10 Lời khuyên trong việc quản lý dự án

Làm việc theo dự án là sự huy động nguồn lực từ các phòng, ban khác nhau trong một đơn vị để thực hiện một dự án nào đó. Sau khi dự án kết thúc, các nhân viên tham gia vào dự án được trả về đúng bộ phận của mình hoặc có thể tiếp tục được phân công vào một dự án khác. Ngoài ra, làm việc theo dự án cũng cần sự hỗ trợ của các chuyên gia từ bên ngoài.

Trong một thế giới mà sự tập trung làm việc theo dự án ngày càng gia tăng, việc quản lý tốt các dự án để đạt được hiệu suất cao là một điều tất yếu. Đối với hầu hết các công ty, việc quản lý theo dự án (project-oriented management) được xem là một sự thay đổi lớn. James M. Kerr, sáng lập viên kiêm chủ tịch công ty tư vấn Kerr Consulting Group ở bang Connecticut (Mỹ), đưa ra mười quy tắc có thể mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp khi chuyển sang phương pháp quản lý này.

1. Thu hẹp phạm vi của dự án

Không có gì tệ hơn một dự án không bao giờ kết thúc. Một dự án như thế có thể vắt kiệt các nguồn lực và sức làm việc của những nhóm được xem là ưu tú nhất trong một doanh nghiệp. Để các dự án được tiến hành một cách chặt chẽ và tập trung, bạn nên chia chúng thành những dự án nhỏ để việc thực thi được dễ dàng và đúng thời hạn. Về lâu dài, hàng loạt kế hoạch nhỏ thành công sẽ mang lại hiệu quả cho tổ chức nhiều hơn là việc thực hiện các dự án quá lớn mà chúng ta không bao giờ có đủ khả năng để hoàn tất.

2. Phân bổ thành viên một cách phù hợp

Cách tốt nhất để có một sự khởi đầu tốt là phân bổ hợp lý số lượng người trong nhóm thực hiện dự án. Quá đông người làm việc trong một dự án sẽ khiến việc động viên, giám sát và khuyến khích các cá nhân hướng vào nhiệm vụ chung gặp nhiều khó khăn. Khó mà nói rằng số lượng thành viên là bao nhiêu là phù hợp, nhưng nguyên tắc chung là mỗi người một việc, và mỗi việc một người. Nhưng trong nhiều trường hợp, cũng có những thành viên phải đảm đương hai ba việc.

3. Huy động tất cả các nguồn lực

Để đảm bảo dự án đạt được kết quả như mong muốn, người lãnh đạo phải huy động được mọi nguồn lực trong doanh nghiệp, cũng như phải khẳng định tính chất quan trọng của dự án. Ngoài ra, nếu muốn có được những nhân viên công nghệ thông tin giỏi nhất, có khả năng thực hiện những sáng kiến của mình, nhà lãnh đạo phải cung cấp cho những nhân viên này những nguồn lực giống như bộ phận kinh doanh.

4. Thiết lập bộ phận kiểm soát dự án

Bộ phận này có trách nhiệm xem xét các vấn đề về chính sách, định hướng chiến lược và hỗ trợ giải quyết những vướng mắc, trở ngại trong quá trình thực hiện dự án. Ví dụ như, các trưởng phòng công nghệ thông tin và kinh doanh cấp trung gian tham gia những cuộc họp về thực trạng của dự án được tổ chức định kỳ hai lần mỗi tuần. Mọi vấn đề khúc mắc sẽ được đưa ra trong những cuộc họp này, và được phân công cho các thành viên trong bộ phận kiểm soát dự án giải quyết ; trong khi đó, các nhóm thực hiện dự án vẫn tiếp tục công tác của họ.

5. Không nên tạo nhiều áp lực công việc

Áp lực công việc có thể làm cho các nhân viên trong dự án bị căng thẳng mệt mỏi cả về tinh thần lẫn thể xác. Bạn phải nhạy bén với hiện tượng này và chú ý đừng để nó xảy ra. Trường hợp này thường thấy ở những người được phân công vào hàng loạt dự án. Các tổ chức có khuynh hướng chọn những người đưa ra sáng kiến có khả năng áp dụng cao. Nếu nhận thấy có tình trạng người nào đó vừa hoàn thành xong dự án này đã được phân công ngay vào một dự án khác thì bạn nên xây dựng một số chính sách để giới hạn hay giám sát việc sử dụng nhân viên như thế.

6. Tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài

Một cáh khác nữa để giảm bớt áp lực công việc là sử dụng các chuyên gia từ bên ngoài. Song song với việc gia tăng các nhóm thực hiện dự án, việc mời những nhà tư vấn bên ngoài cũng có thể mang lại cho tổ chức nhiều ý tưởng mới có giá trị. Tuy nhiên, kiến thức chuyên môn về kỹ thuật, kinh doanh và quản trị dự án thì không giống nhau. Do vậy, bạn phải xem xét kỹ kế hoạch cũng như kinh nghiệm của từng nhóm thực hiện dự án cụ thể trước khi quyết định chọn cho họ một sự hỗ trợ thích hợp từ bên ngoài.

7. Trao quyền cho các nhóm thực hiện dự án

Khi đang phải cố gắng hết mình để hoàn thành công việc đúng thời hạn, các nhóm thực hiện dự án sẽ khó lòng tuân thủ một số hoạt động theo quy định như việc nộp các bảng kiểm tra công việc hay tham gia các cuộc họp thường kỳ... Ở một chừng mực nào đó, những nhóm này cần được trao thêm quyền hạn để có thể hoàn thành công việc đúng tiến độ với chi phí đã được cấp. Mọi người sẽ làm việc tích cực hơn trong một môi trường tin cậy và cảm thông lẫn nhau, và coi trọng sáng kiến của từng cá nhân.

8. Sử dụng những công cụ quản lý dự án

Những công việc quản lý dự án bình thường có thể được thực hiện một cách tự động với những công cụ có chức năng hỗ trợ như: theo dõi dự án; phân công nhiệm vụ; quản lý tiến độ, và hỗ trợ việc phân tích nguồn lực dựa trên mạng cục bộ. Những công cụ này tăng cường việc chia sẻ và trao đổi thông tin. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu việc sử dụng công nghệ làm tăng thêm phức tạp của dự án thì đây không phải là một điều hay.

9. Động viên và khen thưởng

Sự góp sức của tất cả những người tham gia vào dự án cần phải được công nhận một cách xứng đáng. Phần thưởng dành cho họ không cần quá phô trương. Đôi khi, một lá thư động viên từ sếp cũng là một niềm khích lệ cho nhân viên. Khen thưởng các nhân viên làm việc tốt bằng cách tặng họ vé xem một trận bóng đá, xem phim hay ca nhạc, thêm số ngày nghỉ phép và tăng phụ cấp cho họ là những hình thức thể hiện sự đánh giá cao công sức mà họ đã cống hiến cho dự án.

10. Không chấp nhận cách làm sơ sài

Những chính sách quản lý tốt phải ngăn chặn những cung cách làm việc sơ sài, cẩu thả. Những kiểu làm việc như thế sẽ dẫn đến nhiều sai lầm trong lúc thực hiện công tác, sự lãng phí, công việc làm đi làm lại nhiều lần và sự thất bại.

Phương Nga