5 câu hỏi dành cho các CIO

Quản Trị Mạng - Rudy Puryear của Bain đưa ra 5 câu hỏi mà các CEO (Tổng giám đốc) nên dành cho các Giám đốc thông tin (CIO). Câu trả lời cho các câu hỏi này không dễ, nhưng chúng cần được trả lời.

Rudy Puryear, lãnh đạo công ty tư vấn Bain, đồng thời cũng là giám đốc CNTT toàn cầu của Bain, cho biết, trong công việc kinh doanh, các CEO thường chỉ thị cho CIO cắt giảm chi phí CNTT. Nhưng giờ đây, trong việc quản lý chi phí lại xuất hiện một vấn đề có tính chất nghiêm trọng hơn: đó là chi phí cho CNTT vượt quá mức cho phép. Và điều này có thể làm cho các hoạt động của phòng CNTT thêm phức tạp hơn cũng như làm gia tăng sức ép lên mối quan hệ giữa công việc kinh doanh và phòng CNTT. Một phần của tình trạng trên bị gây ra bởi sự chậm trễ trong công việc kinh doanh và sự thiếu liên kết giữa công việc kinh doanh và các chức năng CNTT. Puryear cho biết “Tôi tin rằng giữa công việc kinh doanh và các chức năng CNTT còn tồn tại nhiều mâu thuẫn vẫn chưa giải quyết được”.

Để bắt đầu giải quyết các vấn đề này, các CEO cần đưa ra quan điểm cũng như các chỉ thị của mình. Puryear đã chỉ ra 5 câu hỏi mà các CEO cần hỏi CIO để có được những câu trả lời thỏa đáng nhằm đem lại hiệu quả cho việc quản lý CNTT.

1. Có sai sót là gì và kế hoạch sửa sai như thế nào?

Puryear cho rằng, khá nhiều giải pháp nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh lại đưa đến những hậu quả mặt trái như: phá hủy những tài sản đã được tích lũy trong nhiều năm hay làm nảy sinh những rủi ro nghiêm trọng. Ông đưa ra ví dụ về một trong số các khách hàng của Bain. Trong suốt thời kỳ khủng hoảng kinh tế, doanh nghiệp này đã thực hiện việc tăng cường chức năng cho hệ thống CNTT của mình thông qua các chính sách làm mới hệ thống CNTT. Thay vì tăng tuổi thọ của laptop thêm 12 tháng nữa, họ tăng thêm tuổi thọ của máy chủ. Và hậu quả là khi xem xét lại các máy chủ này, họ nhận thấy các trình ứng dụng chạy trên máy chủ chứa đến 32% số lỗi nghiêm trọng. Các máy chủ này cũng không còn được các nhà sản xuất thực hiện dịch vụ hỗ trợ nữa. Điều này, theo ông, “sẽ làm nảy sinh các rủi ro không cần thiết trong kinh doanh”.

Số lượng hàng tồn kho và cơ sở hạ tầng CNTT lâu nay vẫn được coi như các rủi ro có thể chấp nhận được của doanh nghiệp. Câu hỏi các CEO cần đưa ra ở đây chính là: Để có được số tồn kho và cơ sở hạ tầng CNTT như hiện nay, chúng ta đã phải đánh đổi những gì?

2. Việc chi tiêu tùy quyền (dựa trên số phát sinh) nên được tiến hành như thế nào?

Puryear thừa nhận một điều: Ở các công ty cụ thể, khoảng 80% đến 90% quỹ CNTT là các khoản chi tiêu bắt buộc đã được định sẵn, dành cho các “công việc thường lệ” như: vận hành, bảo trì, hỗ trợ, thực hiện một số cải tiến. Chỉ có từ 5% đến 20% là được tùy quyền.

Do đó, điều quan trọng ở đây là các công ty cần cẩn trọng và có chiến lược hơn trong việc chọn cách thức chi tiêu, bởi vì những việc mua bán này một khi đã được đưa vào quỹ bắt buộc trong năm thứ hai, sẽ vẫn là khoản chi tiêu được đặt ra trong vòng 10 đến 20 năm tới. Ông cũng đã tính toán rằng, với các dòng chi phí dành cho đầu tư vào CNTT này, trong tương lai, giá trị của chúng có thể gấp từ 4 tới 10 lần mức giải ngân của số chi phí gốc.

3. Loại bỏ tính phức tạp như thế nào?

Puryear cho rằng, trên thực tế, những rắc rối về CNTT cũng chính là những vấn đề nghiêm trọng trong kinh doanh vì các công ty sẽ còn phải tăng cường thêm nhiều hơn nữa tính năng cho CNTT. Puryear cho biết: “Chúng tôi đã đến nhiều công ty và nhận thấy đang có một số trình ứng dụng đã quá lỗi thời, thẳng thắn mà nói, chúng cần được bỏ đi. Nhưng trên thực tế, chúng vẫn đang tồn tại và chỉ càng làm cho môi trường kinh doanh thêm phức tạp mà thôi”.

Hậu quả của tình trạng trên là các chu kỳ kinh doanh và chu kỳ CNTT không thể đồng bộ hóa. Ví dụ như: Một sản phẩm mới cần được bổ sung trong 3 tháng, trong khi CNTT thì lại cần đến 6 tháng để triển khai. Nhưng Puryear cũng chỉ ra rằng, đó không hoàn toàn là lỗi của CNTT. “Một số trường hợp, nguyên nhân nằm ở chính các chức năng CNTT, nhưng ở các trường hợp khác, các rắc rối xảy ra lại bắt nguồn từ tính phức tạp vốn có của hoạt động kinh doanh”.

4. Những giải pháp “vừa đủ hiệu quả” được tận dụng như thế nào?

Puryear lưu ý đến tư tưởng cạnh tranh và tư tưởng “chúng tôi biết rõ hơn bạn” vốn tồn tại trong các phòng ban CNTT. Các phòng ban này thường đầu tư quá nhiều vào việc tự mình xây dựng các giải pháp tùy biến mà ít tận dụng hết tính năng của các trình ứng dụng sẵn có trên thị trường. Do đó, các giám đốc có trách nhiệm ra quyết định đầu tư cần hết sức lưu ý.

Một vấn đề nữa chính là các lợi ích gia tăng: “Việc tùy biến trong một số trình ứng dụng có thể đem lại lợi ích cạnh tranh to lớn cho doanh nghiệp. Với 20% các trình ứng dụng ấy, quá dựa dẫm vào việc tự mình phát triển giải pháp mới có thể làm cạn kiệt các nguồn lực và ảnh hưởng tới chất xám cũng như năng lượng của doanh nghiệp này”.

Vậy thì nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng trên? Theo kinh nghiệm tư vấn của Bain, các trình ứng dụng đã được tiêu chuẩn hóa chính là giải pháp đúng đắn dành cho doanh nghiệp. Chúng có thể phục vụ lên đến 80% nhu cầu của công ty. Do đó, câu hỏi cần được đưa ra ở đây là: Chúng ta có thể tận dụng các phần mềm được hỗ trợ bởi các nhà sản xuất khác hay không?

5. Tăng cường tính chiến lược cho các dịch vụ Outsourcing như thế nào?

Theo Puryear, sau khi cắt giảm nhân sự và nguồn lực để vượt qua khủng hoảng, điều cuối cùng các nhóm CNTT cần làm là tiếp tục “tuyển nhân viên với số lượng lớn” và mang các nguồn lực này trở lại.

Các CIO cần phải tiếp tục phát triển một kế hoạch nhằm tận dụng được những hợp đồng dịch vụ Outsourcing (Hợp đồng dịch vụ thuê ngoài) hiện có. Các nhóm CNTT cần sử dụng các dịch vụ Outsourcing như một chức năng linh hoạt để tự mình đứng vững. Điều quan trọng là các doanh nghiệp cần có khả năng nhận thức được các nhu cầu về công nghệ thông tin, và sau đó tăng cường hỗ trợ cho các nhu cầu ấy mà không cần liên tục tuyển thêm nhân viên.

5 câu hỏi này có thể không giúp giải quyết được những bất cập vốn đã tồn tại khá lâu trong mối quan hệ giữa kinh doanh và CNTT. Nhưng chúng cũng là một khởi đầu để giúp doanh nghiệp nhận thấy hết tiềm năng của việc đầu tư vào CNTT hiện tại và trong tương lai.