Khám phá thêm những thú vị với Outlook

James Wong

Quản trị mạng - Chắc hẳn trong số các bạn sẽ có nhiều người thích và nhiều người không thích Outlook, bạn có thể không thích nó vì đôi khi nó đổ vỡ một cách không mong đợi hoặc nó tự dưng mất một vài giây nào đó để thực hiện một số công việc mà chúng ta không mong đợi. Tuy nhiên chúng tôi tin tưởng rằng hầu hết trong số chúng ta đều thích Outlook và tính trực giác của nó. Các ứng dụng Web mail không cho thấy có nhiều sự phong phú như Outlook.

Outlook có thể là ứng dụng đầu tiên bạn mở khi vào làm việc trong văn phòng của mình và là ứng dụng cuối cùng bạn đóng vào buổi tối. Đây là top 10 cách để các bạn có được những cảm nhận tốt hơn với Outlook. Chúng tôi sẽ chia sẻ năm cách mang tính nền tảng trước, sau đó sẽ chia sẻ 5 mẹo nâng cao hơn trong phần tiếp theo.

Kéo và thả bất cứ thứ gì

Một trong những ưu điểm lớn nhất trong Outlook là bạn có thể kéo và thả bất cứ mục Outlook nào từ một thư mục này sang thư mục khác. Kéo một email vào thư mục các liên lạc của bạn, khi đó Outlook sẽ tạo một liên lạc cho bạn bằng first name và last name và địa chỉ email cho bạn. Kéo email vào thư mục lịch biểu, lúc này một cuộc hẹn sẽ được tạo ra cho bạn với các lưu ý của lịch biểu là phần body của email được nhập vào.

Kích phải bất cứ thứ gì

Nếu bạn nghi ngờ và không muốn biết những gì cần thực hiện tiếp theo trong Outlook, chỉ cần kích phải vào một mục Outlook nào đó, khi đó menu sẽ xuất hiện và cung cấp cho bạn tính năng mong muốn. Kích phải vào tên trong địa chỉ email và chọn Add to Outlook Contact, khi đó liên lạc của bạn sẽ được tạo một cách tự động. Kích phải vào mục calendar, bạn có thể in nó và đem mang theo nó kèm bạn đến cuộc hẹn.

Mở nhiều cửa sổ Outlook

Bao nhiêu trong số các bạn thích các mục Inbox, Calendar và Contacts của mình luôn được mở? Bạn có thể bằng cách kích phải vào biểu tượng Calendar hoặc thư mục Calendar và chọn "Open in New Window” và thư mục khác của Outlook. Tương tự với Contact bằng cách kích vào biểu tượng Contact và "Open in New Window".

Tìm kiếm mọi thứ

Nếu bạn giống như chúng tôi, đợi một vài giây để tìm kiếm thứ nào đó có thể phát bực dọc thì một trong những tính năng tốt nhất mà chúng tôi thích trong Outlook 2007 là có thể tìm kiếm nhiều thứ nhanh hơn nhiều. Chỉ bản thân bộ tìm kiếm này cũng quả đáng nâng cấp nếu bạn vẫn đang sử dụng phiên bản Outlook cũ. Chỉ cần đánh vào bất cứ một từ nào trong hộp thoại Search trong Inbox của bạn hay bất cứ thư mục mail nào, Outlook khi đó sẽ tìm ra cho bạn email cần thiết. Bạn có thể thực hiện tương tự với các mục Contacts, Calendar hay Task. Hộp thoại tìm kiếm nằm phía trên bên trái của cửa sổ và sẽ nhanh chóng trả về kết quả tìm kiếm cho bạn. Cho ví dụ, trong thư mục Contact của bạn, chỉ cần đánh New York và tất cả các liên lạc của bạn có địa chỉ New York hoặc các lưu ý nào có ghi New York sẽ được hiện ra.

Tao các thư mục mở cho bất cứ thứ gì

Một số trong số các bạn chắc hẳn đã biết được cách tạo các thư mục email mở rộng bằng cách kích phải vào danh sách thư mục và chọn New Folder. Bạn có biết mình có thể tạo các kiểu thư mục khác như các liên lạc khác, lịch biểu hoặc thư mục nhiệm vụ không? Để tạo thư mục Contact khác, có lẽ chỉ một liên lạc cá nhân nào đó, bạn kích phải vào bất cứ thư mục nào và chọn New Folder. Dưới "Folder Contains," chọn Contact Items và chọn địa điểm bạn muốn lưu New Contact Folder, sau đó thư mục bạn vừa tạo sẽ hiện hữu ở đó.