19 kỹ năng mềm mà những ai muốn trở thành nhà lãnh đạo giỏi cũng phải có

Những nhà lãnh đạo thành công nhất không chỉ xuất sắc về kiến thức chuyên môn (Technical Skill) mà còn là "bậc thầy" về các kỹ năng mềm.

Được biết đến rộng rãi với tên gọi kỹ năng liên nhân (Interpersonal Skill) hay kết nối con người (People Skill), kỹ năng mềm như đàm phán, xây dựng đạo đức và duy trì những mối quan hệ là chìa khóa làm nên thành công của một nhà lãnh đạo.

Theo Tạp chí ResourcefulManager - một trang web với sứ mệnh giúp đỡ những nhà quản lý làm việc hiệu quả hơn trong công việc của họ thì "Năng lực chuyên môn và hiểu biết về kinh doanh không có nhiều giá trị nếu nhà lãnh đạo không thành thạo các kỹ năng liên quan đến con người".

Sau đây là 19 kỹ năng mềm mà bất cứ ai cũng cần đến nếu muốn trở thành một nhà lãnh đạo thành công, đồng thời cũng là các bí quyết hữu ích giúp bạn đạt được nó, theo một tài liệu được tổng hợp bởi ResourcefulManager.

Đọc thêm: Nếu sếp của bạn có 17 đặc điểm này thì hãy cống hiến hết mình vì đó là một ông chủ rất tuyệt vời đấy

1. Lắng nghe

Những người giao tiếp tốt không chỉ thể hiện lưu loát những suy nghĩ trong đầu của họ mà còn là một người lắng nghe tốt. Chúng ta có xu hướng to tiếng trong phòng để thể hiện quyền lực và sự kiểm soát, tuy nhiên, những nhà lãnh đạo thành công luôn nắm rõ tầm quan trọng của việc lắng nghe ý kiến cũng như suy nghĩ của người khác.

Lời khuyên: Hãy thể hiện sự tập trung cao độ, ghi chú, kiềm chế sự phán xét và mở lòng đón nhận quan điểm của người khác khi ai đó đang phát biểu.

2. Giao tiếp

Khả năng giao tiếp tốt cần thiết cho việc hình thành và duy trì các mối quan hệ. Những nhà lãnh đạo khéo léo trong việc trình bày ý tưởng có khả năng quản lý nhân viên và tạo môi trường làm việc hiệu quả hơn so với những người thích phô trương tài năng của mình.

Lời khuyên: Hãy giao tiếp một cách lịch sự, thể hiện sự tự tin, đưa ra các khẳng định với những bằng chứng thực tế và cố gắng hạn chế các từ ngữ không chắc chắn như "có lẽ", "có thể", "có khả năng" hay "càng sớm càng tốt".

3. Giao tiếp bằng ngôn ngữ cử chỉ

Ngôn ngữ cơ thể của một người thường quan trọng hơn những gì mà anh ta hoặc cô ta thực sự nói. Theo một nghiên cứu thì mặc dù vẫn còn những tranh luận nhất định nhưng một điều được khẳng định rằng ngôn từ mà chúng ta lựa chọn chỉ tác động tới khả năng hiểu vấn đề của người nghe khoảng 7%, trong khi ngôn ngữ cơ thể tác động tới 55%.

Lời khuyên: Duy trì giao tiếp bằng mắt trong khi nói thể hiện sự tôn trọng và chân thành, giữ một tư thế hợp lý để thể hiện sự tự tin, tránh các cử chỉ gây hiểu lầm hoặc tỏ ra thiếu lịch sự như khoanh tay trước ngực hay liên tục chỉnh sửa trang phục / đồ trang sức, đồng thời đảm bảo nét mặt phù hợp với thông điệp muốn truyền đạt.

4. Truyền tải các tin xấu

Không một ai muốn trở thành người lan truyền các tin xấu nhưng bất kỳ một nhà lãnh đạo nào cũng cần nhớ rằng đó là một phần công việc của họ. Khả năng truyền tải các tin tức không tốt liên quan đến tình hình kinh doanh, thị trường, kết quả dự án hay biến động nhân sự một cách khéo kéo, lịch thiệp là phần công việc mà một nhà quản lý cần đảm nhiệm.

Lời khuyên: Việc nói ra các tin xấu một cách trực tiếp sẽ tốt hơn so với qua email hoặc ghi chú; chịu trách nhiệm, chân thành hết mức có thể và dành cho các nhân viên một cơ hội để phản ứng và thảo luận về tác động của luồng thông tin đó tới họ như thế nào.

5. Nói không

Ở bất kỳ một vị trí lãnh đạo nào, nói "không" với nhân viên và các ý tưởng thiếu tính khả thi cũng là một phần trong công việc. Việc thẳng thừng từ chối ai đó một cách tế nhị là điều rất quan trọng.

Lời khuyên: Hãy thể hiện sự đồng cảm với người mà bạn đã nói "không" để họ biết rằng bạn hiểu rõ hoàn cảnh, giải thích cho họ lý do thuyết phục của bạn về việc từ chối và kết thúc câu chuyện bằng một lời tích cực bằng cách đưa ra một cách giải quyết / trợ giúp khác.

6. Đàm phán

Hầu hết các nhà lãnh đạo phải đàm phán cả ngày – chẳng hạn như với khách hàng, nhân viên, bạn bè và gia đình. Gần như những nhà đàm phán thành công thường thể hiện sự công bằng và ân cần với những mong đợi của người khác trong khi vẫn thể hiện rõ điều họ muốn.

Lời khuyên: Hãy xem xét tình huống bằng cách quan sát đôi mắt của người đối diện, sẵn sàng đưa ra nhiều lựa chọn, thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và hiểu những gì họ muốn nói, đồng thời đề xuất các giải pháp theo một hướng hợp lý để họ biết bạn là một người hỗ trợ thật sự.

7. Kết nối với nhân viên và đồng nghiệp

Mối quan hệ thân mật giữa các nhà quản lý và nhân viên là hoàn toàn cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc gắn kết và hiệu quả.

Lời khuyên: Luôn luôn đề cập đến tên của người khác khi nói chuyện, thể hiện rằng bạn quan tâm tới cuộc sống cá nhân của nhân viên, đánh giá cao và nhận ra những đóng góp để các đồng nghiệp cấp dưới cảm thấy rằng họ là những thành viên quan trọng trong tổ chức.

8. Đưa ra những lời phê bình

Đối với các nhà lãnh đạo, việc giám sát nhân viên có thể không thực hiện được ở mức tối ưu nên việc phê bình là vô cùng quan trọng trong việc duy trì các tiêu chuẩn cao và nỗ lực làm việc để đạt các tiêu chuẩn đó.

Lời khuyên: Hãy phê bình một cách kín đáo, không chỉ tay, không tô vẽ thêm vấn đề, không thêm dầu vào lửa, xác định rõ ràng điều bạn muốn thay đổi và yêu cầu những kỹ năng / trách nhiệm của người đó để họ cảm thấy rằng họ có trách nhiệm phải hoàn thành việc gì đó.

9. Xử lý nhân viên thiếu kỷ luật

Bất kỳ một văn phòng nào cũng sẽ luôn có những nhân viên mà hành vi và thái độ của họ có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới môi trường làm việc. Những nhà lãnh đạo phải biết cách xử lý những nhân viên này, bởi vì các nhân viên khác sẽ phán xét / đánh giá lãnh đạo dựa trên cách mà họ vượt qua khủng hoảng, hay nói cách khác là kiểm soát tình huống.

Lời khuyên: Giải quyết vấn đề ngay khi có thể thay vì chờ đợi, dựa trên những thông tin đã được ghi lại / xác nhận, chỉ ra hành vi không được chấp nhận và lên kế hoạch sửa chữa, theo dõi hàng ngày để đảm bảo sự tiến bộ.

10. Duy trì sự chuyên nghiệp

Duy trì sự chuyên nghiệp cực kỳ khó với những nhà lãnh đạo luôn thân thiện, gần gũi với nhân viên nhưng việc nhận ra sự giới hạn giữa công việc, cá nhân và cân bằng giữa chúng lại là sự tinh tế mà bất kỳ Leader nào cũng nên đạt được.

Lời khuyên: Thiết lập những ranh giới rõ ràng khi bạn làm việc với nhân viên và các thành viên hỗ trợ nhằm tránh tạo ra sự thiên vị dẫn tới điều tiếng thị phi, đồn đại.

11. Quản trị sự thay đổi

Mọi người phản ứng với thay đổi theo nhiều cách khác nhau. Nhân viên thường sẽ nhìn lãnh đạo của họ trong thời gian tổ chức có những thay đổi, đặc biệt là các biến động xấu như là một sự cam đoan, chỉ dẫn và tạo cảm giác ổn định.

Lời khuyên: Hãy dành cho nhân viên cơ hội chia sẻ suy nghĩ hay những nghi vấn của họ về tình hình công ty, tập trung vào sự tích cực và luôn luôn đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi đó.

12. Kiểm soát các hành vi chống đối

Trong văn phòng không thiếu những hành vi, thái độ chống đối, tỏ ra thiếu hợp tác và cách mà những nhà lãnh đạo kiểm soát tình huống này sẽ là bí quyết "ghi điểm" tuyệt vời trong mắt những nhân viên khác.

Lời khuyên: Kiểm soát các hành vi chống đối một cách khéo léo bằng cách tập trung vào vấn đề, tránh việc đối đầu; đồng thời, chịu trách nhiệm nếu bạn là một trong những nguyên nhân khiến mâu thuẫn xảy ra và yêu cầu sự giúp đỡ của các cố vấn / lãnh đạo cấp cao để tìm ra giải pháp.

13. Xử lý các phàn nàn

Những nhà lãnh đạo liên tục nhận được những lời phàn nàn từ phía nhân viên. Kỹ năng lãnh đạo tốt có nghĩa là họ sẽ xử lý những lời phàn nàn một cách khéo léo và công bằng nhất.

Lời khuyên: Đặt câu hỏi với người phàn nàn để biến họ thành một phần của giải pháp và xem xét việc tạo ra một quy tắc là bạn - một người lãnh đạo "không bao giờ phàn nàn" trừ khi đề xuất được giải pháp khác cho vấn đề đang xảy ra.

14. Rèn luyện một nhân cách tốt

Ai cũng muốn mình là một người lịch sự và được yêu mến. Một nhân cách tốt không chỉ giúp duy trì các mối quan hệ bền chặt với nhân viên mà còn khiến bạn trở thành một hình mẫu cho các nhân viên khác làm theo.

Lời khuyên: Tôn trọng thời gian của người khác và đến sớm trong các cuộc họp, không sử dụng điện thoại trừ khi cần thiết, không ngắt lời và đảm bảo bạn luôn nói "mời..." và "cám ơn".

15. Kiểm soát bản thân trong các cuộc tranh luận

Cách mà một nhà lãnh đạo kiểm soát chính mình trong một cuộc tranh luận sẽ phản ánh rất nhiều tới kỹ năng con người của họ. Những nhà lãnh đạo xuất sắc luôn giữ một cái đầu lạnh, mở lòng với quan điểm của người khác và tiến tới sự công bằng.

Lời khuyên: Tìm kiếm một vị trí trung lập, lịch sự, bình tĩnh và duy trì giọng nói ổn định, tránh kích động một ai khác trong cuộc tranh luận và tập trung vào những vấn đề tiếp theo.

16. Ủy quyền

Trong khi ủy quyền dường như là một công việc đơn giản nhưng quả thật nó đòi hỏi sự khéo léo và kỹ năng con người để thúc đẩy nhân viên làm việc và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Lời khuyên: Hãy làm rõ mục tiêu và kết quả mà bạn mong đợi, chỉ rõ các thử thách và thảo luận về những chướng ngại vật mà nhân viên có thể sẽ đối mặt, đồng thời đưa ra các hỗ trợ nếu có.

17. Thúc đẩy tinh thần làm việc

Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của những nhà lãnh đạo là xây dựng và duy trì tinh thần làm việc cho tất cả các thành viên trong văn phòng. Thi thoảng, nhân viên sẽ bị phân tán, xao nhãng, căng thẳng và họ cần một nhà lãnh đạo có tầm – người mà quan tâm tới nhu cầu cảm xúc của họ.

Lời khuyên: Thường xuyên trao đổi thông tin, sự thay đổi và tin tức liên quan đến công ty để các nhân viên không cảm thấy họ bị loại ra khỏi quỹ đạo, gợi mở các cơ hội tăng trưởng và giải thích tầm quan trọng của từng người đối với công ty cũng như tầm nhìn của cả doanh nghiệp.

18. Đánh giá nhân viên

Những nhà lãnh đạo thành công luôn thể hiện sự công nhận / đánh giá của họ với kết quả của nhân viên, cho dù chỉ là một cái vỗ nhẹ sau lưng đơn giản.

Lời khuyên: Nhận ra rằng mỗi nhân viên có hiệu quả công việc được đánh giá theo tiêu chí khác nhau để biểu dương thành tích của mỗi người một cách phù hợp. Sử dụng cuộc họp là một giải pháp tốt nhằm tạo điều kiện cho các nhân viên có thể chúc mừng lẫn nhau hoặc nếu cần thiết có thể đi kèm động viên về mặt vật chất.

19. Tiêu diệt tận gốc những hành vi xấu

Nhà lãnh đạo cần nhận ra và ngăn chặn hành vi của những nhân viên có ý đồ xấu, có thể tác động tiêu cực tới khách hàng, năng suất làm việc hay văn hóa doanh nghiệp.

Lời khuyên: Để ý tới các hành vi như đi muộn, lấn chiếm không gian cá nhân của người khác, hành vi trêu đùa không phù hợp, phán xét, buôn chuyện và không ngừng phàn nàn.