Cách chuyển danh bạ từ trang tính Excel sang Outlook

Bạn có thể dễ dàng xuất chi tiết các liên hệ, danh bạ được lưu trữ trong Excel để import vào Outlook bằng cách lưu trang tính dưới định dạng CSV. Vậy cách làm cụ thể như thế nào? Mời bạn theo dõi bài viết dưới đây của Quantrimang.com.

Bước 1: Lưu danh bạ dưới dạng tệp CSV

Danh sách liên lạc dưới đây được lưu trữ trong một bảng tính Excel. Lưu ý các trường nên để đúng như mẫu.

Lưu danh bạ trên Excel với các trường tương ứng để nhập vào Outlook
Lưu danh bạ trên Excel với các trường tương ứng để nhập vào Outlook

Để xuất tài liệu dưới dạng CSV, trước tiên, nhấp vào File để mở menu. Tiếp theo, chọn Save As > Browse.

Lưu file dưới dạng CSV
Lưu file dưới dạng CSV

Chọn vị trí lưu, đặt tên, sau đó chọn loại tệp CSV (Comma Delimited)Save as type.

Chọn vị trí lưu file dưới dạng CSV
Chọn vị trí lưu file dưới dạng CSV

Đóng cửa sổ làm việc Excel. Các liên hệ đã sẵn sàng để được import vào Outlook.

Bước 2: Chuyển danh bạ vào Outlook

Để chuyển danh bạ trên file Excel vừa lưu vào Outlook, bạn mở Outlook, nhấn vào File > Open & Export > Import/Export.

Nhấn vào File > Open & Export > Import/Export trong Outlook
Nhấn vào File > Open & Export > Import/Export trong Outlook

Tiếp đó, ở cửa sổ Import and Export Wizard, nhấn chọn Import from Another Program or File rồi click vào Next.

Chọn Import from Another Program or File
Chọn Import from Another Program or File

Giao diện tiếp theo, chọn Comma Separated Values rồi Next tiếp.

Chọn Comma Separated Values
Chọn Comma Separated Values

Chọn nút Browse để tìm tệp CSV bạn muốn nhập.

Chọn một tùy chọn bạn muốn Outlook xử lý các liên hệ trùng lặp và nhấp tiếp vào Next.

Tìm vị trí tệp CSV muốn nhập
Tìm vị trí tệp CSV muốn nhập

Trong ví dụ này, Quantrimang.com chọn Replace Duplicates with Items Imported, tức là các liên hệ hiện có trong Outlook sẽ bị đè lên bởi thông tin có trong file được import vào.

Tiếp theo, chọn chính xác thư mục Danh bạ trên Outlook để những liên hệ chuẩn bị chuyển sang sẽ nằm ở đây.

Chọn thư mục Outlook sẽ chuyển các liên hệ vào
Chọn thư mục Outlook sẽ chuyển các liên hệ vào

Nhấp vào Map Custom Fields để khớp chính xác các trường từ bảng tính Excel với các trường tương ứng trong Outlook.

Nhấp vào Map Custom Fields
Nhấp vào Map Custom Fields

Trong hộp thoại Map Custom Fields mở ra, các trường có trong file CSV sẽ xuất hiện ở bảng From phía bên trái, còn To ở bên phải là các trường từ thư mục Danh bạ trong Outlook.

Các trường được khớp thành công sẽ xuất hiện ở cột Mapped From bên phải.

Với những trường không khớp, ví dụ là Email Address trong bảng, bạn click chuột và kéo trường từ From sang To, sau đó chọn OK để hoàn thành.

Khớp thủ công các trường ở tệp CSV và Danh bạ trên Outlook
Khớp thủ công các trường ở tệp CSV và Danh bạ trên Outlook

Cửa sổ hiện thị chuyển đổi xuất hiện, thông báo quá trình diễn ra.

Chờ quá trình kết thúc, danh bạ của bạn đã được chuyển từ file CSV sang Outlook rồi. Đơn giản vậy thôi. Bạn hãy thử xem nhé!

Xem thêm:

Chủ Nhật, 24/11/2019 14:29
52 👨 1.154
0 Bình luận
Sắp xếp theo