Busy Docs – ứng dụng đồng bộ dữ liệu hệ thống với Google Docs

QuanTriMang.com - Ngày nay, rất nhiều công ty doanh nghiệp vừa và nhỏ đang có xu hướng tích hợp và quản lý tài liệu nội bộ bằng Google Docs, và hiện tại cũng vẫn đang tồn tại nhiều ưu điểm và nhược điểm nếu tiến hành áp dụng công nghệ “đám mây”. Sau đây, Quản Trị Mạng sẽ giới thiệu với các bạn 1 công cụ hỗ trợ đắc lực, rút ngắn thời gian và các công đoạn cần thiết để di chuyển và đồng bộ hóa toàn bộ tài liệu – Busy Docs, ứng dụng có thể giúp bạn chỉnh sửa tài liệu trực tiếp, hỗ trợ khả năng đồng bộ với các giải pháp lưu trữ trực tuyến phổ biến hiện nay,

Sau khi tải và cài đặt ứng dụng Busy Docs phiên bản Free, hệ thống sẽ hỏi bạn lựa chọn tài khoản Google hoặc Google Apps để tiến hành áp dụng, và dĩ nhiên phải đăng nhập vào tài khoản Google để sử dụng chức năng này:

Quá trình đồng bộ này diễn ra nhanh hoặc chậm phụ thuộc vào lượng tài liệu trên hệ thống, trong ví dụ thử nghiệm này chúng tôi tiến hành áp dụng với 1 thư mục với số tài liệu không đáng kể:

Thực chất, Busy Docs không đồng bộ trực tiếp với Google Docs mà sẽ lưu toàn bộ dữ liệu của người dùng trên server riêng. Nếu bạn có tài liệu trong thư mục My documents và muốn sửa đổi trong Google Docs, cần kéo thả những dữ liệu này vào phần Google Docs của sidebar. Một tính năng tiện lợi khác của Busy Docs là khả năng tìm kiếm dữ liệu vô cùng nhanh chóng và chính xác, có thể áp dụng trực tiếp trên Busy Docs, Google Docs hoặc trên máy tính, giao diện đơn giản, dễ sử dụng nhưng vẫn đầy đủ chức năng. Thanh công cụ tìm kiếm ở phía trên cùng màn hình, các thư mục và dữ liệu được sắp xếp ở bên trái:

Hỗ trợ tính năng kéo thả tiện dụng, nếu bạn muốn copy, di chuyển, xóa file dữ liệu nào đó, chỉ cần kéo và thả vào các cửa sổ hoặc đường dẫn tương ứng. Bên cạnh đó, bạn có thể làm trực tiếp trên máy tính hoặc qua mạng chia sẻ nội bộ. Tiếp theo là việc đặt tiêu đề cho văn bản, tính năng này sẽ giúp bạn sắp xếp, phân loại và tìm kiếm dễ dàng hơn. Ví dụ, nếu bạn kéo thả văn bản từ máy tính vào Google Desktop, file đó sẽ tự động được gán nhãn GD, hoặc người sử dụng tự phân loại và đặt theo ý muốn:

Giao diện điều khiển chung của Busy Docs khá đơn giản nếu đem so sánh với các dịch vụ tương ứng khác, tuy nhiên quá trình đồng bộ không được nhanh như mong đợi. Trong trường hợp thử nghiêm, tạo mới 1 văn bản bằng OpenOffice và lưu thành file Word (*.doc), khi di chuyển tới Google Docs, file đó đã tự động đổi định dạng. Lỗi này sẽ được nhà phát triển sớm khắc phục trong thời gian tới, tuy vậy so với những khả năng hiện có của Busy Docs, việc áp dụng với cá nhân là hoàn toàn phù hợp.