Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án

Nếu bạn hoặc doanh nghiệp của bạn đã sử dụng Microsoft Outlook làm ứng dụng email, bạn nên sử dụng nó như một công cụ chính thức để quản lý dự án. Tại sao lại sử dụng một phần mềm khác có giao diện lạ, khi bạn có thể chỉ định nhiệm vụ, đặt lời nhắc và ngày đến hạn cho danh sách nhiệm vụ của mình trong Microsoft Outlook?

Tối đa hóa năng suất cũng là một chuyện dễ dàng với Microsoft Outlook. Nó được nhúng với nhiều công cụ hữu ích giúp bạn phân loại các dự án, gắn nhãn chúng và làm được nhiều việc hơn thế. Hãy xem tất cả những gì bạn có thể làm với Microsoft Outlook với vai trò một công cụ quản lý dự án.

1. Giao nhiệm vụ

Nếu bạn làm việc với một nhóm nhỏ, việc giao nhiệm vụ rất đơn giản và dễ dàng khi sử dụng Microsoft Outlook. Chuyển đến phần To-Do trên bảng điều khiển bên trái và tiếp tục nhấn Add a task. Khi bạn đã thêm nhiệm vụ, hãy nhấp chuột phải và chọn Create new list from this task.

Sau khi đã tạo danh sách nhiệm vụ, hãy nhấp chuột phải và chọn Share list. Bạn sẽ có tùy chọn Create Invitation link để cho phép mọi người tham gia và chỉnh sửa danh sách nhiệm vụ này. Tính năng này cực kỳ hữu ích để sắp xếp các dự án trong một nhóm quy mô nhỏ hoặc vừa.

2. Thêm email alias

Cập nhật công việc và giao tiếp trong dự án có thể bị “chìm nghỉm” trong hàng loạt email hàng ngày bạn nhận được, ngay cả khi bạn cẩn thận đến đâu. Một email bị bỏ sót có thể dẫn đến sự chậm trễ và mất thời gian. Một cách đơn giản để giải quyết vấn đề này là tạo email alias trong Microsoft Outlook.

Đó là một địa chỉ email bổ sung sử dụng cùng danh sách liên hệ và cài đặt để nhận email. Bạn có thể làm điều đó bằng cách đi tới Add an Alias và tạo địa chỉ email mới hoặc sử dụng địa chỉ hiện có để làm email alias. Theo mặc định, tất cả các email nhận được tại địa chỉ này sẽ được đưa vào một phần mềm quản lý dự án đặc biệt.

3. Tạo nhóm

Nếu bạn đang cố gắng giữ cho tất cả các thành viên dự án được thông báo về mọi cập nhật của dự án, bạn có thể tạo một nhóm dễ dàng. Điều này cũng làm cho tác vụ chia sẻ lịch dễ dàng hơn.

Chuyển đến People trên bảng điều khiển bên trái, tìm Groups và tạo một nhóm. Bạn sẽ được yêu cầu thêm thành viên và sau khi hoàn thành việc đó, bạn sẽ được hiển thị ID email nhóm, nơi bạn có thể gửi tất cả các thư liên quan đến dự án và được cấp quyền truy cập vào lịch nhóm. Bạn có thể thiết lập các sự kiện mới, cập nhật những sự kiện sắp tới và nắm được các deadline.

4. Chia sẻ lịch

Không có gì tốt hơn là ở trên cùng một trang khi bạn đang làm việc trong một dự án. Khả năng hiển thị của dự án là rất quan trọng đối với sự thành công. Một cách tốt để đảm bảo điều đó là chia sẻ lịch dự án mà tất cả các thành viên của dự án đều có thể truy cập được.

Bạn không chỉ có thể xem những người khác đang làm gì mà còn có thể tập trung vào các mốc sự kiện và những mốc quan trọng của dự án sắp diễn ra. Với sự tích hợp lịch như vậy, bạn nhất định không bao giờ bỏ lỡ các cập nhật quan trọng. Giờ đây, bạn có thể chia sẻ lịch của mình với các địa chỉ liên hệ.

Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn chia sẻ ở trên cùng bên phải và bạn cũng có thể chọn phản ánh các hoạt động trên lịch của nhóm dự án để hiển thị trên lịch của bạn và luôn cập nhật được mọi thông tin.

5. Sử dụng các quy tắc để thúc đẩy một dự án

Nếu bạn muốn tự động hóa một số quy trình thông thường và chịu trách nhiệm về hộp thư đến email cũng như dự án của mình, không có cách nào tốt hơn để làm điều đó ngoài việc sử dụng các quy tắc. Để bắt đầu, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào email và chuyển đến Advanced actions.

Nhấp vào Create Rule từ menu drop-down. Bạn có thể chọn di chuyển email hiện có vào thư mục mình chọn và nếu bạn muốn làm nhiều thứ khác, hãy chọn More Options. Bạn cũng có thể thêm một hành động và quyết định điều gì sẽ xảy ra mỗi khi bạn nhận được thư từ người nhận này.

6. Phân loại mọi thứ

Khi công việc của bạn được thực hiện từ xa và nhiều thông tin liên lạc diễn ra qua email, tốt nhất bạn nên phân loại và gắn nhãn các dự án khác nhau để không bỏ lỡ những thư từ quan trọng. Bạn có thể nhấp chuột phải vào email và chọn Categorize từ menu drop-down. Bây giờ, bạn có thể chọn từ các danh mục đã có sẵn hoặc tiến hành tạo một danh mục mới.

Nếu phải thực hiện các thay đổi đối với danh mục hiện có, bạn có thể thực hiện điều đó trong Manage Categories.

7. Sử dụng thanh tìm kiếm

Nếu bạn không phải là người tin tưởng vào việc phân loại mọi thứ hoặc gắn nhãn cho email của mình, bạn có thể chỉ cần sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm các email dự án. Đưa ra một từ khóa có liên quan và những gì bạn đang tìm kiếm sẽ được tìm thấy chính xác mọi lúc.

Thanh tìm kiếm cho phép bạn tìm kiếm cụ thể trong một thư mục đã chọn hoặc một thư mục con, do đó làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn. Công cụ này giúp tiết kiệm thời gian cũng như rất nhiều công sức. Hơn nữa, bạn cũng có thể tìm kiếm trong các email đã xóa, lịch sử cuộc trò chuyện hoặc chỉ định những chi tiết khác như chủ đề, từ khóa và người nhận để giúp tìm thấy những gì cần tìm kiếm.

8. Tạo những thư mục mới để phân biệt các dự án

Bạn luôn có thể thiết lập một thư mục mới để chứa thông tin về một dự án. Khi bạn làm điều đó, cơ hội các dự án bị lẫn hoặc bỏ lỡ các email và thời hạn quan trọng sẽ giảm xuống mức tối thiểu. Nhấp vào ba dòng ở trên cùng bên trái của màn hình và đi đến cuối menu drop-down.

Ở đó, bạn sẽ tìm thấy New Folder và bạn sẽ mất chưa đến một giây để tạo một thư mục mới.

9. Sử dụng Excel, PowerPoint, Word và OneNote

Microsoft Outlook hoặc phiên bản web của nó Outlook.com được nhúng với Excel, PowerPoint, Word và OneNote. Bạn có thể truy cập bộ phần mềm năng suất của Microsoft một cách dễ dàng từ trang chủ. Bạn có thể tìm thấy chúng trên bảng điều khiển bên trái và bắt đầu nhanh chóng.

Những tích hợp này giúp bạn thực hiện các bài thuyết trình, thêm ghi chú, tạo bảng tính và tài liệu nhanh chóng - tất cả chỉ từ sự tiện lợi của một màn hình duy nhất.