Tùy chỉnh các thư hàng loạt trong Gmail

Quản Trị Mạng - Các thư hàng loạt vật lý (mass mailing) có thể dễ dàng được cá nhân hóa thông qua MS Word và các chương trình khác, nhưng nó có thể phức tạp hơn đôi chút để điều chỉnh khối lượng lớn email.

Người dùng có thể lên một email đơn giản kết hợp với công cụ trong form của Google Docs template. Một caveat: Gmail không muốn người dùng gửi nhiều tin nhắn một lúc, như vậy sẽ dễ gây spam và phiền toái. Vì vậy bạn có thể cần hạn chế việc gửi thư của mình hoặc không gian của chúng trong vài giờ hoặc ngày. Sau đây là cách sử dụng công cụ spreadsheet:

1. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập vào Gmail và Google Docs.

2. Mở một bản sao của công cụ bảng tính spreadsheet tại đây (hoặc tại đây nếu liên kết đầu tiên không làm việc với bạn). Chọn menu File > Make a copy…:

3. Có 3 tab ở phía dưới cùng mà bạn có thể truy cập vào. Tab đầu tiên bao gồm các hướng dẫn chi tiết, quan trọng nhất là không được thay đổi hoặc xóa bất kỳ điều gì trong cell màu đỏ.

Các tab hướng dẫn trong Mail merge

4. Để bắt đầu viết email của mình, chỉ cần kích vào tab thứ hai, có nhãn Email text. Nếu bạn muốn thêm các trường tùy biến ngoài name đầu tiên và present, chỉ cần thêm dấu ngoặc đôi <<như thế này>> và chắc chắn rằng bạn đánh vần các lĩnh vực cùng một cách thức khi sử dụng nó.

Soạn email.

5. Tiếp theo, chuyển sang tab thứ 3, Data to be merged, để thêm địa chỉ email và thông tin khác. Nếu bạn đã thêm vào trường tùy biến mới như bước trên, bạn sẽ cần nhập chúng trong ròng trên. Import hoặc paste dữ liệu vào spreadsheet.

Merge data.

6. Để xem nếu nó hoạt động, chọn Test Mail Merge từ menu Mail Merge (nếu không thể nhìn thấy, hãy thử tải lại trang).

Điều này trả về 3 tin nhắn đầu tiên như một thử nghiệm nếu merge làm việc. Bạn sẽ cần ủy quyền cho các script trong lần đầu sử dụng.

7. Nếu mọi thứ hoạt động tốt, lúc này bạn có thể chọn Run Mail Merge từ menu Mail Merge để script làm công việc kỳ diệu của nó. Chúc các bạn thành công!