Cảm nhận đầu tiên về iWork cho iPad

Quản trị mạng - Nếu iPad muốn được sử dụng một cách nghiêm túc như một công cụ doanh nghiệp, nó cần phải có một bộ office. Cho đến nay, "ứng viên" tốt nhất trong số đó là các ứng dụng iWork của chính Apple - Pages, Numbers, và Keynote (mỗi thứ đều có giá 9.99$). Tuy nhiên các ứng dụng này có thể thực hiện được những gì? Đây chính là nội dung mà chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn trong bài.

Giao diện

Tuy cả ba ứng dụng này được bán riêng nhưng chúng đều có chung một kiểu giao diện.

Khi khởi chạy các ứng dụng này lần đầu, bạn sẽ được chào mừng bởi một hướng dẫn "Get Started" dưới định dạng nguyên bản của ứng dụng (một tài liệu trong Pages, một trang bảng tính được chia tab trong Numbers và một trình chiếu trong Keynote).

Hãy gõ nhẹ vào nút ở góc trên bên trái. Nó có tên My Documents trong Pages, My Spreadsheets trong Numbers, và My Presentations trong Keynote. Trong bất cứ ứng dụng nào, hành động đó đều sẽ triệu gọi màn hình Document Manager. Ở đây bạn sẽ thấy tất cả các file tài liệu trên iPad của ứng dụng đó, trong một khung nhìn khá đẹp mắt.

Nếu nhấn New Document ở góc trái phía trên của màn hình đó, bạn sẽ được một bộ sưu tập các mẫu (template) (16 trong Pages và Numbers, 12 trong Keynote). (Cũng có thể nhấn vào dấu cộng ở phía dưới cửa sổ My Documents, thao tác này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn cho việc tạo một tài liệu mới hoặc tạo bản sao một tài liệu hiện đã được chọn).

Sau khi chọn một template, bạn sẽ được đưa tới màn hình edit của ứng dụng. Có một thanh công cụ chạy ngang phía trên màn hình đó. Tuy một số chi tiết có thể khác nhau giữa các ứng dụng nhưng về bố trí xếp đặt (layout) cơ bản của chúng khá giống nhau.

Ở góc bên trái phía trên, nút My Documents, đây là nút đưa bạn trở về Document Manager. Cạnh đó là nút Undo. Phía bên phải, bạn sẽ thấy có bốn biểu tượng (5 trong Keynote).

Biểu tượng đầu tiên trong số đó là Information - nó chứa các nội dung khác nhau tùy từng ứng dụng. Bên cạnh đó là Insert, đây là biểu tượng mà bạn có thể sử dụng để thêm vào ảnh, bảng, biểu hoặc các hình vào tài liệu của mình. Bên cạnh nữa là Tools, là nơi bạn có thể thực hiện tìm kiếm, trợ giúp, hoặc bật hay tắt tùy chọn chỉ dẫn hay kiểm tra chính tả. Cuối cùng (trong Pages và Numbers), có một biểu tượng đưa bạn sang chế độ toàn màn hình.

Các biểu tượng này là các thành phần chung có trong mỗi ứng dụng iWork iPad. Ngoài những thứ đó, chúng còn có những điểm khác nhau.

Trang 2: Pages

Pages

Làm việc trong Pages trên iPad khá khác với so với bộ xử lý văn bản trên các máy desktop: Bạn sẽ bắt đầu với một trang bảng tính (sheet) trống, đánh vào một số nội dung, sau đó trang trí nó bằng các kỹ thuật tạo chữ và đồ họa. Sự khác biệt ở đây là các công cụ cho việc thực hiện tất cả các hành động đó trên iPad đều được rút ngắn hoặc cắt bớt đi.

Màn hình edit của Pages thay đổi phụ thuộc vào sự định hướng của iPad. Trong chế độ nằm ngang (landscape), bạn sẽ chỉ thấy một tài liệu trống và bàn phím ảo của iPad. Nếu ở chế độ thẳng đứng (Portrait), bạn sẽ thấy một toolbar ở phía trên và một phiên bản bàn phím nhỏ hơn nằm phía dưới.

Điều đó cho chúng ta cảm nhận rằng: Chế độ nằm ngang – Landscape chỉ được dùng cho việc đánh văn bản, vì bạn sẽ cần đến một bàn phím với các phím bấm to hơn; tuy nhiên khi đề cập đến nội dung về những gì bạn đã viết, hầu hết bạn sẽ muốn thấy nó trong chế độ thẳng đứng, đây cũng là hình ảnh của nó khi được in, vì vậy đó là nơi bạn cần có cho các công cụ bố trí trang.

Trong Pages, nút Info của thanh công cụ cho phép bạn sử dụng các kiểu văn bản (có đến 13 lựa chọn ở đây), định dạng văn bản dưới dạng list, chọn hình thức canh dòng (alignment), cấu hình các cột, và chỉ định khoảng trống giữa các dòng. Nếu cuộn xuống phía dưới trong danh sách kiểu, bạn cũng có thể mở một màn hình Text Options, đây là nơi bạn có thể chọn một trong số 43 kiểu phông chữ cũng như có thể thiết lập kích cỡ và màu sắc cho kiểu chữ của mình.

Trên menu Tools, ngoài bốn tùy chọn chuẩn (search, help, ...), Pages còn cung cấp cho bạn một tùy chọn Document Setup; tap nhẹ vào tùy chọn đó, bạn sẽ thấy một màn hình có thể sử dụng các thiết lập layout cho tài liệu.

Nhiều trong số các tùy chọn được sao chép trong toolbar định dạng cho chuẩn. Nó có một menu sổ xuống và các nút chọn kiểu ký tự (đậm, in nghiêng, gạch chân) và canh đoạn. Chỉ có một thiết lập duy nhất ở đây là nút cho phép bạn chèn các tab hoặc dòng, trang và ngắt cột. Bên dưới tất cả, có một thước đo để bạn có thể sử dụng cho việc canh lề và khoảng cách dịch vào đầu dòng.

Có thể sử dụng nhiều công cụ edit khác bằng cách chọn và nhấn vào các từ. iPad sử dụng nhiều chuẩn giống như iPhone: nhấn nhẹ hai lần vào một từ cho phép bạn chọn từ đó; tiếp đó một menu sẽ xuất hiện, cho phép bạn cut, copy, hoặc replace từ đó bằng một từ khác được đánh vần tương tự; paste một văn bản được copy từ trước, hoặc tra cứu định nghĩa của từ. Tap ba lần vào một từ sẽ giúp bạn chọn toàn bộ đoạn văn bản có chứa từ đó và có các tùy chọn tương tự như trên.

Bạn có thể chọn bao nhiêu từ tùy ý trong khi tap bằng cách sử dụng tính năng của handle (ô điều khiển có thể co giãn) để co giãn hộp chọn. Một cửa sổ trong suốt được sẽ xuất hiện phía trên đoạn văn bản khi bạn kéo các handle, hiển thị cho bạn thấy điểm chọn đang nằm ở đâu.

Nếu bạn chạm và giữ phía bên phải màn hình Pages, bộ Navigator sẽ xuất hiện; nó cho phép bạn điều hướng qua các trang trong tài liệu một cách nhanh chóng, hiển thị số trang và các preview.

Tuy Pages có nhiều công cụ xử lý văn bản cần thiết nhất nhưng nó vẫn không có đủ tất cả. Các công cụ chính tả của nó còn rất hạn chế. Nếu bạn viết sai lỗi chính tả một từ nào đó, nó sẽ gạch chân từ đó bằng màu đỏ; nhấn vào từ bị gạch chân đó, Pages sẽ gợi ý một số từ cần thay thế. Tuy nhiên nó không có công cụ proofreading (đọc và sửa bản in thử) với phạm vi rộng như phiên bản cho desktop. Bạn không thể thêm vào các thành phần tài liệu phức tạp, chẳng hạn như các bảng biểu hoặc chú thích. Ngoài ra nó chỉ cung cấp một số lượng hạn chế các kiểu chữ so với phiên bản desktop.

Tuy nhiên phiên bản trên iPad lại có nhiều tính năng mà bạn sẽ cần đến nó hàng ngày, các tài liệu cơ bản.

Trang 3: Numbers

Numbers

Numbers cũng gần giống với Pages tuy nhiên có một số khác biệt.

Nút Info, cho phép bạn có được các tùy chọn cho một trang bảng tính nào đó. Tap vào nút này sau khi chọn một ô, bạn sẽ thấy các tab xuất hiện, đó là nơi bạn có thể chỉ định đường viền, kiểu chữ, các hàng tiêu đề và cột, định dạng dữ liệu (số, tiền tệ, ngày,…). Chọn một biểu đồ, khi đó menu tương tự sẽ cho phép bạn chọn ra kiểu biểu đồ và định dạng các trục dữ liệu.

Trong vùng làm việc, bạn sẽ thấy một trang bảng tính trống. Có các tab ở phía trên để bạn có thể thêm nhiều bảng tính. Tap một lần vào một ô nào đó sẽ giúp bạn chọn nó, các handle giúp bạn kéo một cách thoải mái để mở rộng vùng chọn của mình. Tap đúp vào một ô nào đó, màn hình entry dữ liệu sẽ xuất hiện ở phía dưới, với các công cụ cho phép bạn nhập số, thời gian, ngày, văn bản và công thức. Có khá nhiều chức năng đi kèm (hơn 250 chức năng) khác để bạn có thể khám phá.

Tap một lần vào một biểu đồ nào đó sẽ giúp bạn chọn nó để định dạng; tap đúp vào nó sẽ cho phép bạn chỉ định dữ liệu nguồn. Thực hiện điều đó là hết sức đơn giản: Bạn tap một lần vào một ô trong dải dữ liệu, sau đó sử dụng các handle để chọn toàn bộ phạm vi cần chọn.

Trang 4: Keynote

Keynote

Keynote cho iPad tuy có nhiều “tật” hơn hai ứng dụng trên nhưng nó vẫn là một ứng dụng phù hợp nhất với Apple iPad Tablet.

Một trong những "tật xấu" mà bạn sẽ thấy ngay thức khắc đó là Keynote chỉ làm việc trong chế độ nằm ngang (landscape). Suy đoán (đủ logic) là các slide trình diễn đều nằm trong chế độ landscape.

Tỉ lệ rộng hơn cũng cho phép bạn có được một số khoảng trống có thể chứa các thumbnail ở hai bên trong một trình chiếu. Bên trong sidebar đó, bạn có thể sắp xếp thứ tự các slide bằng cách tap và giữ một slide nào đó muốn di chuyển, sau đó thả nó vào bất cứ chỗ nào bạn muốn đặt. Tap vào dấu cộng ở phía dưới sidebar đó, một sheet sẽ xuất hiện với một vài layout mẫu (có sẵn một số đoạn văn bản và hình ảnh mẫu) trong template đã chọn của bạn.

Để ý phía bên phải của màn hình edit, bạn sẽ thấy có ba trong số bốn nút hay được sử dụng (Info, Insert, và Tools), đây là các nút với các chức năng tương tự như trong Pages và Numbers. Tuy nhiên có hai nút mới ở đây đó là: Animation và Play.

Nếu chọn một đối tượng và tap vào Animation, bạn có thể chọn và tùy chỉnh các hoạt ảnh; có 13 lựa chọn ở đây, từ Appear (xuất hiện) và Cube (tạo hình khối) đến Swoosh (gây tiếng động) hay Twirl (xoay vòng). Bạn có thể chỉ định thời gian, hướng và thứ tự các hoạt ảnh đó xuất hiện.

Bên cạnh đó bạn cũng có thể tap vào bất cứ đối tượng nào trong một slide để chọn nó, sau đó di chuyển nó tới vị trí nào đó bằng ngón tay của mình. Với hai ngón tay, bạn có thể thay đổi định hướng hoặc kích cỡ của nó.

Rõ ràng ứng dụng Keynote iPad không có tất cả các công cụ của một chương trình desktop đúng nghĩa. Tuy nhiên do các trình diễn vốn đã mang tính đồ họa, với đầu vào văn bản tương đối đơn giản, và vì bản thân iPad cũng muốn trở thành một chiếc máy tuyệt vời trong việc thực hiện các trình chiếu (bạn có thể sử dụng các cổng video-out để chạy trình chiếu trên màn hình hiển thị mở rộng), Keynote chắc chắn là ứng dụng iWork làm việc tốt nhất trên Apple iPad Tablet.

Trang 5: Quản lý file

Quản lý file

Các ứng dụng iWork cho ipad chắc chắn chỉ cung cấp được 80% chức năng cần thiết của một người dùng thông thường, nó được thiết kế để dễ dàng chọn ra những gì cần dùng. Tuy nhiên có một lĩnh vực sẽ làm thất vọng những người dùng Mac lâu năm.

Sự khác biệt lớn nhất giữa các ứng dụng iWork iPad với các chương trình desktop thông thường là cách mà chúng quản lý các file. Với các ứng dụng desktop, chúng sử dụng giao diện Finder để định vị và quản lý các file. Không có một giao diện phổ dụng như vậy trên iPad. Thay vì đó, mỗi ứng dụng iWork có một bộ Document Manager của riêng nó, đây là nơi bạn có thể chọn, tạo bản sao và xóa các file.

Rõ ràng là hoàn toàn khá ổn khi làm việc với các file trên iPad. Tuy nhiên sẽ có chút trở ngại khi thực hiện chuyển các file ra/vào Apple iPad Tablet.

Bạn không thể chọn file trên Mac và iPad rồi từ đó kéo chúng sang một máy khác mà thay vào đó phải sử dụng iTunes và Document Manager của từng ứng dụng để copy các file vào, ra khỏi máy.

Đặc biệt hơn, khi cần sử dụng đến File Sharing trong iTunes 9.1. Bạn phải chọn tab Apps trong iTunes và cuộn xuống đến phần new File Sharing. Ở đó, bạn sẽ thấy một danh sách các ứng dụng iPad có hỗ trợ việc chia sẻ file. Chọn một trong các ứng dụng đó, bạn sẽ thấy một danh sách các file của nó trên iPad.

Để copy các file từ một máy Mac sang Apple iPad Tablet, bạn có thể kéo chúng từ Finder vào panel File Sharing, sau đó thực hiện đồng bộ. Để truy cập các file mới đó trên iPad, cần mở Document Manager của ứng dụng, sau đó tap vào nút Import ở phía trên bên phải. Keynote có thể import các file .keynote, .ppt, .pptx, .pps, và .ppsx. Pages có thể import các file có định dạng .pages, .docx, .doc, .dotx, và .dot. Trong khi đó Numbers lại có thể làm việc với các file .numbers, .xls, .xlsx, .xlt, .xltx, .xlsm, .xla, .csv, và .txt.

Một số thành phần tài liệu có thể bị mất trong quá trình import. Ví dụ, nếu bạn import một trình chiếu Keynote từ máy Mac sang iPad, nó sẽ mất audio được nhúng, các nhóm đối tượng, các lưu ý của người trình chiếu và các biểu đồ 3D. Nếu ứng dụng iPad không có một trong các phông chữ được sử dụng trong bản gốc, nó sẽ thay thế bằng một phông chữ khác tương đồng nhất, nếu không có sự tương đồng, nó sẽ sử dụng phông chữ Helvetica. Khi mở lần đầu tài liệu được import, ứng dụng sẽ hiển thị cho bạn một danh sách những thay đổi.

Khi bạn muốn copy một file từ ứng dụng iPad vào Mac, hãy mở ứng dụng, chọn tài liệu trong Document Manager và nhấn nút Export. Sau đó chọn định dạng file trong đó bạn muốn copy. Tất cả các ứng dụng iWork sẽ export theo các định dạng iWork '09 cho Mac tương ứng. Chúng cũng có thể export thành file PDF; Pages cũng có thể lưu dưới định dạng Microsoft Word (.doc).
Tiếp theo bạn thực hiện đồng bộ, chọn ứng dụng trong phần File Sharing trong tab Apps của iTunes, sau đó kéo và thả các file từ đây vào Mac hoặc chọn file và kích nút Save To. Bạn cũng có thể sử dụng nút Export đó để gửi các tài liệu iWork thông qua Mail hoặc để chia sẻ chúng thông qua iWork.com.

Có thể nói hệ thống này có đôi chút phức tạp. Chúng ta đã quen với cách xử lý tài liệu một cách thông thường nên việc sử dụng các bộ Document Manager riêng biệt và iTunes là một điều phức tạp. Nếu không có gì khác, sẽ là tốt hơn nếu có một tab Files trong iTunes, nơi bạn có thể quản lý tất cả các file dữ liệu.

Mặc dù lúc này việc quản lý file là một điểm yếu lớn nhất trong các ứng dụng iWork của Apple, tuy nhiên chúng và đặc biệt Keynote – vẫn cho chúng ta thấy được đó là những ứng dụng di động tuyệt vời.