AutoCorrect và AutoText trong Word 2007

Phân biệt giữa AutoCorrect và AutoText sẽ làm cho bạn có thể sử dụng Word nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Hỏi: Tôi vừa nâng cấp lên Word 2007, và hiện giờ không thể tìm được thiết lập Auto Complete. Tất cả các mục tự động đã bị mất trong quá trình chuyển sang Word 2007. Phiên bản mà tôi dùng là Home and Student. Tôi muốn một chữ ký tự động xuất hiện khi tôi đánh 4 ký tự đầu tiên của tên mình. Bởi vậy tôi vào AutoCorrect và đã đánh NMH nhưng không có tác dụng nào cả. Hỏi quý báo có thể giúp tôi giải quyết vấn đề này?

Trả lời: Việc phân biệt giữa AutoText (tên đúng của tính năng mà bạn đang gọi Auto Complete) với AutoCorrect là một vấn đề rất quan trọng. AutoCorrect sử dụng khi bạn đã kết thúc việc đánh máy một đoạn văn bản nào đó (ví dụ như khoảng trống, dấu chấm hay một số dấu nào dó). Các entry của AutoText xuất hiện trong một tooltip khi bạn đang đánh; nhấn Enter để hoàn thành gợi ý đã đề xuất. Chính vì vậy (ví dụ) bằng cách đánh 3 ký tự tên của bạn và sau đó nhấn Enter, tính năng AutoText sẽ chèn vào tên đầy đủ của bạn.

Vấn đề là ở trong Word 97, những gì AutoText áp dụng chỉ cho các ngày – kiểu tiếng anh "wedn" hoặc "febr". Theo Microsoft, tính năng Building Blocks mới này vượt trội hơn so với các kiểu văn bản khác. Để xem tính năng này, bạn chỉ cần kích chuột vào tab Insert trong Ribbon, kích Quick Parts trong panel Text, và kích Building Block Organizer. Mỗi một entry trong mảng này thể hiện văn bản hoặc việc định dạng mà bạn có thể viện gọi bằng cách đánh tên và nhấn F3. Đánh sai tên nhưng bạn vẫn có thể thực hiện việc định dạng lại tài liệu của bạn thay vì chèn vào đó tên của bạn.

Rõ ràng Microsoft muốn bạn sử dụng AutoCorrect thay cho AutoText hiện không còn nữa. Tuy nhiên thách thức đầu tiên đó chính là việc tìm ra các tùy chọn AutoCorrect. Kích nút Office tròn tại có trên bên trái và kích nút Word Options ở phần cuối của cửa sổ xuất hiện ra. Lúc này bạn kích Proofing trong danh sách ở bên trái và kích nút Auto Correct Options. Tạo một mục AutoCorrect để thay thế cho 3 ký tự đầu tiên của tên bạn với một tên hoàn chỉnh. Bạn phải nhớ đánh một dấu cách sau đấy thay vì nhấn Enter như bạn đã thực hiện trước đây.