Bước tiến của văn phòng không giấy tờ

Một cách khác để giảm mức ngốn giấy tờ là hạn chế số máy in trên số nhân viên.

"Các giám đốc công nghệ thông tin đang nhận ra rằng các cỗ máy in, fax, copy đã phát sinh lãng phí bao nhiêu", ông Craig Le Clair của hãng nghiên cứu Forrester Research nói.

30 năm trước, cụm từ “văn phòng không giấy” bắt đầu xuất hiện giữa những thuật ngữ của giới văn phòng. Thời đó, một số chuyên gia đã dự báo, đến năm 1995, một công nghệ mới sẽ giúp người sử dụng máy tính tiếp cận và xử lý các văn bản bằng các nút bấm. Nhờ đó, các văn phòng sẽ không cần tới những chồng giấy cao ngất nữa.

Ngày nay, một nửa “giấc mơ” đó tới lúc này đã trở thành hiện thực. Với vô số máy tính được nối mạng và hàng loạt phần mềm hiện đại, các nhân viên văn phòng có thể tạo, đọc, copy và chia sẻ các văn bản kỹ thuật số. Tuy nhiên, tất cả những công nghệ đó vẫn chưa đủ để giúp họ không còn cần tới giấy in nữa.

Những con số thú vị

Trên thực tế, một số loại máy móc về mặt lý thuyết có thể khiến giấy in trở nên vô nghĩa lại khiến các loại giấy tờ trở nên phổ biến hơn. Các thiết bị dùng để quét và chuyển đổi tài liệu thành định dạng số có thêm cả chức năng máy in hoặc máy photocopy. Thêm vào đó, những thiết bị này ngày càng trở nên nhỏ gọn, giá thành hạ và dễ sử dụng, do đó chúng có mặt tại hầu hết các văn phòng, bên cạnh những chiếc máy tính. Bởi vậy quyết định để in một tài liệu nào đó ra giấy càng trở nên dễ dàng hơn.

Kết quả thật dễ thấy: năm 1975, mỗi nhân viên văn phòng ở Mỹ sử dụng bình quân 62 pound (28,1kg) giấy mỗi năm. Đến năm 1999, con số này là 143 pound (65 kg), và đến năm 2006, con số này là 127 pound (57,6 kg).

Tuy nhiên, sau ba thập kỷ trôi qua, sự cần thiết về mặt tài chính và môi trường đối với việc giảm sử dụng giấy càng ngày càng trở nên thực tế.

Thống kê từ IDC cho thấy, năm ngoái, các công ty ở Mỹ đã sử dụng 1.500 tỷ trang giấy in. Nếu xếp chồng lên nhau, số giấy này sẽ tạo thành một cột cao 152.888 km, và để sản xuất số giấy này, phải có từ 15 - 20 triệu cây xanh bị đốn hạ. Ước tính, năm nay, các công ty ở Mỹ sẽ chi 8 tỷ USD riêng cho việc mua giấy, chưa tính đến chi phí mua mực và tiền vận hành, bảo dưỡng máy in, máy photocopy, máy fax…

Theo hãng sản xuất máy in và máy photocopy Xerox của Mỹ, trong một văn phòng điển hình ở nước này, cứ mỗi USD chi ra cho việc in ấn tại liệu, công ty lại phải bỏ thêm 6 USD nữa cho việc lưu trữ và phân phối tài liệu.

Rõ ràng, động lực để trở thành văn phòng không giấy vẫn đang rất mạnh mẽ trong thế giới doanh nghiệp Mỹ. Điều này được thể hiện từ những lời nhắc nhở ở cuối mỗi e-mail về việc nên suy nghĩ kỹ trước khi ấn nút in (print), những mảnh giấy nhắn dán trên các máy in với nội dung là câu hỏi liệu việc in tài liệu này có phải là cần thiết, tới những chiến dịch vận động ở tầm quốc gia kêu gọi việc giảm sử dụng giấy.

Ngân hàng PNC có trụ sở ở Pittsburgh là một trong số những tổ chức tài chính đang tiến hành hiện thực hóa mục tiêu văn phòng không giấy bằng cách gửi đi những báo cáo và các hóa đơn thẻ tín dụng dưới dạng điện tử. “Khoảng 5 năm trước, làm việc gì chúng tôi cũng dùng giấy. Nhưng khách hàng sau đó đã yêu cầu sử dụng các báo cáo điện tử vì họ đã quen với việc có thông tin ngay lập tức”, Phó chủ tịch Doug Lippert của PNC cho biết.

Sau hàng loạt nỗ lực của PNC, hiện đã có 15% trong tổng số 3 triệu khách hàng bán lẻ của ngân hàng này bắt đầu nhận được các báo cáo gửi qua đường email dưới dạng PDF, một sản phẩm do Adobe Systems phát triển.

Ngoài ra, 80% các báo cáo nội bộ trong PNC cũng được soạn thảo, truyền đi và lưu trữ dưới dạng điện tử. Mặt khác, ngân hàng này cũng cho in tất cả những văn bản buộc phải in trên cả hai mặt giấy, và thay thế các máy in và máy photocopy bằng những thiết bị đa chức năng vừa là máy in, máy photocopy, máy quét và máy fax.

Lợi ích tuyệt vời

Kết quả, lượng giấy mà PNC sử dụng trong toàn hệ thống đã giảm 20%. Ước tính, PNC đã tiết kiệm được rất nhiều tiền bằng cách này, vì trước đây, phí bưu chính cho việc gửi đi các báo cáo tới khách hàng đã là hơn 1 triệu USD/tháng.

Đối với nhiều công ty, việc tiết kiệm chi phí không chỉ dừng lại ở những chi phí có liên quan đến giấy tờ. Chẳng hạn, có công ty cho rằng, trong toàn hệ thống của mình chỉ có 150 chiếc máy fax, nhưng thống kê chi tiết cho thấy, công ty này có tới 1.000 chiếc máy fax, trong đó, nhiều chiếc hiếm khi được sử dụng.

Còn “tuổi thọ” của những văn bản in thì sao? Nghiên cứu của Xerox cho thấy, có tới một nửa số tài liệu được in trong một văn phòng điển hình ở Mỹ bị vứt đi trong vòng 24 giờ đồng hồ.

Dĩ nhiên, bênh cạnh một số lợi ích về mặt tài chính và môi trường của việc giảm sử dụng giấy tờ, các công ty cũng phải tốn chi phí năng lượng và phí sử dụng Internet cho việc tạo và phân phối các văn bản kỹ thuật số. Tuy nhiên, điều này cũng không thể khiến nhiều doanh nghiệp thôi nỗ lực việc sử dụng giấy trong công việc văn phòng.

Các biện pháp khác để hạn chế sử dụng giấy còn bao gồm việc giảm bớt số máy in tính trên đầu mỗi nhân viên. Thường trong các văn phòng ở Mỹ, cứ 2 - 3 nhân viên lại có một máy in, nếu số lượng máy in bị giảm xuống còn 1 máy/8 nhân viên, việc in ấn sẽ giảm đi vì nhiều lúc không còn thuận tiện.

Nhà phân tích Craig Le Clair của công ty nghiên cứu Forrester Research nói: “Các giám đốc tài chính đã nhận thấy việc sử dụng máy in, máy fax và máy photocopy thật tốn kém”. Thống kê của Xerox cho thấy, không ít công ty đã tiết kiệm được 10% chi phí liên quan đến tài liệu in, thậm chí có công ty còn tiết kiệm được tới 40% chi phí này.

Một số công ty thậm chí còn cài đặt phần mềm để xác định xem nhân viên nào đã in ấn tài liệu và quy định giới hạn về số trang in mà mỗi nhân viên được in mỗi tháng. PrintAudit là hãng sản xuất phần mềm như vậy và phần mềm này của hãng đã được đưa vào một số loại máy in của Xerox và Ricoh theo yêu cầu của khách hàng.

Lĩnh vực cho vay cầm cố ở Mỹ nổi tiếng là lĩnh vực sử dụng nhiều giấy tờ, đặc biệt cho các loại đơn từ. Tuy nhiên, một công ty cho vay cầm cố ở Massachusett là 1-800 East West Mortgage đã giảm 2/3 lượng giấy sử dụng hàng năm nhờ việc sử dụng các loại đơn và chữ ký điện tử. Đồng thời, thời gian làm thủ tục cho vay đã giảm xuống từ 15 ngày còn 4 ngày, chi phí lưu trữ tài liệu giảm 75%, số máy photocopy trong công ty cũng giảm tới một nửa.

Nhưng có một sự thật là, giấy - dù ít dù nhiều - cũng sẽ tiếp tục tồn tại trong các văn phòng. Theo nhà nghiên cứu Richard Harper của hãng Microsoft, đồng tác giả cuốn sách “The myth of the paperless office” (Huyền thoại về văn phòng không có giấy), cho rẳng, giấy tạo ra sự hợp tác trong công việc và giúp cho một văn phòng hoạt động năng suất hơn. “Nhìn văn bản trên màn hình không phải lúc nào cũng tốt”, ông nói.

Mặc dù vậy, với những lợi ích mà một văn phòng không giấy có thể đem lại, những thay đổi tiếp theo sẽ xảy đến.