Mở nhiều hòm thư Exchange Servers với Outlook 2010

Quản Trị Mạng - Là một chuyên gia tư vấn IT, chắc hẳn bạn sẽ phải truy cập vào nhiều hòm thư trên các Exchange Servers từ xa khác nhau.

Trong phiên bản trước của Outlook, điều này có nghĩa là bạn sẽ phải sử dụng các profile outlook khác nhau hay sử dụng Outlook Web App (OWA) khiến việc copy dữ liệu giữa các hòm thư trở nên khó khăn hơn hoặc truy cập vào thông tin chi tiết từ tất cả các server.

Điều này cũng rất đúng đối với những ai làm việc cho 2 công ty khác nhau và muốn xem thông tin từ 2 server (lịch làm việc, danh sách liên lạc,...).

Tuy nhiên, trong Outlook 2010 điều này là hoàn toàn có thể. Người dùng có thể thêm tới 3 hòm thư khác nhau từ các Exchange Servers khác nhau. Điều này không giống với việc thêm hòm thư phụ theo cách truyền thống là sử dụng “Open the additional mailboxes”.

Giải pháp

Giờ đây, Microsoft đã cung cấp cho người dùng khả năng thêm các tài khoản Exchange phụ vào trong Outlook 2010. Tính năng này có nghĩa là bạn có thể thiết lập hoặc 3 tài khoản kết nối trực tiếp tới các server Exchange, 3 Exchange Servers khác nhau sử dụng RPC-HTTPS hoặc kết hợp cả 2.

Bước 1 – Tạo một Profile Outlook mới

Chúng ta sẽ phải tạo một profile Outlook mới để diễn tả nhưng bước này cũng giống như việc thêm một hòm thư phụ vào profile đang sử dụng.

Chúng ta sẽ cài đặt một Exchange Mailbox chuẩn, sau đó thêm hòm thư RPC-HTTPS từ một Exchange khác. Sử dụng Outlook 2010 và Windows 7.

Kích vào Start > Control Panel > User Accounts và chọn Mail, bạn sẽ thấy màn hình Mail Setup – Outlook (hình dưới). Kích vào nút Show Profiles.

Ở màn hình tiếp theo, kích Add và đặt tên cho profile của bạn. Sau đó kích OK. Ở màn hình tiếp theo chọn “Manually Configure server settings or additional server types” rồi kích Next.

Bước 2 – Thêm tài khoản Local Exchange

Người dùng sẽ thấy màn hình Choose Service. Chọn Microsoft Exchange và kích Next.

Điền tên của Exchange Server bạn muốn kết nối tới và tên người dùng của hòm thư bạn muốn mở (đây là hòm thư được cấu hình cục bộ – chúng ta sẽ thực hiện với RPC-HTTPS sau). Tiếp đến, kích Next. Không nên kích Finish vội.

Ở màn hình Congratulations! Có một nút Add another account…. Chúng ta có thể tiếp tục cấu hình tài khoản RPC-HTTPS bằng cách kích vào nút này. Một lần nữa, chọn Manually configure server settings or additional server types và kích Next.

Bước 3 – Thêm tài khoản RPC-HTTPS

Trong Choose Service chọn Microsoft Exchange sau đó kích Next. Ở các phiên bản trước của Outlook, chúng ta không thể thực hiện điều này được bởi đã có một tài khoản Exchange được cài đặt trên profile này.

Trước khi điền thông tin cài đặt Microsoft Exchange Settings, kích vào nút More Settings và chọn thẻ Connection. Trong thẻ này, tích vào Connect to Microsoft Exchange using HTTP rồi kích vào nút Exchange Proxy Settings.

Trên màn hình Microsoft Exchange Proxy Settings (hình dưới), điền địa chỉ URL được sử dụng cho Outlook ở bất kì nơi nào cho hòm thư ngoại vi này. Đối với rất nhiều tổ chức, điều này cũng giống như Outlook Web App (OWA) URL nhưng nó có thể khác. Vậy nên, tốt hơn hết là bạn nên kiểm tra nếu không chắc chắn.

Bên cạnh đó, người dùng cũng cần kiểm tra cài đặt Proxy authentication, phụ thuộc vào cấu hình Exchange server là NTLM Authentication hoặc basic. Nếu khi hoàn thành kết nối mà bạn không thể điền thông tin xác nhận hoặc bạn luôn bị hỏi về thông tin xác nhận thì cài đặt này có thể bị sai ở đâu đó.

Kích OK trên màn hình Exchange Proxy Settings rồi nhấn OK ở hộp thoại mở ra sau đó. Quay trở lại màn hình Exchange Settings điền tên server. Đây sẽ là tên thật của server (không sử dụng URL ngoài tại đây bởi nó sẽ không hoạt động) cùng với tên người dùng hoặc địa chỉ email của hòm thư bạn muốn kết nối tới.

Khi đã hoàn thành xong các bước, kích Next và Finish. Chạy Outlook 2010 bằng cách sử dụng profile bạn vừa mới tạo. Điều này sẽ giúp bạn truy cập vào cả 2 hòm thư trong cùng một cửa sổ Outlook. Bên cạnh đó, người dùng còn có thể kéo và thả dữ liệu giữa các hòm thư cũng như các thông tin về lịch làm việc.

Khi bạn tạo một message mới, bạn có thể chọn tài khoản để gửi message đi và đặt các chữ ký khác nhau cho mỗi tài khoản.