Phục hồi phiên bản cũ của tài liệu trên OneDrive

Trong quá trình làm việc, nhiều lúc muốn tìm lại phiên bản cũ của một tài liệu khiến bạn gặp vô vàn khó khăn. Tuy nhiên, nếu sử dụng Windows 8 hoặc Windows 8.1, các tài liệu này đã được thiết lập để đồng bộ hóa với OneDrive, nên việc tìm lại tài liệu cũ trở nên dễ dàng.

Theo mặc định khi các tài liệu đã được đồng bộ hóa với OneDrive, dịch vụ này sẽ lưu trữ nhiều phiên bản của cùng một tài liệu vào các thời điểm khác nhau, mỗi khi bạn thực hiện các thay đổi trên tài liệu đó. Do đó các phiên bản cũ của tài liệu sẽ luôn có sẵn để tải về hoặc khôi phục lại khi cần thiết.

Dưới đây là cách để có thể tải về hoặc khôi phục lại phiên bản cũ của bất kỳ tài liệu nào mà mình muốn khi sử dụng OneDrive:

Kích hoạt trình duyệt web thường sử dụng lên, rồi truy cập vào trang web OneDrive. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft, chọn thẻ Files ở cột bên trái trong giao diện OneDrive, sau đó tìm những tài liệu muốn tải về hoặc khôi phục lại phiên bản cũ trước đó, trong trường hợp mục Files có nhiều tài liệu được lưu trữ, bạn có thể sử dụng tính năng Search để tìm nhanh tài liệu mà mình cần.

Lựa chọn tài liệu mà bạn muốn truy cập phiên bản cũ. Ở trên thanh công cụ trên cùng, bấm chọn mục Manager, trong menu xổ xuống chọn Version history. Lưu ý, tùy chọn này sẽ chỉ hiển thị phiên bản cũ của các tập tin Office như Word, bảng tính Excel hoặc các bài thuyết trình Powerpoint.

Sau khi đã tìm được tài liệu mình cần, kích chọn tên file để mở bằng ứng dụng Office trực tuyến. Như trong ví dụ này, tài liệu là một bảng tính Excel và được mở bằng ứng dụng Excel online.

Quan sát cột ngoài cùng bên trái, sẽ thấy phiên bản lưu mới nhất của tài liệu (Current version) và tất cả các phiên bản cũ trước đó (Older versions). Chọn từng thời điểm cụ thể ngay bên dưới và tài liệu sẽ hiển thị lại trong trình duyệt, từ đây bạn sẽ biết được tài liệu cũ và mới đã thay đổi những gì và chọn đúng phiên bản cũ của tài liệu mà mình cần.

Khi đã chọn đúng phiên bản tài liệu cũ, bạn sẽ có hai lựa chọn là Restore và Download. Nếu chọn Restore, tài liệu cũ lập tức sẽ trở thành phiên bản lưu mới nhất và OneDrive sẽ đồng bộ hóa tài liệu đó trên tất cả các thiết bị.

Nếu muốn giữ phiên bản hiện tại của tài liệu và chỉ muốn so sánh các điểm thay đổi giữa tài liệu cũ và mới thì hãy chọn Download để tải phiên bản cũ của tài liệu đó về. Trong cửa sổ Save As xuất hiện, chọn nơi lưu tài liệu, đặt tên và nhấn Save để tải về. Bạn cũng có thể lưu tài liệu cũ vào cùng một vị trí của phiên bản hiện tại, nhưng nên dùng tên khác để tiện sử dụng và so sánh giữa phiên bản cũ và mới của tài liệu hiện tại.

Rõ ràng, tính năng này của OneDrive là hữu ích khi bạn cần phải tìm lại tài liệu cũ, để tránh tối đa những sai lầm mà mình mắc phải khi đã lưu những thay đổi trên tài liệu hiện tại.