7 bước chọn phần mềm ERP

Eric Kimberling

Với rất nhiều lựa chọn ERP trên thị trường ngày nay, chọn gói phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của bạn có thể là một công việc khó khăn. Nhiều công ty nghĩ rằng bất cứ phần mềm nào cũng có thể sử dụng được và họ chỉ đơn giản nhìn vào tính năng của phần mềm. Thất bại trong ERP được biết đến rộng rãi chỉ ra rằng đây không phải là giải pháp tối ưu. Thêm nữa, ERP là giải pháp chuyển đổi cho doanh nghiệp nhằm cung cấp lợi thế cạnh tranh cho công ty, vì vậy không nên đánh giá thấp quyết định về vấn đề này hoặc ra quyết định với thông tin không đầy đủ.

Vậy đâu là cách tốt nhất để tìm giải phải ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn? Đây là 7 bước giúp bạn chọn phần mềm phù hợp cho tổ chức của mình:

1. Thực hiện quy trình xem xét và phân tích. Vì ERP là giải pháp doanh nghiệp trước nhất, bạn nên xác định, dẫn chứng bằng tài liệu các quy trình kinh doanh, khó khăn, và những điểm mạnh. Bạn cũng nên suy nghĩ về các quy trình trong tương lai cũng như yêu cầu thương mại tương ứng. Các nhà bán phần mềm tiềm năng cuối cùng sẽ sử dụng các quy trình và yêu cầu nói trên để chứng minh năng lực sản phẩm của họ trong bối cảnh doanh nghiệp của bạn.

2. Đánh giá yếu tố kỹ thuật. Mặc dù ERP là một giải pháp thương mại hơn là một giải pháp công nghệ, việc hiểu rõ làm thế nào một giải pháp phần mềm sẽ ăn khớp với cơ sở hạ tầng hiện nay của bạn là một điều quan trọng. Ví dụ, nếu là một cửa hàng Microsoft, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy sự phù hợp về công nghệ ở sản phẩm phần mềm ERP xây dựng trên nền tảng .NET.

3. Hiểu rõ tổng chi phí sở hữu. Trong chu kỳ mua bán, đại diện bán phần mềm ERP luôn muốn che đi chi phí và nguy cơ gắn liền với việc mua sản phẩm của họ. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu chấp nhận những chi phí tiềm tàng ở giai đoạn sớm, hơn là sau khi bạn đã quen với một giải pháp phần mềm nhất định. Bạn nên chắc chắn rằng mình đã nhận biết hết các “chi phí ẩn” của ERP, bao gồm chi phí triển khai phần mềm, nâng cấp phần cứng, bổ sung tài nguyên, bảo quản phần mềm, v.v.

4. Phát triển một kế hoạch triển khai thực tế. Khi vẫn đang trong chu kỳ mua bán, bạn không nên quá tin tưởng vào ước lượng về thời gian triển khai của nhà phân phối. Việc phát triển một kế hoạch dự án toàn diện là một điều quan trọng. Kế hoạch này nên bao gồm không chỉ các hoạt động cần thiết để cài đặt phần mềm mà cả các hoạt động cần thiết để bảo đảm rằng giải pháp phần mềm đó hoạt động bình thường và đã được người sử dụng kiểm tra, chấp nhận. Bạn nên phát triển kế hoạch này trước khi lựa chọn phần mềm, vì vậy bạn có thể hiểu đầy đủ về chi phí và tài nguyên cần thiết để đạt được thành công cho dự án. Kế hoạch triển khai dự án nên bao gồm tất cả, từ quy trình thương mại, thiết kế luồng công việc cho đến đồng bộ dữ liệu, mô hình hội thảo, lặp lại các kiểm tra, và các hoạt động quản lý thay đổi trong tổ chức.

5. Theo dõi lợi ích thương mại tiềm năng của hệ thống mới. Nếu không tính toán khía cạnh này, có thể bạn sẽ không thể đạt được nó. Dự án ERP cũng không có gì khác. Doanh nghiệp của bạn sẽ nhìn vào ERP như một cách để giảm chi phí, tăng doanh thu, hay quy mô tăng trưởng, vì vậy bạn nên đánh giá và tính toán lợi ích theo những chỉ tiêu này nếu muốn biết trọn vẹn tiềm năng của ERP.

6. Mở rộng danh mục lựa chọn. Ngược với quan niệm thông thường, số lượng nhà phân phối phần mềm ERP không chỉ là 2 đến 3 mà nhiều hơn thế. Mặc dù chỉ có 2 đến 3 nhà phân phối chiếm phần lớn thị phần và đầu tư tiếp thị, nhưng có khoảng 70 giải pháp phần mềm ERP trên thị trường, với mức độ tính năng và sức mạnh khác nhau. Rất nhiều công ty lựa chọn dựa trên thương hiệu hoặc dựa trên những gì mà đối thủ cạnh tranh làm. Doanh nghiệp cần xem xét nhiều lựa chọn để chọn ra cái tốt nhất cho nhu cầu thương mại và lợi thế canh tranh chính mình.

7. Tìm kiếm lời khuyên khách quan và độc lập. Hỏi đồng nghiệp, nhân viên và các mối quan hệ khác. Giải pháp nào họ sử dụng hay tiến cử cho công ty như của bạn. Thực hiện nghiên cứu trên mạng hoặc thuê một nhà tư vấn ERP nếu cần thiết. Trong mọi trường hợp, đừng cho rằng bạn có câu trả lời đúng nếu chưa hề có kinh nghiệm với ERP. Tìm các lời khuyên độc lập về ERP để xác nhận những gì bạn nghe từ đại diện bán phần mềm có đúng hay không.

Bám chặt vào 7 bước này, bạn và doanh nghiệp của bạn rất có thể sẽ tạo nên một trong những câu chuyện thành công về ERP hơn là một trong những cơn ác mộng về ERP mà chúng tôi vẫn thường biết đến.

Eric Kimberling có hơn 15 năm kinh nghiệp trong ngành tư vấn ERP và CRM, bao gồm lựa chọn phần mềm, quản lý dự án, quản lý thay đổi trong tổ chức, và nhận biết lợi ích. Eric là chủ tịch và đồng thời là người sáng lấp ra Tổ chức tư vấn Panorama, một công ty tư vấn thương mại ERP độc lập, tập trung chủ yếu vào lựa chọn, triển khai phần mềm ERP, và quản lý thay đổi trong tổ chức.