10 tiện ích hay cho Office 2007 và 2010

Các tiện ích hỗ trợ (add in) cho phép người dùng có thể nâng cao hiệu quả thực hiện, tối ưu hóa các bước thực hiện,… trong các ứng dụng văn phòng, như Word, Excel, Power Point. Dưới đây là những tiện ích khá hay mà người dùng không muốn bỏ lỡ.

1. Bộ máy tìm kiếm Everything

Dù Office 2007 và 2010 đã cải tiến khả năng tìm kiếm nhưng bạn vẫn muốn thêm tiện ích Everything. Đây không phải là các add-in truyền thống mà là một công cụ quản trị. Công cụ này xác định vị trí các tệp tin và thư mục bằng tên tệp tin. Người dùng gõ vào một chuỗi tìm kiếm, Everything ngay lập tức hiển thị một danh sách các tệp tin và thư mục cần tìm. Kết quả tìm kiếm được trả về ngay lập (thời gian thực) đối với cả các loại máy tính thông thường nhất.

Ưu điểm của bộ máy tìm kiếm Everything trên Office là có dung lượng tệp tin cài đặt nhỏ, giao diện người dùng đơn giản và rõ ràng, chiếm ít tài nguyên của máy và tìm kiếm rất nhanh.

2. E-mail Follow-up

E-mail Follow-up là một add-in dành cho ứng dụng Microsoft Outlook. Chúng cho phép người dùng gửi theo thư điện tử (email) một tin nhắn nếu thư phản hồi không nhận được trong một khoảng thời gian cụ thể. E-mail Follow-up sẽ theo dõi các tin nhắn và hiển thị một cảnh báo khi không nhận được phản hồi của lá thư đã gửi đi. Add-in này dành cho Outlook cũng cho phép người dùng gửi một tin nhắn tiếp theo sử dụng một mẫu sẵn có để nhắc nhở người nhận về việc chưa có thư phản hồi.

3. More Add-in

More Add-in cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng ẩn các văn bản Word bằng cách tạo ra các mục có thể đóng lại. Bất cứ ai tạo ra các tài liệu dài sẽ cảm thấy tiện ích này thực sự hữu ích. Mặt khác, người dùng có thể ẩn các ghi chú hay bất cứ loại nội dung gì khi không muốn cho người khác biết được.

4. FreeFileViewer

FreeFileViewer cho phép người dùng xem một lượng lớn các định dạng. Do đó, người dùng chỉ cần một chương trình duy nhất để xem mọi định dạng tệp tin. Sử dụng FreeFileViewer, bạn có thể đọc được các tệp tin PDF, Word, Excel,… thậm chí có thể chơi các tệp tin nhạc.

5. ASAP Utilities

Chương trình Excel của Microsoft đã rất quen thuộc với người làm văn phòng và tính toán số liệu. Tuy nhiên, để tận dụng hết các tính năng của Excel thì không dễ, đặc biệt với các tính năng yêu cầu bạn kết hợp nhiều công thức và macro. Tuy nhiên, ASAP Utilities là tiện ích tuyệt vời cho cả những người dùng thường xuyên và không thường xuyên sử dụng Excel. Đối với người dùng thường xuyên, ứng dụng này cung cấp một giao diện dễ sử dụng, hiệu quả hơn nhiều so với Excel. Còn người dùng không thường xuyên sẽ dựa trên giao diện đó để tìm và thực hiện các phép tính dễ dàng hơn. Hơn nữa, ASAP Utilities còn bổ sung thêm cho Excel của bạn một số hàm mới tiện dụng cho công việc tính toán của mình. Ví dụ như hàm ASAPFullFileName, ASAPCountShades, ASAPStripNumbers,…

6. Proposal Pack Wizard

Nếu bạn quản lý một lượng lớn tài liệu kinh doanh thì nên áp dụng tiện ích này trên ứng dụng Word. Sử dụng công nghệ hợp nhất, Proposal Pack Wizard cho phép bạn nhanh chóng tập hợp các tài liệu. Chúng tự động tạo ra nhiều loại đề xuất kinh doanh, hợp đồng và các tài liệu khác, bao gồm doanh số bán sản phẩm, dịch vụ bán hàng, kế hoạch kinh doanh,…Chúng có hơn 800 mẫu và 1.300 trang văn bản mẫu để người dùng lựa chọn sử dụng luôn.

7. VisualBee

Tiện ích VisualBee cho phép người dùng nâng cao một bài thuyết trình hiện có. Khi bạn chạy VisualBee, chúng sẽ phân tích cấu trúc và văn bản của bài thuyết trình và cố gắng cải thiện những gì người dùng có thể làm theo cách riêng của mình. Người dùng còn có thể tải về một ngân hàng hình ảnh có giá trị để phục vụ cho các bài thuyết trình sống động hơn.

8. iSpring Pro

Tiện ích iSpring Pro chuyển một bài thuyết trình PowerPoint thành một bài thuyết trình trực tuyến dạng Flash (các tệp tin đuôi .swf). Chúng chuyển mọi thứ trong bài thuyết trình như hình ảnh hoạt hình, video, âm thanh,…một cách chính xác. iSpring Pro hoạt động rất nhanh và không yêu cầu nhiều kiến thức chuyên môn của người dùng.

9. Pop-up Excel Calendar

Pop-up Excel Calendar cho phép bạn chèn và cấu hình một điều khiển giá trị ngày mà không phải viết mã. Đây là một tiện ích hay cho ứng dụng Excel. Chúng cho phép người dùng chọn một giá trị ngày từ lịch để mở ra (pop-up) vào thời điểm khi bạn cần nhập giá trị ngày trên bảng tính Excel. Đơn giản, chỉ kích vào tab Pop-up Calendar trên giao diện Ribbon, chèn lịch, kiểm tra một vài thiết lập và bạn có thể thực hiện việc chèn giá trị ngày.

10. Fuzzy Duplicate Finder dành cho Microsoft Excel

Fuzzy Duplicate Finder hoạt động cùng với các phiên bản Excel 2000 tới 2007. Chúng hỗ trợ bạn tìm tất cả các lỗi trên bảng tính, chẳng hạn như lỗi chính tả, các từ viết sai và hỗ trợ người dùng xử lý những gì tiện ích này tìm thấy. Đây là một công cụ hữu ích và chiếm ít dung lượng khi cài đặt.