5 tính năng Gmail giúp bạn không bao giờ quên trả lời email

Khi bạn phải xử lý hàng chục email mỗi ngày, rất dễ để một trong số chúng bị bỏ qua mà không được trả lời. Để đảm bảo không quên trả lời bất kỳ email nào, hãy sử dụng 5 tính năng sau của Gmail.

1. Sử dụng Hộp thư đến ưu tiên

Điều quan trọng nhất đảm bảo không bao giờ quên trả lời email là sắp xếp hộp thư đến một cách hợp lý. Gmail cung cấp nhiều loại hộp thư đến khác nhau, nhưng hộp thư đến ưu tiên đặc biệt hữu ích.

Theo mặc định, hộp thư đến ưu tiên chia hộp thư đến của bạn thành ba phần: Quan trọng và chưa đọc, có gắn dấu sao và mọi thứ khác. Điều này đảm bảo bạn có thể xem các email quan trọng, chưa đọc trước, sau đó là các email có gắn dấu sao và phần còn lại ở cuối.

Tuy nhiên, vì Gmail cho phép bạn điều chỉnh cài đặt, nên một số người thích một biến thể hộp thư đến ưu tiên hơi khác một chút. Có một phần dành cho các email quan trọng và chưa đọc trước, sau đó là những phần dành cho các email chưa đọc, có gắn dấu sao và email còn lại.

Để thay đổi hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng cài đặt ở góc trên bên phải và chọn See all settings. Nhấp vào Inbox và chọn Priority inbox từ danh sách drop-down Inbox type. Bên dưới Inbox type, có một khu vực mục Inbox, từ đó bạn có thể điều chỉnh cài đặt. Sau đó, cuộn xuống và chọn Saves Changes.

2. Tạm dừng email

Khi mở email nhưng không thể trả lời ngay, hãy đảm bảo nhớ tạm dừng email. Làm như vậy sẽ xóa email khỏi hộp thư đến và khiến email xuất hiện lại vào thời điểm đã chọn.

Để tạm dừng email, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng và chọn Snooze. Sau đó, chọn ngày và giờ bạn muốn email xuất hiện lại.

Nếu có cơ hội trả lời trước thời điểm đã chọn, bạn có thể xem email đã tạm dừng của mình từ thanh bên ở bên trái.

3. Biến email thành nhiệm vụ

Đối với các email yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ hoặc viết câu trả lời chi tiết, hãy thêm chúng vào Google Tasks. Điều này không chỉ đảm bảo rằng bạn trả lời/hành động trên email mà còn giúp cập nhật danh sách việc cần làm để có thể lập kế hoạch cho các nhiệm vụ của mình tốt hơn.

Để thêm email vào Google Tasks, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng và chọn Add to Tasks. Thao tác này sẽ mở ra một thanh bên nơi bạn có thể thêm tên và thông tin chi tiết về tác vụ của mình và chọn danh sách để thêm chúng vào. Cũng có tùy chọn để đặt ngày và giờ đến hạn.

4. Bật Nudges

Tất cả các bước trên đảm bảo rằng bạn không quên trả lời bất kỳ email nào. Nhưng vẫn có thể có sự cố. Đây là lúc Nudges phát huy tác dụng.

Khi bật Nudges, Gmail sẽ tự động phát hiện bất kỳ email quan trọng nào mà bạn chưa trả lời và nhắc nhở bạn về chúng. Tương tự như vậy, Gmail có thể nhắc nhở bạn theo dõi nếu bạn chưa nhận được phản hồi cho các email đã gửi.

Để bật Nudges, hãy vào Settings > General và cuộn xuống Nudges. Đánh dấu vào cả hai tùy chọn, tức là Suggest emails to reply to và Suggest emails to follow up on. Cuối cùng, cuộn xuống và lưu thay đổi.

5. Bật thông báo trên desktop

Một tính năng hữu ích khác để không bỏ lỡ các email quan trọng là bật thông báo trên desktop. Điều này đảm bảo bạn nhận được thông báo cho bất kỳ email đến nào, để có thể trả lời ngay lập tức.

Bạn có thể bật thông báo trên desktop bằng cách vào Settings > General > Desktop notifications và chọn New mail notifications on.

Mặc dù các tính năng Gmail này có thể nhắc nhở bạn về các email chưa trả lời, nhưng việc quản lý hộp thư đến tràn ngập email là điều cần thiết nếu bạn không muốn bất kỳ email quan trọng nào bị lạc trong đống lộn xộn.