó là ít nhưng đối với một người không bao giờ nhìn thấy spam trong hộp thư như tôi thì số lượng đó cũng là đáng kể.

Tôi đã từng thực hiện kiểm tra một lần trước đây với Yahoo! Mail, và sau đó mất rất nhiều thời gian để tống khứ tất cả đống thư rác đó. Tôi sẽ chia sẻ bí quyết của mình với các bạn: Đầu tiên bạn nên có 3 địa chỉ e-mail (trên hotmail, yahoo mail và gmail chẳng hạn). Với 3 địa chỉ mail này bạn sẽ sử dụng vào 3 mục đích khác nhau: một mail dùng với bạn bè, người thân; một mail dùng cho việc liên hệ khách hàng và công việc của bạn; còn lại là địa chỉ chuyên để “bắt” spam. Hãy nhớ rằng càng ít dùng mail công khai bao nhiêu thì càng ít có spam bấy nhiêu.

2, Nếu bạn muốn sử dụng mail riêng tư và thương mại của bạn với những trang mà bạn vào (trong trường hợp nó đòi hỏi bạn phải chia sẻ địa chỉ mail) thì bạn nên kiểm tra lại phần Privacy Policy (những điều khoản về sự riêng tư). Bạn không phải nghiên cứu về các điều khoản đó nhưng xem qua nó sẽ giúp bạn có được nhiều thông tin về website đó. Nếu trong các điều khoản không có sự riêng tư hay website không có Privacy Policy thì nên nghi ngờ hay và chắc chắn rằng site đó sẽ chia sẻ thông tin của bạn. Rất nhiều site đòi hỏi hợp pháp hóa bằng địa chỉ mail và cũng có Privacy Policy nhưng sau đó vẫn bán thông tin của bạn. Vì vậy đừng bao giờ đặt niềm tin vào Privacy Policy quá nhiều, chỉ cần có ấn tượng tốt về nó là được.

Điều tốt nhất về việc quản lý các mail spam là bạn có thể nghiên cứu xem làm thế nào để một ai đó có thể lấy được địa chỉ mail của bạn, nếu biết được điều đó thì bạn có thể giảm tới mức thấp nhất lượng spam và quản lý hòm thư của mình một cách an toàn. Bất cứ site nào mà bắt nhập vào địa chỉ mail mà bạn cảm thấy nghi ngờ thì hãy sử dụng địa chỉ mail bắt spam.

3, Địa chỉ mail riêng tư của bạn nên dùng cho các nguồn đáng tin cậy như trên diễn đàn, các cuộc thảo luận bạn thường xuyên tham gia. Bạn chỉ nên dùng địa chỉ này trên các website mà bạn tin tưởng và truy cập hằng ngày hoặc thường xuyên vào. Điạ chỉ mail riêng của bạn nên dùng để đăng nhập vào các form (chỉ những website bạn muốn có thông tin). Nó cũng nên dùng để đăng ký nhận những mail thông tin mà bạn quan tâm. Nó sẽ là mail được dùng nhiều nhất, trong các cuộc giao tiếp hằng ngày. Đây là địa chỉ mail bạn nên chia sẻ với gia định, bạn bè và đồng nghiệp.

4, Địa chỉ mail thương mại dùng cho các hoạt động giao dịch kinh doanh. Thực tế mail thương mại không nên là các mail miễn phí. Nó sẽ là địa chỉ thư điện tử cho các công ty, các website hay tên các hoạt động kinh doanh của bạn (ví dụ như: @.tên_công_ty_của_bạn.com). Nếu bạn không có công ty, hoạt động kinh doanh hoặc website riêng thì nên dùng điạ chỉ e-mail miễn phí và biến nó thành mail dùng cho các mục đích chuyên nghiệp. Chẳng hạn đặt mail này vào trong resume (sơ yếu lí lịch)... Nhưng chỉ nên dùng với các nguồn cực kỳ đáng tin cậy. Bạn chỉ nên chia sẻ địa chỉ mail thương mại của mình với các cá nhân bạn hay liên hệ hoặc kinh doanh. Ví dụ: bạn không nên cho các nhân viên chăm sóc khách hàng trong công ty biết địa chỉ mail của mình, nhưng bạn có thể cho lãnh đạo công ty biết. Đây là địa chỉ mail chọn lọc của bạn. Trong một số trường hợp bạn có thể chia sẻ địa chỉ mail này cho nhân viên chăm sóc khách hàng, nhưng phải đáng tin cậy và có sự đánh giá tốt.

Ví dụ: nếu công ty có kế hoạch gửi cho bạn thông tin nhạy cảm qua e-mail, chẳng hạn như tiền, tài khoản khách hàng. Khi đó mail thương mại của bạn có thể dùng để đăng nhập vào các website bạn sẽ dùng thẻ tín dụng, nhưng phải có độ tin cậy cao và nổi tiếng. Email này chỉ nên dùng với các đối tác bạn tin tưởng, không chia sẻ hay gửi quảng cáo trở lại cho bạn. Bạn chỉ nên dùng email này để lấy thông tin của các công ty liên quan hay các thông tin ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của bạn. Đừng bao giờ công bố rộng rãi địa chỉ e-mail này trên bất kỳ website, diễn đàn, hội thảo hay bất kỳ phương tiện công cộng nào.

5, Địa chỉ mail bắt spam nên dùng bất cứ lúc nào bạn cảm thấy nghi ngờ, như khi bạn không tin tưởng website đó hoặc site không cung cấp cho bạn các thông tin mong muốn. Nhiều website có các sản phẩm, chương trình hay dịch vụ bạn mong muốn. Nhưng để đăng ký hay gửi yêu cầu tới họ, bạn phải nhập địa chỉ e-mail (mà hầu hết phải là e-mail hợp lệ và được kiểm chứng). Do đó bạn nên có một địa chỉ email bắt spam cho các nguồn không đáng tin cậy. Dùng địa chỉ email bắt spam này, bạn có thể dễ dàng đăng ký tại bất kỳ website nào trong khi dùng một email hợp lệ để đăng nhập và kiểm chứng tính chất xác thực của địa chỉ email.

6, Dùng thành phần Report Spam trong email client của bạn. Hầu hết email client trực tuyến và thậm chí bây giờ là phần mềm (cài đặt cục bộ) đều có thành phần Report Spam để block các mail phát tán về sau này từ một người gửi nào đó. Sử dụng tốt thành phần này cũng khá quan trọng bởi nó sẽ giúp giữ cho hòm thư của bạn tránh khỏi các thư không mong muốn. Địa chỉ mail duy nhất mà bạn phải lo lắng về việc nhận spam là mail cá nhân và mail thương mại, mail bắt spam không phải là tài khoản bạn sử dụng hàng ngày mà bạn chỉ dùng nó khi cần xác nhận một địa chỉ mail.

Nếu bạn thực hiện theo đúng những bước trên, bạn sẽ không phải nhận bất cứ thư rác nào vào tài khoản email thương mại. Nhưng nếu chẳng may vẫn có spam nào đó lọt qua, hãy chắc chắn sử dụng tính năng Report Spam để có thể ngăn chặn được việc phát tán trong tương lai. Sử dụng ngay lập tức tính năng Report Spam khi vừa nhận được spam để không bị trì hoãn hay bỏ sót bất cứ một thông báo spam nào. Trong địa chỉ email cá nhân, bạn sẽ nhận được spam hay thư không mong muốn, khi đó bạn cũng phải dùng tính năng Report Spam. Nếu bạn sử dụng Report Spam chỉ trong vài tháng và có cách quản lý email tốt thì hiếm khi hoặc có thể là không bao giờ bạn nhận được spam.

Nếu chẳng may nhận được thư rác, hãy dùng Report Spam trong email client của bạn. Nó sẽ nhanh chóng loại trừ bất cứ email không mong đợi nào cho bạn. Thực hiện theo các bước trên là cách thiết yếu để giữ được một hòm thư sạch sẽ. Quản lý tốt địa chỉ email là trách nhiệm của bạn và bạn nên biết rõ bạn sẽ bạn chia sẻ thông tin với ai khi đưa ra các địa chỉ email. Hầu hết mọi người chỉ dùng một địa chỉ email cho tất cả các hoạt động của mình và tất nhiên điều này không phải là lựa chọn tốt nhất. Bạn nên dùng ít nhất 3 email theo các bước như trên. Bạn có thể đơn giản chỉ đăng nhập một tài khoản, email cá nhân hay email thương mại và hầu hết chỉ phải nhận email từ các đối tượng mong muốn.

Bạn có thể chỉ gửi mail từ các tài khoản mail cá nhân hay thương mại. Trong Gmail bạn sẽ thấy có tính năng tự động forward lại địa chỉ người gửi cả khi bạn không vào tài khoản, còn đối với Yahoo thì bạn phải dùng tài khoản trả phí mới có được tính năng đó. Vì thế bạn hoàn toàn có thể sắp xếp việc sử dụng các địa chỉ email một cách hợp lý nhất và tiện lợi nhất. Bạn có thể dùng địa chỉ hotmail làm bộ bắt spam vì dung lượng của nó ít mà tính năng cũng không cao. Đây chỉ là gợi ý còn dùng như thế nào là tùy bạn.

Hiện tại tôi trả tiền cho một tài khoản Yahoo! Mail và dùng nó như là mail thương mại. Tôi dùng Gmail cho địa chỉ mail cá nhân và dùng hotmail làm mail bắt spam. Do tôi đã thiết lập một chế độ tự động forward trong Yahoo! Mail nên khi nhận được một mail (thường là mail thương mại) nó sẽ tự động forward tới Gmail (địa chỉ mail tôi đã thiết lập) mà tôi hay sử dụng. Vậy là thậm chí cả khi tôi không hay vào địa chỉ Yahoo! tôi cũng có thể biết được là có mail của ai gửi đến thông qua việc tự động forward giữa 2 hòm thư. Còn địa chỉ Hotmail thì rất hiếm khi tôi đăng nhập vào, chỉ khi nào cần kiểm chứng một email hay đăng nhập để tài khoản đó không bị đóng. Việc tiếp cận chủ động này đã giữ cho hộp thư của tôi sạch sẽ hằng năm và bây giờ tôi chắc chắn nó sẽ giúp bạn trong cuộc chiến chống lại spam.

Ant Onaf - chủ sở hữu và là người sáng lập website Journal Home. Ông cũng là nhà quản trị web hoàn hảo, nhà tiếp thị internet, biên tập nội dung và tư vấn viên IT.